Thủ tục đăng ký, gia hạn & hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số

Chữ ký số sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí và thời gian trong việc kê khai BHXH, nộp thuế trực tuyến… Vậy bạn đã biết cách đăng ký, sử dụng và gia hạn chữ ký điện tử? Hãy đọc bài viết này để tìm Hiểu Thủ tục đăng ký, gia hạn & hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số

Chữ ký số là gì? Tại sao cần sử dụng?

Chữ ký số (Digital Signature) là một dạng chữ ký điện tử được sử dụng để xác thực danh tính của cá nhân, tổ chức khi giao dịch trên môi trường số. Chữ ký số được mã hóa bằng công nghệ tiên tiến, giúp đảm bảo tính bảo mật, tính toàn vẹn và chống giả mạo trong các giao dịch điện tử.

Lợi ích của chữ ký số

• Xác thực danh tính điện tử chính xác.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí khi ký kết hợp đồng, nộp thuế, bảo hiểm xã hội.

• Bảo mật cao, đảm bảo an toàn thông tin.

• Hợp pháp và có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay.

Thủ tục đăng ký chữ ký số

Bước 1: Chọn nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

Trên thị trường có nhiều nhà cung cấp chứng thư số uy tín như Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, NewCA,… Bạn nên chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký chữ ký số bao gồm:

• Đối với cá nhân: CMND/CCCD hoặc hộ chiếu (bản sao công chứng).

• Đối với doanh nghiệp: Giấy phép kinh doanh, giấy giới thiệu hoặc ủy quyền (nếu có).

Bước 3: Nộp hồ sơ và ký hợp đồng

Bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại điểm giao dịch hoặc gửi online theo hướng dẫn của nhà cung cấp.

Bước 4: Nhận thiết bị USB Token và cài đặt phần mềm

Sau khi đăng ký thành công, bạn sẽ nhận được thiết bị USB Token chứa chữ ký số cùng phần mềm hỗ trợ để sử dụng.

Hướng dẫn cài đặt chữ ký số trên máy tính

Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính

Khi cắm USB Token vào cổng USB của máy tính, hệ điều hành sẽ nhận diện thiết bị.

Bước 2: Cài đặt phần mềm quản lý Token

Mỗi nhà cung cấp chữ ký số có phần mềm quản lý riêng. Bạn cần tải và cài đặt phần mềm tương ứng.

Bước 3: Đăng nhập vào phần mềm

Mở phần mềm quản lý Token, nhập mã PIN để đăng nhập và bắt đầu sử dụng chữ ký số.

Cách sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử

Ký điện tử trên văn bản PDF

• Mở file PDF bằng Adobe Acrobat.

• Chọn “Tools” → “Certificates” → “Digitally Sign”.

• Chọn vùng cần ký, đăng nhập USB Token và ký số.

Ký số trong nộp thuế điện tử

• Truy cập trang web Thuế điện tử của Tổng cục Thuế.

• Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp.

• Chọn chức năng “Kê khai thuế” hoặc “Nộp thuế”.

• Chọn tệp tin và thực hiện ký số.

Hướng dẫn gia hạn chữ ký số

Chữ ký số có thời hạn từ 1 đến 3 năm. Khi sắp hết hạn, bạn cần thực hiện gia hạn để tiếp tục sử dụng.

Bước 1: Kiểm tra thời hạn chứng thư số

• Mở phần mềm quản lý Token.

• Xem thông tin thời hạn của chứng thư số.

Bước 2: Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ

Bạn liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để đăng ký gia hạn.

Bước 3: Thanh toán phí gia hạn

Phí gia hạn phụ thuộc vào gói dịch vụ bạn chọn.

Bước 4: Cập nhật chứng thư số mới

Sau khi hoàn tất gia hạn, bạn cập nhật chứng thư số vào thiết bị USB Token để tiếp tục sử dụng.

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

Không nhận diện được USB Token

• Kiểm tra cổng USB hoặc thử cắm sang máy khác.

• Cài đặt lại driver USB Token.

Quên mã PIN USB Token

• Liên hệ nhà cung cấp để được cấp lại mã PIN mới.

Không thể ký số trên tài liệu

• Kiểm tra lại phần mềm ký số đã được cài đặt đúng chưa.

• Kiểm tra thời hạn chứng thư số.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số

• Không chia sẻ USB Token và mã PIN cho người khác.

• Cập nhật phần mềm chữ ký số thường xuyên.

• Gia hạn chữ ký số trước thời gian hết hạn để tránh gián đoạn công việc.

Với những hướng dẫn trên, bạn có thể dễ dàng đăng ký, sử dụng và gia hạn chữ ký số để thực hiện các giao dịch điện tử một cách an toàn và thuận tiện!

THÔNG TIN LIÊN HỆ

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, Tp. HCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn