Hướng dẫn cách đăng ký công ty TNHH 1 thành viên đúng chuẩn 

Việc đăng ký công ty TNHH 1 thành viên là lựa chọn phổ biến của nhiều cá nhân, tổ chức khi khởi nghiệp nhờ tính pháp lý rõ ràng, cơ cấu quản lý đơn giản và khả năng kiểm soát vốn chặt chẽ. Tuy nhiên, để đảm bảo đúng luật và tiết kiệm thời gian, bạn cần nắm rõ các bước và thủ tục. Bài viết dưới này Kế toán Minh Tâm sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký công ty TNHH 1 thành viên đúng chuẩn.

Công ty TNHH 1 thành viên là gì?

Công ty TNHH 1 thành viên là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu duy nhất. Chủ sở hữu này chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ đã góp vào công ty. Loại hình này phổ biến cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, có lợi thế về việc thành lập nhanh chóng, quản lý đơn giản và hạn chế rủi ro trách nhiệm pháp lý cho chủ sở hữu.

Điều kiện để đăng ký công ty TNHH 1 thành viên

Công ty TNHH 1 thành viên là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu duy nhất. Để đăng ký thành lập công ty TNHH 1 thành viên, cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo tính hợp pháp và hoạt động hiệu quả.

Điều kiện về chủ thể

Một trong những điều kiện tiên quyết để thành lập công ty TNHH 1 thành viên là về chủ thể thành lập. Chủ sở hữu của công ty có thể là cá nhân hoặc tổ chức có tư cách pháp nhân. Đối với cá nhân, người này phải đủ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của Bộ luật Dân sự. Chủ sở hữu không được thuộc diện các đối tượng bị Nhà nước cấm thành lập doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020 như người mất năng lực hành vi dân sự, người đang trong thời gian bị cấm hành nghề kinh doanh hoặc những người vi phạm nghiêm trọng pháp luật. 

Ngoài ra, công ty TNHH 1 thành viên phải luôn có một người đại diện theo pháp luật, có thể là chính chủ sở hữu hoặc người khác được uỷ quyền, miễn là người đại diện này có đầy đủ năng lực pháp lý và trên 18 tuổi. Điều này đảm bảo tính pháp lý rõ ràng cho doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Điều kiện về tên công ty

Tên công ty TNHH 1 thành viên phải được đặt theo nguyên tắc rõ ràng và tuân thủ quy định pháp luật về đặt tên doanh nghiệp. Cụ thể, tên công ty phải bao gồm hai thành tố: Loại hình doanh nghiệp và tên riêng, không được gây nhầm lẫn hoặc trùng với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên toàn quốc. 

Tên công ty phải được viết bằng tiếng Việt có thể kèm theo tên viết tắt hoặc phiên âm tiếng nước ngoài nhưng không được phép sử dụng các từ ngữ cấm, từ ngữ mang tính quảng cáo sai sự thật hoặc vi phạm thuần phong mỹ tục. Lựa chọn tên công ty đúng chuẩn góp phần tăng uy tín và tạo sự thuận lợi trong giao dịch kinh doanh, đồng thời tránh các rủi ro bị từ chối khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Điều kiện về trụ sở chính

Một công ty TNHH 1 thành viên phải có trụ sở chính để hoạt động kinh doanh hợp pháp. Trụ sở này cần phải là địa chỉ rõ ràng, thuộc quyền sử dụng hợp pháp của công ty hoặc chủ sở hữu. Địa chỉ trụ sở phải nằm trong phạm vi lãnh thổ của Việt Nam và phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng như hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc bằng chứng khác có giá trị pháp lý. Việc cung cấp địa chỉ trụ sở chính hợp lệ là điều kiện bắt buộc để cơ quan đăng ký doanh nghiệp kiểm tra và xác minh tính chân thực của doanh nghiệp, đồng thời là nơi liên lạc chính thức trong các thủ tục hành chính, thuế vụ và pháp lý khác.

Điều kiện về ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH 1 thành viên phải phù hợp với quy định pháp luật hiện hành, không thuộc danh mục ngành nghề cấm đầu tư hoặc kinh doanh tại Việt Nam. Chủ sở hữu có thể đăng ký một hoặc nhiều ngành nghề tùy theo khả năng, nhu cầu và kế hoạch phát triển của công ty.

Một số ngành nghề đặc thù, ví dụ như đầu tư tài chính, bảo hiểm, kinh doanh thiết bị y tế, giáo dục hay vận tải, sẽ có yêu cầu điều kiện bổ sung hoặc phải có giấy phép kinh doanh riêng biệt (giấy phép con). Việc đăng ký ngành nghề đúng và chi tiết không chỉ giúp công ty mở rộng phạm vi hoạt động mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh sai sót trong quá trình hoạt động.

Điều kiện về vốn điều lệ

Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do chủ sở hữu cam kết góp và ghi trong điều lệ công ty. Đây là một trong những điều kiện quan trọng khi đăng ký công ty TNHH 1 thành viên. Vốn điều lệ phải được ghi rõ ràng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và phản ánh khả năng tài chính của công ty. Luật Doanh nghiệp Việt Nam không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu chung đối với các ngành nghề kinh doanh thông thường, tuy nhiên, một số ngành nghề có quy định mức vốn pháp định tối thiểu mà doanh nghiệp phải đáp ứng. 

Chủ sở hữu phải góp đủ vốn điều lệ đã đăng ký trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc trong thời hạn khác theo quy định điều lệ công ty. Vốn điều lệ không chỉ thể hiện năng lực tài chính mà còn tạo lòng tin với khách hàng, đối tác về sự ổn định và minh bạch trong kinh doanh của công ty.

Hồ sơ đăng ký công ty TNHH 1 thành viên

Khi quyết định thành lập công ty TNHH 1 thành viên, việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký đầy đủ và chính xác là bước quan trọng giúp quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi và nhanh chóng. Hồ sơ đăng ký công ty TNHH 1 thành viên bao gồm các giấy tờ cơ bản được quy định rõ ràng để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong việc thành lập doanh nghiệp.

Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty TNHH 1 thành viên

Giấy đề nghị đăng ký là biểu mẫu chính thức quy định bởi cơ quan đăng ký kinh doanh, thường sử dụng theo Phụ lục I-2 ban hành kèm Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT. Trên mẫu đơn này, người đăng ký sẽ khai báo đầy đủ các thông tin quan trọng bao gồm: tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh dự kiến, vốn điều lệ, thông tin về chủ sở hữu và người đại diện theo pháp luật, cũng như các cam kết pháp lý khác. Việc hoàn thiện chính xác giấy đề nghị là bước khởi đầu để cơ quan đăng ký có thể thẩm định hồ sơ nhanh chóng và chính xác. Mẫu giấy đề nghị phải có chữ ký của chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Điều lệ công ty TNHH 1 thành viên

Điều lệ công ty là văn bản pháp lý quan trọng dành riêng cho từng công ty TNHH 1 thành viên. Nội dung điều lệ bao gồm các quy định về tổ chức hoạt động, quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật, cơ cấu quản lý nội bộ, phương thức góp vốn, chia lợi nhuận, xử lý tranh chấp và các quy định khác về hoạt động doanh nghiệp.

Điều lệ phải tuân thủ đầy đủ các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và do chủ sở hữu và người đại diện theo pháp luật ký xác nhận. Nếu chủ sở hữu và người đại diện khác nhau, điều lệ phải có chữ ký của cả hai người. Điều lệ này là căn cứ pháp lý để công ty hoạt động ổn định, đồng thời là cơ sở cho các đối tác, cơ quan quản lý nhà nước tham khảo.

Bản sao giấy tờ pháp lý chứng minh cá nhân hoặc tổ chức là chủ sở hữu

• Đối với chủ sở hữu là cá nhân: Cần cung cấp bản sao có công chứng hoặc chứng thực giấy tờ tùy thân còn hiệu lực như Chứng minh nhân dân (CMND), Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu. Việc này nhằm xác minh danh tính và trách nhiệm của cá nhân chủ sở hữu doanh nghiệp.
• Đối với chủ sở hữu là tổ chức: Cần nộp bản sao hợp lệ các giấy tờ pháp lý của tổ chức như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương chứng minh tư cách pháp nhân của tổ chức đó kèm theo giấy tờ cá nhân của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp tổ chức là nhà đầu tư nước ngoài, các giấy tờ này bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định quốc tế để đảm bảo tính pháp lý.

