Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể: Toàn bộ hồ sơ cần thiết 

Đăng ký hộ kinh doanh cá thể là bước đầu tiên để cá nhân hoặc nhóm hộ gia đình bắt đầu hoạt động kinh doanh hợp pháp. Năm 2025, quy trình và hồ sơ đăng ký tiếp tục được đơn giản hóa nhưng vẫn yêu cầu đầy đủ các giấy tờ theo quy định pháp luật. Bài viết sau Kế toán Tâm Minh sẽ giúp bạn nắm rõ thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể và toàn bộ hồ sơ cần chuẩn bị một cách chi tiết, dễ làm và chính xác nhất.

Hộ kinh doanh cá thể là gì?

Hộ kinh doanh cá thể là tổ chức kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh, theo quy định tại khoản 1 Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung). Hình thức này không có tư cách pháp nhân, không được mở chi nhánh, văn phòng đại diện, không có con dấu riêng và chỉ được đăng ký tại một địa điểm cố định. Chủ hộ kinh doanh là cá nhân đăng ký hoặc người được ủy quyền đại diện hộ gia đình, phải là công dân Việt Nam đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Điều kiện đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Đăng ký hộ kinh doanh cá thể là lựa chọn phù hợp cho cá nhân hoặc hộ gia đình muốn kinh doanh nhỏ lẻ, thủ tục đơn giản và chi phí thấp. Tuy nhiên, để được cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, bạn cần đáp ứng một số điều kiện nhất định theo quy định pháp luật. Để đăng ký hộ kinh doanh hợp pháp, bạn cần đáp ứng các điều kiện sau:

Điều kiện về chủ thể thành lập

Theo quy định hiện hành, chủ thể đăng ký hộ kinh doanh cá thể phải là cá nhân mang quốc tịch Việt Nam, đủ 18 tuổi trở lên, đồng thời có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo Bộ luật Dân sự năm 2015. Đây là điều kiện bắt buộc nhằm đảm bảo người đăng ký có khả năng chịu trách nhiệm pháp lý trong quá trình hoạt động kinh doanh, tránh những rủi ro phát sinh do thiếu năng lực hoặc do người chưa đủ tuổi theo quy định pháp luật.

Ngoài ra, chủ thể đăng ký hộ kinh doanh không được đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh nhằm tránh xung đột lợi ích và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý kinh doanh. Mỗi cá nhân chỉ được phép đăng ký tối đa một hộ kinh doanh trên toàn quốc, không thể sở hữu nhiều hộ kinh doanh để tránh việc cạnh tranh không lành mạnh và khai thác ưu đãi sai mục đích. Đối với trường hợp hộ gia đình muốn đăng ký hộ kinh doanh, các thành viên trong gia đình cần tiến hành ủy quyền công chứng cho một người đại diện thực hiện thủ tục nộp hồ sơ, nhằm bảo đảm quyền lợi và trách nhiệm chung của toàn bộ các thành viên trong hộ gia đình đó. 

Điều kiện về tên hộ kinh doanh

Tên hộ kinh doanh phải tuân thủ đúng cấu trúc quy định nhằm đảm bảo sự rõ ràng, minh bạch và tránh nhầm lẫn trong quản lý nhà nước. Cụ thể, tên hộ kinh doanh phải bắt đầu bằng cụm từ “Hộ kinh doanh”, sau đó là phần tên riêng có thể bao gồm tiếng Việt có dấu, các chữ cái F, J, Z, W hoặc các con số. Quy định này giúp phân biệt rõ ràng giữa loại hình hộ kinh doanh cá thể với các loại hình doanh nghiệp khác. Đồng thời, tên hộ kinh doanh không được sử dụng các từ ngữ như “công ty”, “doanh nghiệp”, hay “tập đoàn” vì đây là những thuật ngữ thuộc phạm vi của pháp luật doanh nghiệp, không phù hợp với hộ kinh doanh cá thể.

