Việc đăng ký kinh doanh công ty TNHH là bước khởi đầu quan trọng để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và phát triển bền vững. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ quy trình, bạn dễ mất thời gian và gặp rắc rối pháp lý. Bài viết dưới đây Kế toán Tâm Minh sẽ hướng dẫn 5 bước đăng ký công ty TNHH nhanh gọn, đúng quy định pháp luật, giúp bạn dễ dàng hoàn thiện thủ tục và sẵn sàng khởi nghiệp hiệu quả.
Chuẩn bị thông tin và điều kiện thành lập công ty TNHH
Thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) là bước khởi đầu quan trọng để tiến hành hoạt động kinh doanh hợp pháp và hiệu quả. Để quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng, bạn cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các thông tin cơ bản sau đây:
Tên công ty
Tên công ty TNHH phải đảm bảo không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Điều này giúp tránh những tranh chấp pháp lý về quyền sở hữu thương hiệu và đảm bảo sự chuyên nghiệp trong giao dịch kinh doanh. Tên công ty bao gồm hai thành tố chính: loại hình doanh nghiệp (ví dụ: Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên) và tên riêng. Bạn nên tham khảo danh sách tên doanh nghiệp đã đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư để lựa chọn tên phù hợp và tránh trùng lặp.
Địa chỉ trụ sở chính
Địa chỉ trụ sở chính của công ty TNHH phải rõ ràng, chi tiết và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Đây là nơi để gửi nhận thông báo, quyết định hành chính và giao dịch kinh doanh. Địa chỉ có thể là nhà riêng, văn phòng hoặc địa điểm thuê mướn, nhưng cần có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng như hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Việc ghi địa chỉ chuẩn xác giúp tránh rắc rối trong quá trình đăng ký và hoạt động sau này.
Ngành nghề kinh doanh
Ngành nghề kinh doanh cần được đăng ký đúng theo mã ngành trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Việc lựa chọn chính xác ngành nghề giúp công ty hoạt động hợp pháp và tiếp cận các hỗ trợ, ưu đãi về thuế, tín dụng phù hợp theo quy định. Đối với một số ngành đặc thù, doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện hoặc giấy phép hành nghề nhất định mới được đăng ký. Bạn nên tham khảo danh mục ngành nghề được quy định để lựa chọn phù hợp với hướng phát triển kinh doanh.
Vốn điều lệ
Vốn điều lệ là khoản vốn do thành viên góp để thành lập và hoạt động công ty. Đối với công ty TNHH, hiện pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu, trừ những ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định như bảo hiểm, chứng khoán, xây dựng… Doanh nghiệp có thể tự do quyết định số vốn điều lệ ban đầu phù hợp với nhu cầu kinh doanh và khả năng tài chính. Tuy nhiên, số vốn càng lớn càng tạo niềm tin với đối tác và khách hàng.
Người đại diện pháp luật
Người đại diện pháp luật của công ty TNHH thường là Giám đốc hoặc Chủ tịch công ty. Người này phải đủ năng lực hành vi dân sự, có quyền đại diện, ký kết các văn bản liên quan đến hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của công ty. Việc lựa chọn người đại diện phù hợp giúp đảm bảo công ty vận hành hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật.
Soạn thảo hồ sơ đăng ký kinh doanh công ty TNHH
Để thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh đầy đủ, chính xác là bước quyết định giúp doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hợp pháp. Hồ sơ chuẩn không những giúp rút ngắn thời gian đăng ký mà còn tránh được các sai sót hay thủ tục bổ sung phức tạp. Dưới đây là các giấy tờ cơ bản cần có khi soạn thảo hồ sơ thành lập công ty TNHH.
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp là văn bản thể hiện nguyện vọng thành lập công ty và các thông tin cơ bản của doanh nghiệp. Mẫu giấy này do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định sẵn và cập nhật theo từng giai đoạn. Trong mẫu này, bạn cần điền đầy đủ các thông tin như tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thông tin người đại diện pháp luật, và các thành viên góp vốn (nếu có). Việc điền thông tin chính xác, rõ ràng sẽ hỗ trợ cơ quan đăng ký xem xét chấp thuận hồ sơ nhanh chóng.
Điều lệ công ty TNHH
Điều lệ công ty là tài liệu pháp lý quan trọng quy định chi tiết quyền và nghĩa vụ của các thành viên công ty TNHH, cũng như các quy định nội bộ về quản lý, điều hành và sử dụng vốn vốn điều lệ. Điều lệ phải được soạn thảo rõ ràng, cụ thể và thống nhất với nội dung đăng ký trong giấy đề nghị. Nội dung điều lệ thường gồm các mục: tên công ty, trụ sở chính, ngành nghề, vốn điều lệ, cơ cấu tổ chức, quyền lợi và nghĩa vụ thành viên, đại diện pháp luật, cách thức giải quyết tranh chấp, v.v. Điều lệ này phải được tất cả thành viên công ty đồng ý và ký xác nhận.
Danh sách thành viên góp vốn
Đối với công ty TNHH có hai thành viên trở lên, danh sách thành viên góp vốn là tài liệu công khai thể hiện ai là chủ sở hữu công ty cùng tỷ lệ góp vốn của từng cá nhân hoặc tổ chức. Danh sách này phải nêu rõ họ tên, số CMND/CCCD/hộ chiếu, địa chỉ cư trú hoặc địa chỉ trụ sở, số vốn góp và tỷ lệ phần trăm tương ứng. Điều này giúp phân định trách nhiệm, quyền lợi trong công ty và được cơ quan đăng ký doanh nghiệp kiểm tra, xác nhận.
Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của các thành viên và người đại diện pháp luật
Để chứng minh nhân thân hợp pháp, bạn cần chuẩn bị bản sao có công chứng hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu của giấy tờ tùy thân như chứng minh nhân dân (CMND), căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu của tất cả các thành viên công ty và người đại diện pháp luật. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm tính pháp lý trong quá trình đăng ký doanh nghiệp.
Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện thủ tục)
Trong trường hợp chủ doanh nghiệp hoặc các thành viên không thể trực tiếp nộp hồ sơ đăng ký hoặc hoàn thành các thủ tục liên quan, có thể làm giấy ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thay mặt mình tiến hành các bước này. Giấy ủy quyền phải nêu rõ phạm vi được phép thực hiện, thông tin người ủy quyền và người được ủy quyền, được ký tên và có thể yêu cầu công chứng để tăng tính pháp lý.
Nộp hồ sơ và nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Sau khi hoàn thiện hồ sơ đăng ký kinh doanh công ty TNHH với đầy đủ các giấy tờ cần thiết như giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên (nếu có) và các giấy tờ tùy thân liên quan, bước tiếp theo là tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc nộp hồ sơ đúng nơi, đúng cách sẽ giúp đẩy nhanh tiến trình cấp phép và đảm bảo tính hợp pháp của doanh nghiệp.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Hồ sơ đăng ký kinh doanh công ty TNHH được tiếp nhận bởi Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh hoặc thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính. Đây là cơ quan trực tiếp kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ, phê duyệt và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN). Việc lựa chọn đúng cơ quan tiếp nhận giúp doanh nghiệp tránh tình trạng bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Hình thức nộp hồ sơ
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh trực tiếp tại trụ sở Sở Kế hoạch và Đầu tư, hoặc nộp qua hệ thống đăng ký kinh doanh trực tuyến do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cung cấp. Hình thức nộp hồ sơ trực tuyến ngày càng phổ biến giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và thuận tiện theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ.
Thời gian xử lý hồ sơ
Theo quy định hiện hành, thời gian xử lý hồ sơ đăng ký kinh doanh công ty TNHH là từ 3 đến 5 ngày làm việc kể từ khi doanh nghiệp nộp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ. Nếu hồ sơ có sai sót hoặc thiếu thông tin, cơ quan đăng ký có thể yêu cầu sửa đổi bổ sung, làm chậm tiến trình cấp giấy chứng nhận. Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ chuẩn xác ngay từ đầu là rất quan trọng để đảm bảo thời gian xử lý được rút ngắn tối đa.
Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Kết quả cuối cùng sau khi hồ sơ được duyệt là doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Giấy chứng nhận này là văn bản pháp lý quan trọng xác nhận công ty TNHH đã được thành lập hợp pháp và có thể chính thức hoạt động kinh doanh. GCNĐKDN ghi rõ các thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, người đại diện pháp luật và mã số doanh nghiệp.
Khắc dấu, công bố thông tin và mở tài khoản ngân hàng
Sau khi công ty TNHH được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN), doanh nghiệp cần thực hiện ngay một số thủ tục quan trọng để hoàn thiện pháp lý, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và hiệu quả. Các bước này bao gồm khắc dấu, công bố thông tin doanh nghiệp và mở tài khoản ngân hàng.
Khắc con dấu công ty TNHH
Con dấu doanh nghiệp là biểu tượng pháp lý đại diện cho công ty trong các giao dịch, hợp đồng và giấy tờ hành chính. Sau khi có GCNĐKDN, công ty TNHH cần làm con dấu theo hình thức:
- Dấu tròn công ty: Thường dùng trong giao dịch chung, thể hiện tính pháp lý của doanh nghiệp.
- Dấu chức danh: Dấu dành cho chức danh như Giám đốc, Kế toán trưởng để ký thay mặt công ty trên các văn bản.
Mẫu dấu phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật và phải có kích thước, nội dung rõ ràng thể hiện tên công ty, mã số doanh nghiệp. Việc khắc dấu có thể thực hiện tại các cơ sở được cấp phép khắc dấu hoặc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp để đảm bảo hợp lệ.
Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp
Theo quy định, công ty TNHH phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nội dung công bố bao gồm các thông tin cơ bản như:
- Tên công ty, mã số doanh nghiệp
- Địa chỉ trụ sở chính
- Người đại diện pháp luật
- Ngành nghề kinh doanh
- Vốn điều lệ và cơ cấu vốn
- Danh sách thành viên góp vốn (nếu có)
Việc công bố thông tin giúp minh bạch hóa hoạt động doanh nghiệp, tăng sự tin tưởng với đối tác và khách hàng, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật.
Mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản
Để phục vụ các giao dịch tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế, công ty TNHH cần mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp tại các ngân hàng thương mại. Khi mở tài khoản, cần chuẩn bị các giấy tờ như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định bổ nhiệm người đại diện của công ty, con dấu và các giấy tờ cá nhân liên quan.
Sau khi có tài khoản, công ty phải thông báo số tài khoản ngân hàng cho Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký. Thủ tục này giúp cơ quan quản lý cập nhật đầy đủ thông tin tài khoản, phục vụ cho các hoạt động kiểm tra, quản lý thuế và giao dịch chính thức.
Hoàn thiện thủ tục sau đăng ký kinh doanh
Sau khi thành lập công ty TNHH và nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp , công việc chưa dừng lại ở đó. Để công ty hoạt động đúng pháp luật và ổn định trong kinh doanh, doanh nghiệp cần hoàn thiện một số thủ tục quan trọng liên quan đến thuế, lao động và hóa đơn điện tử. Dưới đây là các bước cần thực hiện sau khi đăng ký kinh doanh.
Đăng ký thuế điện tử và nộp tờ khai thuế ban đầu
Ngay sau khi có giấy phép đăng ký kinh doanh, công ty TNHH phải thực hiện đăng ký kê khai thuế điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc này giúp doanh nghiệp nộp hồ sơ, tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế khác qua hệ thống trực tuyến. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải nộp tờ khai thuế ban đầu để thông báo về tình hình hoạt động, các khoản thuế phải nộp hoặc miễn giảm nếu có. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với Nhà nước.
Đăng ký chữ ký số (token)
Chữ ký số (còn gọi là token) là công cụ bảo mật kỹ thuật số được sử dụng để ký các tài liệu thuế, bảo hiểm và hải quan online. Công ty cần đăng ký và sử dụng chữ ký số để làm thủ tục khai báo thuế, nộp báo cáo bảo hiểm xã hội và khai hải quan khi xuất nhập khẩu. Việc áp dụng chữ ký số giúp tiết kiệm thời gian, giảm giấy tờ và tăng tính chính xác, minh bạch trong giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước.
Mua hóa đơn điện tử và đăng ký phát hành với cơ quan thuế
Theo quy định hiện nay, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ. Công ty TNHH cần lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để mua và sử dụng. Sau đó, doanh nghiệp phải đăng ký phát hành hóa đơn với cơ quan thuế để được cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp. Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ mà còn đơn giản hóa quy trình kế toán và kiểm soát thuế.
Đăng ký lao động, bảo hiểm xã hội nếu có nhân viên
Khi công ty TNHH tuyển dụng người lao động, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cùng các chế độ bảo hiểm bắt buộc khác cho người lao động. Đây là trách nhiệm pháp lý quan trọng, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động và giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về xử phạt hành chính. Việc đăng ký và nộp bảo hiểm xã hội cũng được thực hiện qua hệ thống điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh hoặc cấp quốc gia.
Kết luận
Việc đăng ký kinh doanh công ty TNHH theo đúng 5 bước trên sẽ giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh chóng, hợp pháp và sẵn sàng hoạt động kinh doanh. Đừng quên kiểm tra kỹ hồ sơ và tuân thủ quy định công bố thông tin, kê khai thuế để tránh bị xử phạt. Nếu bạn không có thời gian đăng ký hãy liên hệ Kế toán Tâm Minh tư vấn chi tiết.
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
- CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
- CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
- Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
- Email: ketoantamminh@gmail.com
- Website: www.ketoantamminh.vn
>>Xem thêm:
- Chi tiết hồ sơ và thủ tục thành lập công ty công nghệ thông tin
- Mẫu đăng ký thành lập chi nhánh công ty mới nhất năm 2025
- Lập doanh nghiệp tư nhân: Thủ tục, hồ sơ và điều kiện chi tiết
- Mở công ty cần những gì? Tìm hiểu chi tiết cho người mới bắt đầu
- Thành lập công ty xây dựng cần gì? Thủ tục đăng ký và điều kiện
KẾ TOÁN TÂM MINH Với nhiều năm đồng hành phát triển với các doanh nghiệp, Tâm Minh luôn cố gắng mang lại cho khách hàng trải nghiệm chất lượng dịch vụ tốt nhất với: Giải pháp tối ưu - Tiết kiệm chi phí - Minh bạch thông tin – Chuyên môn đảm bảo.