Danh sách người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền

Trong trường hợp chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên là một tổ chức (không phải cá nhân), phải nộp danh sách người có quyền đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền đại diện cho công ty. Danh sách này cần rõ ràng, bao gồm các thông tin cá nhân cơ bản như họ tên, chức vụ, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước, ngày cấp, nơi cấp giấy tờ tùy thân của người đại diện hoặc người được ủy quyền. Trong trường hợp ủy quyền, cần kèm theo văn bản ủy quyền chính thức, được lập đúng pháp luật.

Giấy ủy quyền (nếu có)

Không phải lúc nào người nộp hồ sơ đăng ký cũng chính là người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp. Trường hợp này, người nộp hồ sơ cần có giấy ủy quyền hợp lệ từ chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật được công chứng hoặc chứng thực theo đúng quy định pháp luật. Giấy ủy quyền phải ghi rõ phạm vi thực hiện việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các giao dịch pháp lý liên quan. Việc này đảm bảo hồ sơ được nộp đúng người có thẩm quyền theo quy định tránh các tranh chấp không cần thiết về mặt pháp lý.

Quy trình đăng ký công ty TNHH 1 thành viên

Đăng ký thành lập công ty TNHH 1 thành viên là bước quan trọng giúp doanh nghiệp chính thức hoạt động theo quy định pháp luật. Quy trình này bao gồm nhiều bước với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và nộp hồ sơ hợp lệ để được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước thủ tục đăng ký công ty TNHH 1 thành viên mới nhất năm 2025.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Trước tiên, chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký, gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu chuẩn của cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Điều lệ công ty TNHH 1 thành viên, quy định rõ cách thức quản lý và hoạt động của công ty.
• Danh sách chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao giấy tờ pháp lý chứng minh tư cách chủ sở hữu (Chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc giấy tờ của tổ chức nếu là chủ sở hữu tổ chức).
• Hồ sơ bổ sung nếu có nhà đầu tư nước ngoài hoặc ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
• Giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ chuẩn bị sẽ được nộp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính. Có thể nộp hồ sơ bằng các hình thức:

• Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính.
• Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Các phương thức này đều có hiệu lực pháp lý và người đăng ký có thể lựa chọn cách thuận tiện nhất.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét. Nếu hồ sơ chưa đủ hoặc có sai sót, cơ quan sẽ thông báo chi tiết để người đăng ký chỉnh sửa, bổ sung. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, trong cùng thời gian, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được cấp, chính thức xác nhận sự tồn tại pháp lý của công ty TNHH 1 thành viên.

Bước 4: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Sau khi được cấp giấy chứng nhận, doanh nghiệp phải thực hiện đăng bố cáo thành lập công ty trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn quy định. Việc công bố này giúp thông tin doanh nghiệp được công khai minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch và hợp tác kinh doanh.

Bước 5: Thực hiện các thủ tục sau thành lập

Sau khi đăng ký thành công, công ty cần hoàn tất các thủ tục sau để chính thức hoạt động:

• Khắc con dấu doanh nghiệp theo quy định mới.
• Mở tài khoản ngân hàng công ty và thông báo số tài khoản với cơ quan thuế.
• Đăng ký thuế, làm thủ tục kê khai thuế môn bài và các loại thuế khác.
• Đăng ký đặt in hoặc sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo với cơ quan thuế.
• Thực hiện các thủ tục pháp lý khác liên quan đến ngành nghề kinh doanh đặc thù (nếu có).

Lưu ý quan trọng khi đăng ký công ty TNHH 1 thành viên

Đăng ký thành lập công ty TNHH 1 thành viên là bước đầu tiên quan trọng giúp doanh nghiệp chính thức hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Để tránh sai sót, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và đảm bảo hiệu quả pháp lý, các nhà đầu tư và chủ doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng trong quá trình đăng ký. Dưới đây là những lưu ý cần biết khi đăng ký công ty TNHH 1 thành viên.

Chọn tên công ty phù hợp và tuân thủ quy định pháp luật

Tên công ty không chỉ đại diện cho thương hiệu mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch trong kinh doanh. Tên công ty TNHH 1 thành viên phải tuân thủ nguyên tắc: bao gồm loại hình doanh nghiệp, theo sau là tên riêng, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trên toàn quốc. Chủ doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tên dự kiến qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ để tránh bị trả lại do trùng hoặc không hợp lệ.

Đảm bảo chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH 1 thành viên phải đầy đủ các giấy tờ như giấy đề nghị đăng ký, điều lệ công ty, bảng danh sách chủ sở hữu, bản sao giấy tờ cá nhân hoặc tổ chức chủ sở hữu, v.v. Việc thiếu hoặc sai sót trong hồ sơ sẽ khiến thời gian xử lý kéo dài do phải bổ sung, chỉnh sửa. Chủ sở hữu cần đặc biệt chú ý đến giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý và điều lệ công ty phù hợp quy định mới nhất.

Lưu ý về vốn điều lệ và góp vốn đúng hạn

Chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên cần đăng ký mức vốn điều lệ phù hợp với quy mô và ngành nghề kinh doanh. Vốn điều lệ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế môn bài và uy tín công ty trên thị trường. Luật Đầu tư và Doanh nghiệp quy định, chủ sở hữu phải góp đủ vốn điều lệ đã đăng ký trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp không góp đủ hoặc không đúng loại tài sản cam kết sẽ bị xử lý theo pháp luật.

Lựa chọn người đại diện theo pháp luật phù hợp

Người đại diện theo pháp luật có vai trò quan trọng trong việc giao dịch, ký kết hợp đồng và chịu trách nhiệm trước pháp luật của công ty. Chủ sở hữu nên lựa chọn người đại diện có đủ năng lực hành vi dân sự, có kinh nghiệm quản lý và hiểu rõ các quy định pháp luật để tránh rủi ro trong hoạt động kinh doanh.

Chọn địa chỉ trụ sở chính hợp pháp và rõ ràng

Địa chỉ trụ sở chính cần đảm bảo hợp pháp, thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của công ty hoặc chủ sở hữu. Trụ sở phải đảm bảo tiện ích cho hoạt động kinh doanh, không được đặt tại các địa điểm bị cấm như chung cư không cho phép hoạt động kinh doanh. Việc chọn địa chỉ trụ sở rõ ràng giúp thuận tiện trong việc giao dịch, nhận thông báo từ cơ quan Nhà nước cũng như tạo lòng tin với khách hàng.

Đăng ký ngành nghề kinh doanh đúng quy định

Ngành nghề đăng ký cần phù hợp với lĩnh vực công ty dự kiến hoạt động, tránh đăng ký quá nhiều hoặc sai ngành nghề làm rối loạn hồ sơ. Một số ngành nghề có điều kiện như tài chính, y tế, giáo dục cần tuân thủ các quy định riêng biệt và có thể phải xin giấy phép bổ sung trước khi kinh doanh.

Kết luận

Đăng ký công ty TNHH 1 thành viên là bước đi thông minh cho cá nhân hoặc tổ chức muốn khởi nghiệp nhanh chóng và dễ dàng quản lý. Chỉ cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nắm rõ quy trình và tuân thủ đúng quy định pháp luật, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong quá trình đăng ký. Nếu bạn muốn đơn giản hóa thủ tục, có thể tìm đến dịch vụ thành lập công ty trọn gói của Kế toán Minh Tâm để được hỗ trợ nhanh chóng và đúng chuẩn.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn

>>Xem thêm: 

• Khám phá top 6 kinh nghiệm mở công ty riêng bạn cần lưu ý 
• Hướng dẫn chi tiết thủ tục thành lập hợp tác xã từ A-Z cho bạn
• Tìm hiểu điều kiện mở công ty môi giới bất động sản mới nhất 2025 
• Mở công ty cần bao nhiêu tiền? Khám phá chi phí chi tiết từ A-Z 
• Thủ tục thành lập công ty bảo vệ chi tiết mới nhất nên nắm bắt