Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bao gồm những gì? Tìm hiểu ngay

Đăng ký hộ kinh doanh là bước quan trọng để hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh cá nhân hoặc gia đình tại Việt Nam. Một trong những yếu tố quyết định thành công trong quá trình đăng ký chính là hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh. Vậy hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bao gồm những gì? Hãy cùng Kế toán Tâm Minh tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây.

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh là tài liệu cốt lõi trong hồ sơ đăng ký theo Điều 51 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, được ban hành theo mẫu Phụ lục III-1 tại Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT sửa đổi Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Tài liệu này phải ghi đầy đủ thông tin bằng chữ in hoa rõ ràng, bao gồm tên hộ kinh doanh tuân thủ Điều 88 (không trùng lặp, không gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác), địa chỉ trụ sở chính chi tiết (số nhà, đường phố/tổ dân phố/ấp/thôn, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố kèm số điện thoại, email), ngành nghề kinh doanh với tên ngành, mã ngành theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg và đánh dấu ngành chính, vốn kinh doanh dự kiến, ngày bắt đầu hoạt động, tổng số lao động dự kiến cùng thông tin đăng ký thuế nếu địa chỉ nhận thông báo khác trụ sở. 

Nội dung chi tiết cần ghi trong giấy đề nghị

Giấy đề nghị bắt đầu bằng phần kính gửi Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND cấp huyện nơi đặt trụ sở, tiếp theo thông tin người đăng ký (họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, dân tộc, địa chỉ thường trú/liên lạc, số CCCD/CMND/hộ chiếu với ngày cấp, nơi cấp và chữ ký). Phần chính ghi “Đăng ký hộ kinh doanh do tôi là chủ hộ với các nội dung sau” hoặc tương ứng nếu nhiều thành viên, liệt kê tên hộ, địa chỉ trụ sở, ngành nghề (ưu tiên ngành chính bằng dấu X), vốn kinh doanh, ngày hoạt động, số lao động, địa điểm kinh doanh phụ nếu có. Cuối cùng là cam kết chịu trách nhiệm vô hạn bằng tài sản cá nhân, tuân thủ pháp luật và không thuộc đối tượng cấm theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.​

Trường hợp hộ kinh doanh do một cá nhân làm chủ

Với hộ kinh doanh do một cá nhân làm chủ, giấy đề nghị chỉ cần kèm bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu công chứng/chứng thực của chủ hộ để xác minh danh tính và năng lực hành vi dân sự. Chủ hộ ký trực tiếp vào giấy đề nghị, cam kết thông tin chính xác và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động kinh doanh. Quy trình đơn giản này giúp xét duyệt nhanh chóng trong 3 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ.​

Trường hợp có nhiều thành viên hộ gia đình tham gia

Nếu nhiều thành viên hộ gia đình đăng ký, giấy đề nghị bổ sung bảng danh sách thành viên (họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, địa chỉ, giấy tờ pháp lý), bản sao biên bản họp thống nhất thành lập (ghi đóng góp vốn, trách nhiệm phân công), văn bản ủy quyền công chứng/chứng thực cho một thành viên đại diện làm chủ hộ. Tất cả thành viên cam kết chung tuân thủ pháp luật, không vi phạm ngành nghề cấm, đảm bảo trách nhiệm liên đới bằng tài sản cá nhân. 

Bản sao căn cước công dân hoặc hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh

Bản sao căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh là giấy tờ pháp lý bắt buộc trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh theo khoản 2 Điều 51 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, nhằm xác nhận danh tính chính xác, quốc tịch Việt Nam (hoặc người nước ngoài đủ điều kiện), độ tuổi từ 18 trở lên và năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo Điều 19 Bộ luật Dân sự 2015.

CCCD phải còn hiệu lực (chip hoặc không chip), hộ chiếu phổ thông còn hạn sử dụng; cơ quan đăng ký sử dụng để tra cứu Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đảm bảo chủ hộ không thuộc đối tượng cấm kinh doanh (cán bộ công chức, người bị kết án tù, mất năng lực hành vi dân sự) và chịu trách nhiệm vô hạn bằng tài sản cá nhân trước pháp luật.​

Bản sao phải được sao y công chứng tại UBND phường/xã hoặc văn phòng công chứng (theo Luật Công chứng 2014 sửa đổi), hoặc chứng thực chữ ký của chủ hộ tại cơ quan đăng ký kinh doanh; từ 01/07/2025 theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu kết nối dữ liệu dân cư gián đoạn thì bắt buộc kèm bản sao CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực của chủ hộ và tất cả thành viên hộ gia đình (nếu có). 

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh là thành phần bắt buộc trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh theo khoản 2 Điều 51 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, nhằm xác minh địa chỉ trụ sở chính hợp pháp (số nhà, đường phố/tổ dân phố/ấp/thôn, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố) không thuộc khu vực cấm kinh doanh theo quy hoạch đô thị.

Các giấy tờ bao gồm: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền (sổ đỏ/sổ hồng), giấy phép xây dựng nếu nhà tự xây, hợp đồng mua bán/thuê nhà đất (công chứng theo Luật Công chứng 2014 sửa đổi), văn bản chấp thuận của chủ sở hữu nhà chung cư (quyết định hội nghị nhà chung cư), hoặc giấy tờ tương đương chứng minh quyền sử dụng hợp pháp. Cơ quan đăng ký cấp huyện chỉ kiểm tra hình thức (không xác minh nội dung), giúp duyệt hồ sơ nhanh 3 ngày, tránh từ chối nếu địa điểm mơ hồ hoặc vi phạm quy hoạch.​

Yêu cầu cụ thể đối với hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh

Đối với địa điểm thuê/mượn, hợp đồng thuê nhà/mặt bằng phải ghi rõ địa chỉ cụ thể khớp Giấy đề nghị đăng ký (Phụ lục III-1), thời hạn thuê ít nhất 1 năm còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ, chữ ký các bên (chủ nhà và chủ hộ), kèm bản sao CCCD/hộ chiếu bên cho thuê (công chứng/chứng thực), không cần công chứng toàn bộ hợp đồng từ 01/01/2025 theo Luật Công chứng mới nhưng khuyến khích để tăng tính pháp lý.

Nếu thuê nhà chung cư, bổ sung biên bản họp cư dân chấp thuận kinh doanh; hợp đồng miệng hoặc giấy tay không hợp lệ dẫn trả hồ sơ. Chủ hộ tự chịu trách nhiệm địa điểm phù hợp ngành nghề (ví dụ quán ăn không thuê nhà dân cư thuần túy), đảm bảo an toàn PCCC, vệ sinh môi trường theo quy định địa phương.​ Nhiều địa điểm kinh doanh và thủ tục thông báo bổ sung

Hộ kinh doanh chỉ đăng ký 1 địa chỉ trụ sở chính khi thành lập, nhưng nếu mở thêm địa điểm phụ (cùng quận/huyện), gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh (Phụ lục III-3) kèm giấy tờ chứng minh quyền sử dụng từng địa điểm mới tới Phòng Kinh tế/Tài chính – Kế hoạch UBND cấp huyện trong 10 ngày trước hoạt động, miễn phí online qua dichvucong.gov.vn. Cơ quan cấp Giấy xác nhận thay đổi hoặc cập nhật Giấy chứng nhận mới trong 3 ngày, niêm yết biển hiệu tại tất cả địa điểm; vi phạm không thông báo phạt 5-10 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Quy định này đảm bảo minh bạch thuế môn bài (tính theo doanh thu toàn hộ), kiểm tra QLTT dễ dàng, đặc biệt hộ ngành dịch vụ lưu động như giao hàng, sửa chữa.

Danh mục ngành nghề kinh doanh

Danh mục ngành nghề kinh doanh là thành phần bắt buộc trong Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (Phụ lục III-1 Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT), giúp xác định rõ lĩnh vực, sản phẩm, dịch vụ mà hộ được phép hoạt động theo Điều 51 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, phải ghi chính xác tên ngành, mã ngành theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg (hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam 2018), đánh dấu ngành chính và các ngành phụ (tối đa không giới hạn nhưng phù hợp quy mô dưới 10 lao động). Chủ hộ tra cứu mã ngành tại dangkykinhdoanh.gov.vn hoặc Quyết định 27/2018/QĐ-TT.

Ngành nghề phổ biến và hạn chế của hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh phổ biến đăng ký bán lẻ thực phẩm (mã 4721-4723: thịt, thủy sản, rau quả), quần áo giày dép (mã 4771), dịch vụ ăn uống (mã 5610 quán ăn, 5630 quán bar/cà phê), sửa chữa xe máy (mã 9541), cắt tóc làm đẹp (mã 9602), sản xuất thủ công nhỏ (mã 3290 đồ thủ công mỹ nghệ); từ 01/07/2025 theo Nghị định 69/2025/NĐ-CP, hộ được đăng ký ngành nghề đầu tư kinh doanh không cấm (Phụ lục IV Luật Đầu tư 2020) nhưng phải cam kết đáp ứng điều kiện (VSATTP mã 4773 cần Giấy ATTP, PCCC mã 4322 cần nghiệm thu PCCC). Cấm đăng ký ngành độc quyền nhà nước (bưu chính, in tiền), sản xuất hóa chất độc hại, kinh doanh vũ khí; ngành có điều kiện như xăm hình (mã 8699), dạy thêm (mã 8559) cần giấy phép con sau đăng ký.

Lợi ích tra cứu mã ngành và hậu quả ghi sai

Tra cứu mã ngành chính xác tại dangkykinhdoanh.gov.vn giúp hồ sơ duyệt nhanh 3 ngày, liên thông mã số thuế tự động, tránh bổ sung/trả hồ sơ; danh mục ghi trong Giấy chứng nhận là căn cứ quản lý thuế (môn bài 300.000-3 triệu đồng/năm), kiểm tra QLTT, đấu thầu, vay ngân hàng. Ghi sai mã ngành (không khớp Quyết định 27/2018) dẫn trả hồ sơ, phạt 5-10 triệu đồng vi phạm đăng ký kinh doanh (Nghị định 122/2021/NĐ-CP), đình chỉ nếu kinh doanh ngoài danh mục; bổ sung ngành sau qua Giấy đề nghị thay đổi (Phụ lục III-3), miễn phí online, giúp mở rộng hợp pháp.

Danh mục ngành nghề kinh doanh

Các giấy tờ bổ sung (nếu ngành nghề yêu cầu)

Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cơ bản chỉ cần Giấy đề nghị đăng ký (Phụ lục III-1) và bản sao CCCD/hộ chiếu chủ hộ theo Điều 51 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Nhưng nếu đăng ký ngành nghề kinh doanh có điều kiện (Phụ lục IV Nghị định 01/2021/NĐ-CP như an ninh trật tự, PCCC, VSATTP, giáo dục, thẩm mỹ), phải bổ sung chứng chỉ hành nghề, giấy phép con hoặc tài liệu chứng minh đủ điều kiện theo pháp luật chuyên ngành. 

Văn bản ủy quyền khi ủy quyền thực hiện thủ tục

Trường hợp người nộp hồ sơ không phải chủ hộ (ủy quyền cho kế toán, luật sư), hồ sơ bắt buộc kèm văn bản ủy quyền (ghi rõ phạm vi ủy quyền, thời hạn, chữ ký chủ hộ) và bản sao

CCCD/hộ chiếu người được ủy quyền (công chứng/chứng thực theo Luật Công chứng 2014 sửa đổi), đảm bảo tính hợp pháp theo Điều 85 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Văn bản ủy quyền phải cụ thể “ủy quyền đăng ký/thay đổi hộ kinh doanh”, không ủy quyền chung chung; nếu ủy quyền nhiều lần, cần giấy mới mỗi lần. Điều này giúp tránh từ chối hồ sơ, xử lý nhanh 3 ngày, đặc biệt nộp online qua dichvucong.gov.vn yêu cầu chữ ký số của chủ hộ hoặc người ủy quyền.​

Bổ sung ngành nghề hoặc cập nhật hồ sơ đã đăng ký

Khi hộ kinh doanh muốn bổ sung ngành nghề (chính/phụ), gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh (Phụ lục III-3 Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT) kèm bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, chứng chỉ hành

nghề nếu ngành mới có điều kiện (PCCC, ATTP,…), biên bản họp hộ gia đình (nếu nhiều thành viên) tới Phòng Kinh tế/Tài chính – Kế hoạch UBND cấp huyện. Cơ quan xử lý trong 3 ngày, cấp Giấy xác nhận thay đổi hoặc Giấy chứng nhận mới, miễn phí online; ngành bổ sung phải phù hợp địa điểm kinh doanh, không vượt 10 lao động theo Luật Doanh nghiệp 2020, giúp mở rộng hoạt động hợp pháp mà không cần đăng ký mới.​ Các giấy tờ bổ sung (nếu ngành nghề yêu cầu)

Kết luận 

Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh là bước quan trọng quyết định việc hộ kinh doanh được cấp phép hay không. Chuẩn bị đầy đủ giấy đề ng

hị đăng ký, bản sao giấy tờ cá nhân, giấy tờ liên quan đến địa điểm và ngành nghề kinh doanh sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. Đừng quên kiểm tra kỹ thông tin và nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền để tránh mất thời gian và chi phí.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn

>Xem thêm:

• Đăng ký giấy phép kinh doanh tốn bao nhiêu tiền? Cùng khám phá 
• Thủ tục làm giấy phép kinh doanh dạy thêm: Hướng dẫn chi tiết
• Giấy phép kinh doanh xăm hình: Điều kiện, thủ tục và hồ sơ chi tiết
• Top 5 điều kiện đăng ký hộ kinh doanh để vay ngân hàng chi tiết 
• Mất giấy phép kinh doanh có làm lại được không? Tìm hiểu ngay