Top 6 điều cần chuẩn bị trước khi quyết định thành lập công ty mới

Thành lập công ty là bước ngoặt quan trọng trong hành trình khởi nghiệp. Tuy nhiên, để doanh nghiệp vận hành thuận lợi và hợp pháp, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ ý tưởng kinh doanh, vốn đầu tư cho đến thủ tục pháp lý. Bài viết dưới đây Kế toán Tâm Minh sẽ giúp bạn hiểu rõ 6 điều cần chuẩn bị trước khi thành lập công ty mới để sẵn sàng khởi đầu vững chắc.

Xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp

Xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi bắt đầu thành lập công ty mới. Việc lựa chọn đúng loại hình không chỉ giúp bạn vận hành doanh nghiệp hiệu quả mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi, trách nhiệm pháp lý, khả năng huy động vốn và mở rộng trong tương lai. Dưới đây là phân tích chi tiết về những loại hình doanh nghiệp phổ biến cùng những đặc điểm giúp bạn dễ dàng lựa chọn phù hợp với mục tiêu cũng như quy mô hoạt động của mình.

Công ty TNHH một thành viên

Công ty TNHH một thành viên là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu duy nhất. Đây là mô hình phổ biến cho những ai muốn tự mình điều hành doanh nghiệp mà không muốn chia sẻ quyền lực hoặc lợi nhuận với người khác.

• Ưu điểm: Chủ sở hữu chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp, giảm thiểu rủi ro tài chính cá nhân. Thủ tục thành lập và quản lý tương đối đơn giản. Phù hợp với quy mô hoạt động nhỏ đến vừa.
• Phù hợp: Cá nhân hoặc tổ chức muốn sở hữu doanh nghiệp độc lập, quản lý quyền quyết định và chịu trách nhiệm hữu hạn.

Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Loại hình này dành cho nhóm từ hai đến 50 cá nhân hoặc tổ chức cùng góp vốn thành lập công ty mới. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các đối tác muốn hợp tác kinh doanh, chia sẻ rủi ro và lợi ích.

• Ưu điểm: Trách nhiệm hữu hạn của các thành viên trong phạm vi vốn góp, tăng tính linh hoạt trong quản lý và phân chia lợi nhuận. Quá trình ra quyết định có thể dựa trên thỏa thuận chung giữa các thành viên góp vốn.
• Phù hợp: Nhóm nhỏ các cá nhân hoặc tổ chức có mối quan hệ tin cậy, muốn cùng nhau điều hành và phát triển doanh nghiệp.

Công ty cổ phần

Công ty cổ phần là mô hình phù hợp với doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô và gọi vốn từ nhiều nhà đầu tư khác nhau. Vốn điều lệ được chia thành các cổ phần riêng biệt, có thể dễ dàng chuyển nhượng và huy động vốn.

• Ưu điểm: Chủ sở hữu chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi cổ phần sở hữu, dễ dàng huy động vốn từ cổ đông, khả năng mở rộng và phát triển rất cao. Công ty cổ phần có thể phát hành cổ phiếu, trái phiếu và thu hút nhà đầu tư bên ngoài.
• Phù hợp: Doanh nghiệp có quy mô lớn, cần nhiều nguồn vốn, hoặc dự định phát triển lâu dài, đa ngành nghề.

Doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân là mô hình đơn giản nhất trong hệ thống doanh nghiệp Việt Nam. Chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân và tự mình điều hành các hoạt động kinh doanh.

• Ưu điểm: Thủ tục thành lập nhanh chóng, chi phí thấp, dễ dàng quản lý. Phù hợp với các hoạt động kinh doanh nhỏ, cá nhân hoặc hộ gia đình.
• Phù hợp: Các cá nhân kinh doanh nhỏ, không cần huy động vốn lớn và ưu tiên sự linh hoạt trong vận hành.

Chuẩn bị tên công ty

Chuẩn bị tên công ty là bước nền tảng quan trọng khi bạn quyết định thành lập công ty mới. Tên công ty không chỉ giúp xây dựng thương hiệu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc đăng ký kinh doanh, pháp lý và khả năng nhận diện trên thị trường. Việc đặt tên phù hợp, tuân thủ luật pháp và mang tính độc nhất là điều kiện quan trọng để doanh nghiệp hoạt động thuận lợi, tránh rủi ro pháp lý về sau. 

Tên công ty phải độc nhất và tuân thủ luật pháp

Một trong những yêu cầu hàng đầu khi đặt tên công ty là tên đó phải độc nhất, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với bất kỳ doanh nghiệp nào đã được đăng ký trước đó. Điều này nhằm tránh hiểu lầm, tranh chấp thương hiệu, đồng thời tạo dấu ấn riêng cho doanh nghiệp bạn trên thị trường.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, tên công ty bao gồm hai thành phần cơ bản:

• Loại hình doanh nghiệp: Ví dụ như Công ty TNHH, Công ty cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân…
• Phần tên riêng: Là phần tạo nên sự khác biệt, phải rõ ràng, dễ nhớ và phù hợp với hoạt động kinh doanh.

Ngoài ra, tên công ty không được chứa các từ ngữ, ký hiệu vi phạm thuần phong mỹ tục, trái thuần phong mỹ tục, hoặc những từ bị cấm theo danh mục của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Không được phép sử dụng tên trùng hoặc gây nhầm lẫn

Khi chọn tên công ty, bạn phải đảm bảo tên đó không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp đã đăng ký trước, đặc biệt là trong cùng lĩnh vực kinh doanh hoặc cùng địa bàn. Việc này giúp tránh các tranh chấp pháp lý không đáng có, bảo vệ quyền lợi của bạn và khách hàng.

Các trường hợp tên bị từ chối đăng ký bao gồm:

• Tên đã có người khác đăng ký trước đó.
• Tên gần giống đến mức gây hiểu nhầm với tên công ty khác.
• Tên vi phạm quy định về thuần phong mỹ tục, an ninh quốc gia, hoặc xúc phạm danh dự, nhân phẩm.

Nên tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Trước khi chính thức đặt tên công ty, bạn nên sử dụng công cụ tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kiểm tra tính khả dụng của tên nhóm dự định. Việc tra cứu này giúp xác định xem tên công ty có bị trùng hoặc tương tự với doanh nghiệp khác không. Đảm bảo tên bạn chọn tuân thủ các quy định về đặt tên. Tiết kiệm thời gian và chi phí khi nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tránh bị từ chối. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo ý kiến tư vấn từ các chuyên gia hoặc dịch vụ đăng ký doanh nghiệp để được hỗ trợ tốt hơn trong quá trình chọn tên.

Xác định ngành nghề kinh doanh

Việc xác định ngành nghề kinh doanh là một trong những bước quan trọng và thiết yếu khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập công ty. Ngành nghề kinh doanh không chỉ phản ánh lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà còn liên quan trực tiếp đến phạm vi pháp lý, các giấy phép hành nghề cần thiết và cả kế hoạch phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của việc xác định ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh cho biết rõ doanh nghiệp của bạn sẽ hoạt động trong lĩnh vực nào, từ đó quyết định phạm vi được phép kinh doanh và các nghĩa vụ pháp lý liên quan. Khi đăng ký thành lập công ty mới, việc ghi chính xác và đầy đủ các ngành nghề kinh doanh trong hồ sơ không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sau này mà còn tránh các rủi ro pháp lý như hoạt động ngoài phạm vi đăng ký hoặc bị xử phạt hành chính.

Ngoài ra, việc xác định đúng ngành nghề còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các cơ chế hỗ trợ, ưu đãi đầu tư, cũng như chuẩn bị các thủ tục giấy phép con nếu ngành nghề thuộc diện điều kiện.

