Mở tài khoản ngân hàng công ty, doanh nghiệp, có BẮT BUỘC?

Việc mở tài khoản ngân hàng cho công ty, doanh nghiệp không chỉ là một quy trình cần thiết mà còn là một yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật. Việc sử dụng tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp không chỉ giúp quản lý tài chính một cách hiệu quả mà còn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này, Kế Toán Tâm Minh sẽ cùng nhau tìm hiểu về tầm quan trọng của việc Mở tài khoản ngân hàng công ty, doanh nghiệp, có BẮT BUỘC? và những điều cần biết về quy trình, thủ tục bắt buộc trong quá trình này. 

Mở tài khoản ngân hàng công ty, doanh nghiệp, có bắt buộc?

Hiện tại, không có quy định pháp luật nào bắt buộc công ty phải mở tài khoản ngân hàng. Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh rằng việc sử dụng tài khoản ngân hàng mang lại nhiều lợi ích cho công ty trong việc thực hiện và giám sát các giao dịch với đối tác kinh doanh, đặc biệt là đối tác nước ngoài, thực hiện các nghĩa vụ tài chính với cơ quan nhà nước và đảm bảo an toàn trong việc giữ tiền của công ty.

Ngoài ra, theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, công ty chỉ được khấu trừ các khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng) vào thu nhập chịu thuế khi việc thanh toán được chứng từ hóa và không sử dụng tiền mặt. Do đó, việc sử dụng tài khoản ngân hàng để thanh toán sẽ là một lựa chọn tối ưu trong trường hợp này.

Xem thêm: 15 Ngành nghề kinh doanh có điều kiện (cần giấy phép con) thường gặp

Có mấy loại tài khoản ngân hàng công ty, doanh nghiệp

Tài khoản ngân hàng công ty, doanh nghiệp là một công cụ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, được thiết kế để phục vụ cho nhu cầu giao dịch và thanh toán của các tổ chức kinh doanh. Đây là một phần của hệ thống tài chính của doanh nghiệp và có vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và thanh toán các hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Tài khoản ngân hàng công ty, doanh nghiệp chủ yếu được chia thành hai loại:

Tài khoản cá nhân: Đây là tài khoản dành cho các cá nhân, được sử dụng để gửi tiền, giữ tiền và thực hiện các giao dịch thanh toán hàng ngày.

Tài khoản công ty, doanh nghiệp: Đây là tài khoản dành cho các pháp nhân như công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân. Mục đích chính của việc mở tài khoản này là để thực hiện các giao dịch kinh doanh, thanh toán các chi phí như lương nhân viên, chi phí mặt bằng, điện nước và các khoản chi phí khác.

Theo Thông tư 02/2019/TT-NHNN, tài khoản thanh toán của các tổ chức là tài khoản do tổ chức mở tại một tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán. Chủ tài khoản của tài khoản thanh toán của các tổ chức là pháp nhân đó, và các giao dịch liên quan đến tài khoản này thường được thực hiện bởi người đại diện hợp pháp của tổ chức đó. Các tổ chức được phép mở tài khoản thanh toán bao gồm các tổ chức pháp nhân, doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh và các tổ chức khác được quy định bởi pháp luật.

Xem thêm: Thủ tục, hồ sơ xin giấy phép kinh doanh bảo hiểm tại Bộ Tài Chính

Mở tài khoản ngân hàng công ty, doanh nghiệp để làm gì

Mở tài khoản doanh nghiệp là một phần quan trọng của quy trình kinh doanh, mang lại nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp:

Thuận lợi trong giao dịch và thanh toán: Tài khoản doanh nghiệp giúp doanh nghiệp nộp thuế và các khoản phí khác như thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN một cách thuận tiện mà không cần phải đến ngân hàng hoặc kho bạc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Thể hiện tính chuyên nghiệp: Việc sử dụng tài khoản doanh nghiệp giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy trước các đối tác và khách hàng.

Kiểm soát và quản lý tài chính: Tài khoản doanh nghiệp cho phép doanh nghiệp kiểm soát và quản lý tốt hơn việc chi tiêu và tài chính của mình.

Chứng minh hợp lệ đối với hóa đơn mua hàng: Sử dụng tài khoản doanh nghiệp để thanh toán giúp doanh nghiệp có được các hóa đơn mua hàng hợp lệ, đặc biệt là các hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên.

Ngoài ra, mở tài khoản doanh nghiệp còn giúp đủ điều kiện khấu trừ thuế TNDN và thuế GTGT đối với các khoản chi thực tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể:

Đối với thuế TNDN: Các khoản chi được khấu trừ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, đặc biệt là các hóa đơn mua hàng từ 20 triệu đồng trở lên.

Đối với thuế GTGT: Điều kiện khấu trừ bao gồm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng, bao gồm các giao dịch thanh toán từ tài khoản doanh nghiệp.

Xem thêm: Quy định về đặt địa chỉ trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp

Cách sử dụng tài khoản công ty, doanh nghiệp

• Rút tiền từ tài khoản công ty

Quy trình rút tiền từ tài khoản công ty, doanh nghiệp để sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh không đơn giản như tài khoản cá nhân. Để thực hiện việc này, công ty cần sử dụng Séc.

Doanh nghiệp có thể đăng ký mua Séc tại ngân hàng mà họ đã mở tài khoản. Séc rút tiền phải được đóng dấu mộc của công ty và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Đồng thời, thông tin của người đi rút tiền cũng cần được ghi đầy đủ trên Séc để ngân hàng chấp nhận.

• Chuyển tiền từ tài khoản công ty một cách đúng và hợp pháp

Trong thực tế, do thiếu hiểu biết về luật kế toán và luật thuế, nhiều cá nhân đã sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán cho nhà cung cấp hoặc sử dụng tài khoản công ty để tiêu dùng cho mục đích cá nhân. Điều này gây ra nhiều rủi ro nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Các lỗi sai thường gặp bao gồm:

Tài khoản công ty nhận tiền từ tài khoản cá nhân.

Giám đốc chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của đối tác.

Giám đốc chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của mình.

Chuyển tiền từ tài khoản cá nhân của doanh nghiệp sang tài khoản công ty hoặc tài khoản cá nhân của người khác.

Và nhiều trường hợp khác.

Việc chuyển hoặc nhận tiền qua tài khoản công ty một cách không đúng cách sẽ ảnh hưởng đến sổ sách của công ty và có thể dẫn đến trường hợp bị phạt vì vi phạm hành chính. Do đó, khi thực hiện giao dịch với tài khoản công ty, chủ doanh nghiệp nên tuân thủ các nguyên tắc sau:

Chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản công ty của đối tác.

Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản từ tài khoản cá nhân sang tài khoản cá nhân đối với các khoản chi không có hóa đơn (được xem như thanh toán tiền mặt).

Xem thêm: Điều kiện, thủ tục mở quán kinh doanh dịch vụ karaoke

Lưu ý khi mở tài khoản ngân hàng công ty, doanh nghiệp

Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi sử dụng tài khoản ngân hàng cho công ty và doanh nghiệp:

• Lưu ý khi rút tiền từ tài khoản công ty:

Khi doanh nghiệp cần rút tiền từ tài khoản công ty để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cần tuân thủ các quy định sau:

Sử dụng Séc: Rút tiền thông qua việc sử dụng Séc, được đăng ký và mua tại ngân hàng mà công ty đã mở tài khoản. Trên Séc cần có đóng dấu mộc của công ty và chữ ký của người đại diện theo quy định pháp luật.

Cung cấp thông tin và giấy ủy nhiệm chi: Người thực hiện rút tiền cần cung cấp thông tin và giấy ủy nhiệm chi từ công ty để chứng minh quyền hạn và đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của giao dịch.

• Lưu ý chuyển tiền từ tài khoản công ty đúng và hợp pháp:

Trong quá trình thực hiện giao dịch qua tài khoản ngân hàng công ty, chủ doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Chuyển tiền đến tài khoản công ty đối tác: Khi chuyển tiền, công ty cần đảm bảo rằng tiền được chuyển từ tài khoản công ty sang tài khoản công ty của đối tác.

Sử dụng tiền mặt hoặc tài khoản cá nhân cho các chi không có hóa đơn: Trong trường hợp không có hóa đơn cho các khoản chi, công ty nên sử dụng tiền mặt hoặc chuyển từ tài khoản cá nhân sang tài khoản cá nhân để tránh vi phạm quy định và đảm bảo tính minh bạch trong việc quản lý tài chính.

Vi phạm các nguyên tắc trên có thể ảnh hưởng đến sổ sách kế toán của công ty và gây ra hậu quả pháp lý, bao gồm cả việc bị phạt hành chính theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Xem thêm: Điều kiện, thủ tục thành lập công ty kinh doanh, môi giới bảo hiểm

Các câu hỏi thường gặp

• Có bắt buộc mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp, công ty không?

Không, nhưng trong thực tế, hầu hết các doanh nghiệp và công ty đều cần mở tài khoản ngân hàng để thực hiện các hoạt động như lưu trữ tiền, thanh toán hóa đơn, nhận thanh toán từ đối tác và khách hàng, cũng như đóng thuế cho nhà nước. Hơn nữa, các giao dịch trên 20 triệu đồng thường phải được thực hiện qua tài khoản ngân hàng.

• Có thể mở nhiều tài khoản ngân hàng cho công ty không?

Có, mỗi doanh nghiệp hoặc công ty có thể mở nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau. Tuy nhiên, một tài khoản ngân hàng chỉ được phép đại diện cho một doanh nghiệp hoặc công ty duy nhất.

• Cần chuẩn bị những giấy tờ gì để mở tài khoản ngân hàng cho công ty?

Để mở tài khoản ngân hàng cho công ty, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Giấy đề nghị đăng ký mở tài khoản theo mẫu của ngân hàng.

Bản sao chứng thực giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.

Lựa chọn ngân hàng phù hợp để mở tài khoản.

Bản sao chứng thực các giấy tờ cá nhân của đại diện pháp luật hoặc chủ tài khoản.

Bản sao chứng thực các giấy tờ cá nhân của người được ủy quyền hoặc kế toán trưởng (nếu có).