Hồ sơ thành lập công ty cổ phần chi tiết mới nhất hiện nay cần biết

Việc chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty cổ phần là bước quan trọng đầu tiên để doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Nếu bạn đang có ý định thành lập công ty cổ phần trong năm 2025, hãy cùng Kế toán Tâm Minh tìm hiểu chi tiết các loại giấy tờ, thủ tục để hồ sơ được chấp thuận nhanh chóng và đúng quy định.

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp là một trong những thành phần quan trọng và bắt buộc trong hồ sơ thành lập công ty cổ phần. Đây là văn bản đầu tiên doanh nghiệp gửi tới cơ quan đăng ký kinh doanh nhằm chính thức đề nghị cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, xác lập tư cách pháp nhân cho công ty mới thành lập. Việc hoàn thiện giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp đầy đủ, chính xác theo mẫu quy định sẽ quyết định tính hợp lệ của hồ sơ và tốc độ xử lý thủ tục hành chính.

Nội dung chính của giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp cho công ty cổ phần bao gồm nhiều thông tin quan trọng như:

• Tên công ty: Phải ghi rõ loại hình doanh nghiệp (ví dụ: Công ty cổ phần) và tên riêng đã được kiểm tra không trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác.
• Địa chỉ trụ sở chính: Ghi rõ địa chỉ hợp pháp nơi công ty đặt trụ sở, làm cơ sở để liên hệ, nhận các thông báo pháp lý sau này.
• Ngành nghề kinh doanh: Liệt kê chi tiết các ngành nghề mà công ty dự định kinh doanh, kèm theo mã ngành đúng theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC).
• Vốn điều lệ: Thể hiện tổng số vốn điều lệ đăng ký góp, thể hiện quy mô tài chính dự kiến của công ty.
• Cổ đông sáng lập: Thông tin về tên, địa chỉ, số lượng cổ phần góp vốn của từng cổ đông sáng lập, trong đó có thể kèm theo danh mục các cổ đông nước ngoài nếu có.
• Người đại diện pháp luật: Ghi rõ họ tên, chức danh, thông tin liên hệ của người có quyền đại diện pháp luật của công ty.
• Cam kết của các cổ đông: Xác nhận toàn bộ thông tin cung cấp trong giấy đề nghị là đúng sự thật và chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật.

Yêu cầu về hình thức và chữ ký trên giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp phải được soạn thảo theo mẫu chuẩn do cơ quan Nhà nước quy định và không được chỉnh sửa các mục chính trừ các phần thông tin cần điền. Toàn bộ giấy tờ phải rõ ràng, không tẩy xóa hoặc sửa chữa, nhằm đảm bảo tính pháp lý và sự minh bạch.

Đặc biệt, giấy đề nghị phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần hoặc của tất cả các cổ đông sáng lập tùy theo quy định. Việc ký tên này thể hiện sự đồng thuận, cam kết chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung đã khai báo trong hồ sơ đăng ký.

Điều lệ công ty

Điều lệ công ty là một trong những tài liệu pháp lý trọng yếu nhất khi thành lập công ty cổ phần. Đây là bộ quy tắc nội bộ được các cổ đông sáng lập soạn thảo và thống nhất thông qua, quy định chi tiết cách thức tổ chức, quản lý, điều hành công ty cũng như quyền và nghĩa vụ của từng cổ đông. Việc xây dựng Điều lệ công ty một cách kỹ lưỡng, phù hợp pháp luật là bước nền tảng giúp công ty hoạt động minh bạch, hiệu quả và tránh được xung đột trong quản trị.

Nội dung chi tiết của điều lệ công ty cổ phần

Điều lệ công ty cổ phần là văn bản quy định chi tiết về tổ chức, quản lý và hoạt động của doanh nghiệp, đóng vai trò là bộ khung pháp lý định hướng mọi hoạt động nội bộ và ngoài doanh nghiệp. Một Điều lệ công ty cổ phần đầy đủ và hợp lý cần đảm bảo tính rõ ràng, đầy đủ và nhất quán với quy định pháp luật hiện hành. Nội dung chi tiết của Điều lệ thường bao gồm các phần chính sau đây:

• Tên, trụ sở và phạm vi hoạt động: Xác định tên công ty, địa chỉ trụ sở chính và ngành nghề kinh doanh được phép theo quy định hiện hành.
• Vốn điều lệ và cổ phần: Mô tả tổng vốn điều lệ, phân loại cổ phần (cổ phần phổ thông, cổ phần ưu đãi cổ tức, ưu đãi biểu quyết…), mệnh giá cổ phần, thời điểm góp vốn và cách thức cấp cổ phần cho cổ đông.
• Tổ chức quản lý công ty: Quy định chi tiết quyền hạn, trách nhiệm và thành phần của các cơ quan quản lý gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Ban giám đốc.
• Quyền và nghĩa vụ của cổ đông: Phân định quyền biểu quyết, quyền nhận cổ tức, quyền ưu tiên mua cổ phần mới và quyền kiểm tra sổ sách kế toán, cùng các nghĩa vụ đóng góp vốn và các nghĩa vụ khác.
• Chế độ họp và ra nghị quyết: Quy trình triệu tập Đại hội đồng cổ đông, điều kiện tổ chức họp, số lượng thành viên tham dự hợp lệ, cách thức biểu quyết và thông qua nghị quyết.
• Phân phối lợi nhuận và xử lý thua lỗ: Quy cách phân chia lợi nhuận sau thuế giữa các cổ đông và kế hoạch xử lý các khoản lỗ, bao gồm cả việc trích lập các quỹ dự phòng.
• Quy định về chuyển nhượng cổ phần: Các điều kiện, hạn chế hoặc quyền ưu tiên liên quan đến việc chuyển nhượng cổ phần nhằm bảo đảm sự ổn định về cơ cấu cổ đông.
• Chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc phá sản: Hướng dẫn cụ thể các trường hợp và trình tự giải thể hoặc thực hiện thủ tục phá sản theo quy định pháp luật.

Yêu cầu hình thức và cam kết pháp lý

Điều lệ công ty cổ phần bắt buộc phải do các cổ đông sáng lập ký tắt hoặc ký đầy đủ để xác nhận sự đồng thuận về nội dung. Việc ký tên thể hiện cam kết chịu trách nhiệm pháp lý với những thông tin và quy định đã khai báo trong Điều lệ. Điều lệ phải được trình bày rõ ràng, không tẩy xóa, chỉnh sửa trái quy định để đảm bảo tính pháp lý và tránh khiếu kiện sau này.

Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông

Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là một thành phần quan trọng trong hồ sơ thành lập công ty cổ phần, thể hiện rõ cơ cấu sở hữu và quyền lợi của các thành viên đầu tư vào công ty. Việc lập danh sách này chi tiết, chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu pháp lý mà còn góp phần minh bạch hóa quyền sở hữu, nâng cao tính ổn định và chuyên nghiệp trong hoạt động quản lý doanh nghiệp.

Nội dung chi tiết trong danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông

Một danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông đầy đủ và hợp lệ cần cung cấp các thông tin cụ thể, chính xác sau:

• Họ và tên hoặc tên tổ chức: Đối với cá nhân, cần ghi rõ họ tên đầy đủ; với tổ chức phải ghi tên chính thức theo giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Số giấy tờ tùy thân: Người góp vốn cá nhân cần ghi số chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu; tổ chức ghi mã số doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký tương ứng.
• Địa chỉ liên lạc: Bao gồm địa chỉ thường trú, địa chỉ trụ sở hoặc địa chỉ liên hệ hiện tại để tiện cho việc thông báo, xác minh thông tin.
• Số lượng cổ phần góp và tỷ lệ sở hữu: Thể hiện rõ số lượng cổ phần mà từng cổ đông sáng lập và cổ đông hiện tại góp vốn, đồng thời ghi tỷ lệ phần trăm tương ứng so với tổng số cổ phần phát hành của công ty.
• Loại cổ phần: Nếu công ty phát hành nhiều loại cổ phần như cổ phần phổ thông, cổ phần ưu đãi cổ tức hoặc cổ phần ưu đãi biểu quyết, danh sách cần phân biệt rõ loại cổ phần mà từng cổ đông đang nắm giữ.
• Ngày góp vốn hoặc đăng ký góp vốn: Một số trường hợp yêu cầu ghi rõ ngày cổ đông chính thức góp vốn hoặc đăng ký góp vốn để làm căn cứ xác định quyền lợi theo thời gian.

Yêu cầu pháp lý về danh sách cổ đông

Danh sách cổ đông phải được lập theo mẫu chuẩn do cơ quan đăng ký doanh nghiệp cung cấp hoặc theo mẫu tùy chỉnh phù hợp, nhưng đảm bảo đầy đủ các nội dung quan trọng như tên cổ đông, số lượng cổ phần, tỷ lệ góp vốn và thông tin liên quan khác. Danh sách này cần có chữ ký xác nhận của cổ đông sáng lập hoặc người đại diện theo pháp luật nếu cổ đông là tổ chức, nhằm đảm bảo tính xác thực và hợp lệ của hồ sơ đăng ký.

Đối với công ty có cổ đông nước ngoài, danh sách cổ đông phải phân biệt rõ giữa cổ đông trong nước và cổ đông nước ngoài. Đồng thời, cần kèm theo giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của nhà đầu tư nước ngoài, đáp ứng các yêu cầu quản lý và điều kiện đầu tư theo quy định tại Luật Đầu tư. Điều này nhằm đảm bảo công ty tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật liên quan đến đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân 

Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân là thành phần thiết yếu trong hồ sơ thành lập công ty cổ phần, nhằm xác minh danh tính và tư cách pháp lý của các cổ đông góp vốn, người đại diện theo pháp luật hoặc các cá nhân liên quan khác. Việc chuẩn bị đầy đủ, hợp lệ các giấy tờ này góp phần bảo đảm tính minh bạch, pháp lý cho quá trình đăng ký doanh nghiệp cũng như trong hoạt động quản trị sau này.

Các loại giấy tờ chứng thực cá nhân thông dụng

Trong hồ sơ thành lập công ty cổ phần, các loại giấy tờ chứng thực cá nhân phổ biến thường bao gồm:

• Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD): Đây là giấy tờ phổ biến nhất để xác nhận danh tính công dân Việt Nam, bắt buộc phải có trong hồ sơ đối với cổ đông, người đại diện là cá nhân.
• Hộ chiếu: Đối với cổ đông hoặc đại diện pháp luật là người nước ngoài hoặc Việt kiều, hộ chiếu là giấy tờ chính thức dùng để xác minh nhân thân.
• Giấy tờ chứng thực của tổ chức: Nếu cổ đông là tổ chức, bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập hoặc giấy tờ tương đương có con dấu và chữ ký đại diện hợp pháp cũng được xem là giấy tờ chứng thực.

Yêu cầu về tính hợp pháp và chứng thực của bản sao giấy tờ

Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân phải được sao y, chứng thực đúng quy định bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền như Ủy ban nhân dân cấp xã, phường hoặc các văn phòng công chứng. Bản sao cần đảm bảo rõ ràng, không có dấu hiệu tẩy xóa, mờ nhòe nhằm duy trì tính xác thực và được cơ quan đăng ký doanh nghiệp chấp nhận một cách hợp lệ.

Mỗi cá nhân hoặc đại diện tổ chức góp vốn bắt buộc phải nộp đầy đủ bản sao giấy tờ chứng thực để hình thành hồ sơ đăng ký đồng bộ và đầy đủ. Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ càng giúp tránh gây chậm trễ hoặc bị trả lại do thiếu các giấy tờ hợp pháp, đảm bảo tiến trình đăng ký doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ hơn.

Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư 

Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư là một trong những giấy tờ quan trọng trong hồ sơ thành lập công ty cổ phần, đặc biệt khi có sự tham gia của nhà đầu tư nước ngoài hoặc công ty dự kiến thực hiện các dự án đầu tư tại Việt Nam dưới hình thức công ty cổ phần. Đây là văn bản pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp nhằm xác nhận sự chấp thuận của Nhà nước đối với dự án đầu tư, đồng thời ghi nhận quyền và nghĩa vụ của nhà đầu tư trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất nơi doanh nghiệp dự kiến thực hiện hoạt động đầu tư. Văn bản này chứng minh việc Nhà nước cho phép doanh nghiệp tiến hành các hoạt động đầu tư, góp vốn, liên doanh hoặc mua cổ phần theo quy định trong Giấy chứng nhận. Đối với công ty cổ phần có vốn đầu tư nước ngoài, đây là điều kiện tiên quyết để hoàn tất quá trình đăng ký thành lập và hoạt động hợp pháp.

Kết luận

Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty cổ phần đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian đăng ký và nhanh chóng đi vào hoạt động hợp pháp. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, nên cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn thành lập công ty Kế toán Tâm Minh để được hỗ trợ trọn gói từ khâu chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ online đến nhận giấy phép kinh doanh.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn

>Xem thêm:

• Top 5 lưu ý cần nắm khi chuẩn bị thủ tục mở hộ kinh doanh cá thể
• Nên mở công ty hay hộ kinh doanh? Lựa chọn nào tối ưu nhất
• Thành lập doanh nghiệp là gì? Tìm hiểu điều kiện và hồ sơ chi tiết
• Thủ tục mở công ty cổ phần: Hồ sơ, quy trình và lưu ý quan trọng
• Thủ tục, điều kiện và hồ sơ đăng ký công ty cổ phần mới nhất 2025