Chọn đúng mã ngành theo Hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam

Khi lựa chọn ngành nghề kinh doanh, bạn bắt buộc phải sử dụng mã ngành theo Hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam, được ban hành theo Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg. Đây là hệ thống mã chuẩn, giúp thống nhất thông tin ngành nghề kinh tế trên toàn quốc, hỗ trợ quá trình quản lý, thống kê và chính sách của Nhà nước.

• Mỗi ngành nghề đều đi kèm với một mã duy nhất và rõ ràng.
• Bạn nên tham khảo kỹ danh mục mã ngành để chọn đúng và đầy đủ các ngành nghề dự định kinh doanh.
• Việc lựa chọn đúng mã ngành giúp hồ sơ thành lập doanh nghiệp được chấp thuận nhanh chóng và chính xác hơn.

Ngành nghề kinh doanh có điều kiện và các giấy phép con liên quan

Một số ngành nghề kinh doanh thuộc diện ngành nghề có điều kiện, nghĩa là doanh nghiệp phải đáp ứng thêm một số yêu cầu về chuyên môn, kỹ thuật hoặc được cấp giấy phép hoạt động riêng biệt mới được phép kinh doanh. Doanh nghiệp khi chọn các ngành nghề này cần chuẩn bị hồ sơ, giấy phép theo quy định, đồng thời thực hiện các bước kiểm tra, thẩm định theo yêu cầu của cơ quan nhà nước nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Chuẩn bị vốn điều lệ hợp lý

Hiện nay, pháp luật Việt Nam không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp. Ngoại trừ một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện đặc thù như bảo hiểm, tài chính, ngân hàng, chứng khoán, sản xuất rượu, v.v…Điều này tạo thuận lợi cho chủ doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn mức vốn phù hợp với quy mô và khả năng tài chính thực tế của mình. Tuy nhiên, mức vốn phải được ghi trong điều lệ công ty và khai báo rõ ràng khi đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Lựa chọn mức vốn điều lệ hợp lý

Mặc dù pháp luật không giới hạn mức vốn điều lệ tối thiểu, việc lựa chọn vốn điều lệ hợp lý rất quan trọng vì các lý do:

• Trách nhiệm pháp lý: Với công ty TNHH, chủ sở hữu hoặc các thành viên chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp đã đăng ký. Việc đăng ký vốn điều lệ thấp có nghĩa là rủi ro tài chính cá nhân được giới hạn tương ứng, nhưng cũng đồng nghĩa với giới hạn hoạt động của công ty.
• Uy tín kinh doanh: Một mức vốn điều lệ đủ lớn sẽ thể hiện được sự đầu tư nghiêm túc và năng lực tài chính của doanh nghiệp, tạo lòng tin với đối tác, khách hàng và nhà đầu tư. Vốn điều lệ cao cũng hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng hơn trong các giao dịch vay vốn ngân hàng hoặc ký kết hợp đồng lớn.
• Quy mô hoạt động: Mức vốn điều lệ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp cân đối được chi phí vận hành ban đầu, phát triển sản phẩm/dịch vụ và mở rộng thị trường.

Những lưu ý khi chuẩn bị vốn điều lệ

• Xác định khả năng tài chính thực tế: Chủ doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng năng lực tài chính hiện có để đăng ký mức vốn điều lệ phù hợp, tránh gây áp lực thanh toán hoặc phải tăng vốn đột ngột sau thành lập.
• Tính toán dựa trên ngành nghề kinh doanh: Một số ngành đòi hỏi khoản vốn lớn để đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng hoặc các yêu cầu liên quan. 
• Chú ý về nghĩa vụ góp vốn: Việc đăng ký vốn điều lệ càng lớn thì chủ sở hữu càng phải góp đủ vốn trong thời gian quy định của pháp luật (thường là 90 ngày kể từ ngày thành lập).
• Tham khảo tư vấn chuyên nghiệp: Nên nhận tư vấn từ các chuyên gia pháp lý, kế toán để lựa chọn mức vốn hợp lý nhất, đảm bảo phù hợp quy định và kế hoạch kinh doanh.