Bên cạnh đó, tên hộ kinh doanh phải đảm bảo không bị trùng lặp với tên của các hộ kinh doanh khác trong phạm vi cấp xã để tránh gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng và cơ quan quản lý. Tên này cũng không được vi phạm các quy tắc về văn hóa, đạo đức, hoặc xâm phạm nhãn hiệu đã được bảo hộ theo luật sở hữu trí tuệ. Trước khi nộp hồ sơ đăng ký, chủ hộ kinh doanh nên tra cứu tên trên website dangkykinhdoanh.gov.vn để đảm bảo tên đăng ký là hợp lệ và chưa bị trùng hoặc vi phạm, từ đó giảm thiểu rủi ro bị từ chối hoặc xử lý sửa đổi trong quá trình đăng ký.

Điều kiện về địa điểm kinh doanh

Địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh cá thể phải được xác định cụ thể và cố định tại một vị trí duy nhất trong phạm vi cấp xã. Thông tin địa chỉ cần ghi rõ số nhà, tên đường hoặc ngõ, xã hoặc phường để đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện cho việc quản lý cũng như kiểm tra của cơ quan chức năng. Quy định này nhằm tránh việc đăng ký hộ kinh doanh với địa điểm không rõ ràng hoặc thay đổi liên tục, ảnh hưởng đến việc giám sát hoạt động kinh doanh và xử lý các vấn đề pháp lý.

Ngoài ra, hộ kinh doanh không được đăng ký hoạt động lưu động hoặc tại nhiều địa điểm khác nhau cùng lúc. Địa chỉ kinh doanh phải là nơi tồn tại thực tế, không nằm trong các khu vực cấm kinh doanh như vùng an ninh quốc phòng, khu vực bảo vệ môi trường nghiêm ngặt hoặc khu vực có quy định riêng của pháp luật. Khi sử dụng địa chỉ thuê cho mục đích kinh doanh, chủ hộ cần có hợp đồng thuê nhà hợp pháp, được công chứng hoặc chứng thực để làm căn cứ pháp lý khi đăng ký và trong quá trình hoạt động. 

Điều kiện về số lượng lao động

Theo các quy định mới nhất năm 2025, hiện nay không còn giới hạn số lượng lao động mà hộ kinh doanh được phép sử dụng. Điều này có nghĩa là hộ kinh doanh có thể thuê bất kỳ số lượng lao động nào mà không bắt buộc phải chuyển đổi thành doanh nghiệp khi vượt quá 10 lao động thường xuyên. Ngoài ra, các lao động thời vụ hoặc hợp đồng ngắn hạn không tính vào giới hạn này, do đó hộ kinh doanh vẫn được linh hoạt trong việc tuyển dụng phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

Việc giới hạn số lượng lao động nhằm phân biệt rõ mô hình hộ kinh doanh cá thể với doanh nghiệp tư nhân, tạo điều kiện cho các hộ kinh doanh nhỏ lẻ hoạt động thuận lợi mà không phải chịu các thủ tục phức tạp hơn như doanh nghiệp. Quy định mới bỏ giới hạn số lao động phù hợp với thực tiễn mở rộng kinh doanh ngày càng đa dạng và phức tạp. Tuy nhiên, hộ kinh doanh vẫn cần tuân thủ các quy định về bảo hiểm xã hội, thuế và các nghĩa vụ pháp lý đối với người lao động. Nếu muốn mở rộng quy mô, huy động vốn hoặc tham gia các hoạt động kinh doanh lớn hơn, hộ kinh doanh có thể xem xét chuyển đổi sang hình thức doanh nghiệp để phù hợp với mục tiêu phát triển của mình.​

Điều kiện về ngành nghề kinh doanh

Điều kiện về vốn kinh doanh

Hộ kinh doanh cá thể không yêu cầu mức vốn pháp định tối thiểu, tạo sự linh hoạt cho cá nhân hoặc hộ gia đình khởi nghiệp với quy mô nhỏ lẻ. Chủ hộ tự khai báo số vốn trong hồ sơ đăng ký dựa trên thực tế kinh doanh, vốn này làm cơ sở để cơ quan thuế xác định mức thuế khoán phù hợp với doanh thu dự kiến. Quy định này giúp giảm gánh nặng thủ tục, không cần chứng minh nguồn gốc vốn hay mở tài khoản riêng như doanh nghiệp.​

Vốn kinh doanh có thể hình thành từ tài sản cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình, với chủ hộ chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với mọi nghĩa vụ phát sinh. Việc khai báo vốn hợp lý, phù hợp với ngành nghề và quy mô hoạt động không chỉ tránh rủi ro kiểm tra thuế mà còn tăng uy tín khi vay vốn ngân hàng hoặc hợp tác đối tác. Khuyến nghị chọn mức vốn phản ánh đúng năng lực tài chính thực tế để hỗ trợ phát triển bền vững và dễ dàng mở rộng sau này.

Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể 

Đăng ký hộ kinh doanh cá thể là bước đầu tiên để hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ, buôn bán hoặc dịch vụ gia đình. Để quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, việc chuẩn bị hồ sơ đúng là điều vô cùng quan trọng. Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh gồm các loại giấy tờ sau:

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu)

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh là tài liệu bắt buộc, sử dụng mẫu III-1 theo Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT, kê khai đầy đủ thông tin như tên hộ, địa chỉ trụ sở, ngành nghề (mã VSIC), vốn kinh doanh, chủ hộ và thành viên. Tải mẫu tại dangkykinhdoanh.gov.vn hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia; ký tay hoặc chữ ký số nếu nộp online. Giấy này là cơ sở để cơ quan kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ.

Bản sao CCCD/CMT/Hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh

Bản sao công chứng hoặc scan rõ nét CCCD/CMND/hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh (và thành viên hộ gia đình nếu áp dụng) là giấy tờ pháp lý cá nhân bắt buộc. Đối với hộ cá thể, chỉ cần 01 bản sao chủ hộ; hộ gia đình cần bản sao tất cả thành viên tham gia góp vốn. Giấy tờ phải còn hiệu lực, giúp xác minh năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Biên bản họp nhóm cá nhân 

Biên bản họp thống nhất thành lập hộ kinh doanh áp dụng cho hộ gia đình có nhiều thành viên, ghi rõ nội dung họp, danh sách tham gia, tỷ lệ góp vốn và ký xác nhận của tất cả. 01 bản sao kèm hồ sơ; không cần công chứng nhưng phải đầy đủ chữ ký tay. Trường hợp hộ cá thể do 1 người, giấy này không yêu cầu.

Văn bản ủy quyền 

Văn bản ủy quyền công chứng/chứng thực từ các thành viên hộ gia đình cho 1 người làm chủ hộ, hoặc ủy quyền nộp hồ sơ thay mặt, là bắt buộc nếu không phải chủ hộ trực tiếp thực hiện. Nội dung ghi rõ phạm vi ủy quyền, thời hạn; 01 bản sao hợp lệ. Giúp linh hoạt thủ tục, đặc biệt nộp online qua Cổng Dịch vụ công.

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh

Giấy tờ chứng minh địa điểm kinh doanh cố định bao gồm sổ đỏ/sổ hồng (nếu sở hữu), hợp đồng thuê/mượn nhà (không cần công chứng), hoặc giấy xác nhận của UBND xã về địa chỉ thực tế. Ghi rõ số nhà, đường, phường/xã; không bắt buộc với nhà riêng của chủ hộ nhưng khuyến khích để tránh tranh chấp. Điều này đảm bảo địa điểm hợp pháp, không thuộc khu cấm kinh doanh.

Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể chi tiết 

Đăng ký hộ kinh doanh cá thể là bước quan trọng để hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ, kinh doanh gia đình hoặc buôn bán cá nhân. Thủ tục này không quá phức tạp, nhưng cần nắm rõ từng bước để tránh sai sót khiến hồ sơ bị trả lại. Dưới đây sẽ hướng dẫn bạn thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể chi tiết, đầy đủ. 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Hồ sơ bao gồm giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (mẫu III-1), bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu chủ hộ/thành viên, biên bản họp hộ gia đình (nếu áp dụng), văn bản ủy quyền công chứng và giấy tờ chứng minh địa điểm kinh doanh (sổ đỏ hoặc hợp đồng thuê). Tải mẫu tại dangkykinhdoanh.gov.vn; scan rõ nét nếu nộp online với chữ ký số. Kiểm tra tên hộ, ngành nghề, địa chỉ chính xác để tránh bổ sung.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký

Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa UBND cấp xã, online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn). Kèm lệ phí 50.000-100.000 đồng tùy tỉnh (tiền mặt/chuyển khoản/trực tuyến). Hệ thống tự kiểm tra sơ bộ, xác nhận tiếp nhận ngay lập tức.

Bước 3: Chờ cơ quan Nhà nước xử lý hồ sơ

Cơ quan đăng ký kiểm tra trong 3 ngày làm việc: hợp lệ thì cấp Giấy chứng nhận; không hợp lệ thông báo bổ sung bằng văn bản (email/SMS). Liên thông tự động mã số thuế nếu online. Theo dõi tiến độ qua tài khoản dịch vụ công.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Nhận trực tiếp tại UBND xã, qua bưu điện hoặc tải file điện tử trên cổng dịch vụ công. Giấy chứng nhận có mã số hộ kinh doanh (13 số), dùng làm cơ sở kê khai thuế, mở tài khoản ngân hàng.

Bước 5: Thực hiện thủ tục sau đăng ký hộ kinh doanh

Kê khai thuế môn bài (300.000-1 triệu đồng/năm), đăng ký hóa đơn điện tử, treo biển hiệu, ghi sổ kế toán và nộp báo cáo thuế khoán. Mở tài khoản ngân hàng đứng tên hộ để giao dịch. Hoàn tất để hoạt động hợp pháp, tránh phạt 10-20 triệu đồng.

Kế toán Tâm Minh – Đơn vị tư vấn thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Kế toán Tâm Minh là đơn vị tư vấn pháp lý và kế toán uy tín hàng đầu tại Việt Nam, chuyên hỗ trợ trọn gói thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, dịch vụ bao gồm tư vấn miễn phí điều kiện đăng ký, soạn thảo hồ sơ đầy đủ (giấy đề nghị, bản sao CCCD, biên bản họp, ủy quyền), nộp online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và bàn giao Giấy chứng nhận tận nơi chỉ trong 3-5 ngày. Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin cơ bản như tên hộ, địa chỉ, ngành nghề, vốn, giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và lệ phí chỉ từ 50.000-100.000 đồng tùy tỉnh.​

Ngoài đăng ký, Kế toán Tâm Minh còn hỗ trợ liên thông thuế tự động, kê khai môn bài, hóa đơn điện tử và tư vấn kế toán thuế khoán cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Đơn vị có chi nhánh tại TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng, cam kết minh bạch chi phí (trọn gói từ 3 triệu đồng), tận tâm giảm rủi ro pháp lý. Hàng ngàn hộ kinh doanh đã tin dùng, nhận giấy phép nhanh chóng mà không lo phạt hành chính.

Kết luận

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nắm rõ thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể sẽ giúp bạn nhanh chóng được cấp giấy chứng nhận, tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí. Năm 2025, quy trình đã được đơn giản hóa nhưng vẫn yêu cầu chính xác và đầy đủ giấy tờ.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn

Xem thêm:

• Đăng ký hộ kinh doanh online: Điều kiện, hồ sơ và quy trình chi tiết 
• Đăng ký kinh doanh nhà trọ chuẩn xác và nhanh gọn năm 2025 
• Phí đăng ký hộ kinh doanh cá thể năm 2025: Chi tiết từ A – Z
• Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh là gì? Khám phá chi tiết nhanh ngay
• Khám phá top 5 điều kiện đăng ký hộ kinh doanh mới nhất 2025