Lựa chọn địa chỉ trụ sở hợp pháp

Một địa chỉ trụ sở rõ ràng, hợp pháp không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ với cơ quan Nhà nước một cách thuận lợi mà còn tạo dựng uy tín và sự tin cậy với đối tác, khách hàng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về các tiêu chí và lưu ý cần thiết khi lựa chọn địa chỉ trụ sở chính hợp pháp cho doanh nghiệp.

Địa chỉ trụ sở chính phải rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp

Trụ sở chính là địa điểm pháp lý mà doanh nghiệp đăng ký với cơ quan chức năng. Đây là nơi biểu thị quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp đối với bất động sản đó, có thể là nhà riêng, nhà thuê, văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh.

• Địa chỉ phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp như hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc giấy tờ cho thuê hợp lệ.
• Việc lựa chọn trụ sở có địa chỉ rõ ràng giúp tránh những tranh chấp pháp lý về sau cũng như thuận lợi cho việc liên hệ, giám sát và thực thi quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Không được đặt trụ sở tại chung cư hoặc nhà tập thể chỉ để ở

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không được phép đăng ký địa chỉ trụ sở chính tại các khu chung cư hoặc nhà tập thể có chức năng chỉ để ở, không thuộc khu vực cho phép kinh doanh hoặc hoạt động sản xuất.

• Nguyên nhân là các cơ sở này chủ yếu dành cho sinh hoạt và không đảm bảo các quy định về phòng cháy chữa cháy, an toàn, môi trường, cũng như ảnh hưởng tới cuộc sống của cư dân trong khu vực.
• Nếu vẫn cố tình sử dụng địa điểm này sẽ bị cơ quan chức năng từ chối đăng ký hoặc xử lý vi phạm nếu phát hiện.

Thuê văn phòng hoặc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo để tiết kiệm chi phí

Đối với các doanh nghiệp khởi nghiệp hoặc quy mô nhỏ, việc thuê văn phòng truyền thống có thể gây áp lực chi phí cao. Hiện nay, dịch vụ văn phòng ảo hợp pháp đang trở thành giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp có địa chỉ đăng ký rõ ràng mà vẫn tiết kiệm.

• Văn phòng ảo cung cấp địa chỉ kinh doanh hợp pháp, chỗ tiếp nhận giấy tờ, thư từ, hồ sơ doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ này để đăng ký trụ sở chính, nhận hỗ trợ về lễ tân khi cần thiết.
• Cần chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, đảm bảo tính pháp lý và có hợp đồng minh bạch để tránh rủi ro.

Địa chỉ trụ sở chính 

Trụ sở chính cũng là nơi cơ quan thuế, cơ quan quản lý nhà nước và các đối tác kinh doanh liên hệ trực tiếp. Chính vì vậy, việc lựa chọn địa chỉ phù hợp cần được ưu tiên kỹ lưỡng:

• Địa chỉ phải thuận tiện cho việc giao dịch, xuất hóa đơn, lưu trữ hồ sơ, tiếp nhận thông báo hoặc thanh tra của cơ quan chức năng.
• Nên chọn địa điểm có tính ổn định lâu dài, tránh di chuyển thường xuyên gây ảnh hưởng đến hoạt động và uy tín của công ty.
• Địa chỉ rõ ràng cũng giúp đối tác dễ dàng tiếp cận và xây dựng mối quan hệ kinh doanh bền vững.

Chuẩn bị thông tin người đại diện pháp luật

Chuẩn bị thông tin người đại diện pháp luật là một trong những bước quan trọng khi thành lập công ty mới. Người đại diện pháp luật không chỉ là người ký kết các hợp đồng, giao dịch với bên ngoài mà còn chịu trách nhiệm chính trong việc điều hành và quản lý công ty theo quy định của pháp luật. 

Vai trò quan trọng của người đại diện pháp luật

Người đại diện pháp luật là cá nhân được pháp luật và quy định doanh nghiệp công nhận có thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch dân sự, kinh tế, pháp lý. Người này sẽ:

• Ký kết hợp đồng, thỏa thuận với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp.
• Đại diện doanh nghiệp tham gia các hoạt động tố tụng, giải quyết tranh chấp.
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hành vi, quyết định của doanh nghiệp.
• Quản lý điều hành hoạt động thường xuyên của công ty theo quyền hạn được giao.

Tiêu chuẩn lựa chọn người đại diện pháp luật

Khi xác định người đại diện pháp luật, bạn cần lưu ý các tiêu chuẩn cơ bản sau:

• Có đủ năng lực hành vi dân sự: Người đại diện pháp luật phải là cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật (đã đủ 18 tuổi, không bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự).
• Không bị hạn chế hoặc cấm đảm nhận chức vụ: Người đại diện pháp luật không bị cấm theo luật Doanh nghiệp hoặc các quy định hành chính khác.
• Phù hợp với loại hình doanh nghiệp: Người đại diện pháp luật có thể là giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị hoặc người quản lý khác tùy theo mô hình công ty.
• Có khả năng quản lý và điều hành: Người được chọn cần có kiến thức, kỹ năng quản lý, hiểu biết về ngành nghề kinh doanh và trách nhiệm pháp lý.

Các chức danh có thể làm người đại diện pháp luật

Tùy theo loại hình doanh nghiệp mà vị trí người đại diện pháp luật có thể khác nhau, nhưng phổ biến nhất bao gồm:

• Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc: Là lựa chọn phổ biến nhất, người này chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc điều hành mọi hoạt động kinh doanh.
• Chủ tịch Hội đồng thành viên (với Công ty TNHH nhiều thành viên): Chủ tịch đồng thời có thể đại diện pháp luật nếu điều lệ công ty quy định.
• Chủ tịch Hội đồng quản trị (với Công ty cổ phần): Được ủy quyền đại diện pháp luật nếu được ghi trong điều lệ hoặc quyết định của hội đồng quản trị.

Chuẩn bị thông tin cá nhân đầy đủ và chính xác

Thông tin người đại diện pháp luật cần được chuẩn bị chi tiết, minh bạch và đúng pháp luật, bao gồm:

• Họ và tên đầy đủ: Phải giống với giấy tờ tùy thân chính thức.
• Số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân (CMND/CCCD): Để xác nhận nhân thân và tránh nhầm lẫn.
• Ngày cấp, nơi cấp CMND/CCCD: Cho phép kiểm tra và xác minh thông tin.
• Địa chỉ cư trú: Thông tin địa chỉ nơi người đại diện pháp luật đang sinh sống, cần rõ ràng và chính xác.
• Chức danh trong công ty: Ghi rõ chức vụ đảm nhận, ví dụ giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch hội đồng quản trị,…

Kết luận

Trước khi thành lập công ty mới, việc chuẩn bị kỹ lưỡng 7 yếu tố trên sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro pháp lý và khởi đầu thuận lợi. Nếu bạn chưa quen với thủ tục, có thể tìm đến dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp của Kế toán Minh Tâm chuyên nghiệp để được hỗ trợ trọn gói từ tư vấn loại hình, đặt tên, đến nộp hồ sơ đăng ký nhanh chóng và đúng quy định.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn

>>Xem thêm:

• Lập doanh nghiệp tư nhân: Thủ tục, hồ sơ và điều kiện chi tiết
• Mở công ty cần những gì? Tìm hiểu chi tiết cho người mới bắt đầu
• Thành lập công ty xây dựng cần gì? Thủ tục đăng ký và điều kiện 
• 5 bước đăng ký kinh doanh công ty TNHH nhanh gọn và chuẩn
• 5 lưu ý quan trọng khi đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân