Thành lập hợp tác xã là một lựa chọn phù hợp cho những cá nhân, hộ gia đình hoặc tổ chức mong muốn cùng nhau hợp tác, hỗ trợ sản xuất hiệu quả kinh tế và lợi ích xã viên. Tuy nhiên, để quá trình đăng ký HTX diễn ra nhanh chóng, đúng quy định pháp luật, bạn cần nắm rõ thủ tục chi tiết. Bài viết sau Kế toán Tâm Minh sẽ hướng dẫn từ A-Z thủ tục thành lập hợp tác xã mới nhất.
Khái niệm hợp tác xã là gì?
Hợp tác xã là tổ chức có tư cách pháp nhân do ít nhất 05 thành viên chính thức tự nguyện thành lập, hợp tác tương trợ trong sản xuất, kinh doanh, tạo việc làm nhằm đáp ứng nhu cầu chung về kinh tế, văn hóa, xã hội của thành viên, góp phần xây dựng cộng đồng xã hội phát triển bền vững; thực hiện quản trị tự chủ, tự chịu trách nhiệm, bình đẳng và dân chủ.
Điều kiện thành lập hợp tác xã
Để thành lập một hợp tác xã đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp và các thành viên cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Luật Hợp tác xã 2023 và các văn bản hướng dẫn mới nhất. Dưới đây sẽ điểm qua những điều kiện cơ bản cần thiết khi thành lập hợp tác xã.
Có tối thiểu 07 thành viên hợp tác xã
Theo quy định, hợp tác xã phải có ít nhất 07 thành viên trở lên, bao gồm cá nhân, hộ gia đình hoặc tổ chức kinh tế có đủ điều kiện trở thành thành viên. Các thành viên phải tự nguyện liên kết, hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Việc đảm bảo số lượng thành viên tối thiểu giúp nâng cao hiệu quả quản lý, hoạt động của hợp tác xã đồng thời phát huy tính tập thể trong mô hình kinh doanh.
Điều lệ hợp tác xã được thông qua tại Đại hội thành lập
Điều lệ hợp tác xã là bộ quy tắc nội bộ do các thành viên sáng lập soạn thảo và thông qua tại Đại hội thành lập. Điều lệ quy định chi tiết cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của thành viên, phương thức quản lý vận hành hợp tác xã. Việc xây dựng và thông qua điều lệ đảm bảo hợp tác xã vận hành minh bạch, công bằng và phù hợp với quy định pháp luật, góp phần tạo niềm tin và sự đồng thuận trong hoạt động chung.
Có phương án sản xuất – kinh doanh khả thi
Khi đăng ký thành lập, hợp tác xã phải xây dựng và trình bày được phương án sản xuất – kinh doanh cụ thể, khả thi, nhằm chứng minh hợp tác xã có kế hoạch hoạt động hiệu quả, bền vững. Phương án này cam kết định hướng phát triển, khả năng huy động nguồn lực và tạo ra giá trị kinh tế, xã hội, đồng thời được cơ quan chức năng đánh giá trước khi cấp giấy phép hoạt động.
Có trụ sở chính hợp pháp
Hợp tác xã cần có địa điểm trụ sở chính hợp pháp, có quyền sử dụng đất đai, nhà cửa để làm nơi tổ chức hoạt động và giao dịch. Trụ sở phải được chứng minh thông qua giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê hoặc các giấy tờ hợp pháp khác theo quy định.Trụ sở chính giúp hợp tác xã xác định vị trí kinh doanh chính thức, nâng cao uy tín với khách hàng và đối tác, cũng như thuận lợi trong quản lý, đăng ký kinh doanh.
Ngành nghề đăng ký kinh doanh không thuộc danh mục cấm
Hợp tác xã chỉ được phép kinh doanh các ngành nghề hợp pháp, không nằm trong danh mục ngành nghề cấm đầu tư, kinh doanh theo quy định của Nhà nước. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ để tránh đăng ký các ngành nghề bị cấm hoặc có điều kiện đặc biệt mà chưa đáp ứng. Việc tuân thủ điều này sẽ giúp hợp tác xã không bị từ chối cấp phép hoặc bị xử phạt vi phạm pháp luật trong quá trình hoạt động.
Hồ sơ thành lập hợp tác xã
Thành lập hợp tác xã là bước quan trọng nhằm tạo lập mô hình kinh tế tập thể phát triển bền vững, hỗ trợ thành viên cùng nhau phát triển sản xuất kinh doanh. Để đảm bảo thủ tục hợp pháp và nhanh chóng được cấp giấy chứng nhận đăng ký, các cá nhân, tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Sau đây sẽ cung cấp chi tiết hồ sơ thành lập hợp tác xã.
- Giấy đề nghị đăng ký thành lập hợp tác xã (theo mẫu quy định).
- Điều lệ hợp tác xã.
- Nghị quyết của hội nghị thành lập hợp tác xã.
- Danh sách thành viên chính thức, thành viên liên kết góp vốn.
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật và thành viên.
- Các tài liệu liên quan khác nếu có như giấy chứng nhận đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài.
Quy trình thủ tục thành lập hợp tác xã chi tiết
Thành lập hợp tác xã là bước quan trọng để xây dựng mô hình kinh tế tập thể bền vững, góp phần phát triển kinh tế địa phương. Việc nắm rõ và thực hiện theo đúng quy trình thủ tục giúp các cá nhân, tổ chức dễ dàng đăng ký, quản lý hợp tác xã hiệu quả và hợp pháp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước trong quy trình thành lập hợp tác xã năm 2025.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Ở bước đầu tiên, người đại diện hợp pháp của hợp tác xã hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định pháp luật. Hồ sơ này bao gồm Giấy đề nghị đăng ký thành lập hợp tác xã theo mẫu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Điều lệ hợp tác xã được các thành viên sáng lập thông qua tại hội nghị thành lập, nghị quyết hội nghị thành lập hợp tác xã, danh sách thành viên chính thức kèm theo tỷ lệ vốn góp cũng như các giấy tờ chứng minh nhân thân của từng thành viên và người đại diện hợp pháp.
Nếu có thành viên là nhà đầu tư nước ngoài thì cần bổ sung giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định. Ngoài ra, người nộp hồ sơ cần chuẩn bị phương án kinh doanh cụ thể, rõ ràng để chứng minh khả năng hoạt động của hợp tác xã. Việc chuẩn bị kỹ càng, chuẩn xác hồ sơ sẽ giúp quy trình đăng ký được thuận lợi, hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký
Sau khi hoàn thiện bộ hồ sơ, người đại diện hoặc người được ủy quyền tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp huyện, nơi hợp tác xã đăng ký đặt trụ sở chính. Hiện nay, thủ tục này có thể được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau để bảo đảm thuận tiện cho người đăng ký: có thể nộp trực tiếp đến bộ phận một cửa, gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính hoặc đăng ký trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp điện tử.
Khi lựa chọn phương thức nộp online, người đăng ký cần có tài khoản và đảm bảo gửi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo hướng dẫn để không gặp vướng mắc về mặt kỹ thuật hay hồ sơ thiếu sót.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra sự hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ đáp ứng yêu cầu. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã chính thức, xác nhận hợp pháp tư cách pháp nhân cho hợp tác xã. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc thiếu sót, cơ quan đăng ký sẽ thông báo bằng văn bản để người nộp hồ sơ thực hiện chỉnh sửa, bổ sung. Nếu hồ sơ bị từ chối cấp giấy chứng nhận, cơ quan cũng sẽ phải gửi thông báo rõ lý do để người đăng ký biết và khắc phục.
Bước 4: Khắc dấu, đăng ký mã số thuế và mở tài khoản ngân hàng
Ngay sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, hợp tác xã cần tiến hành các thủ tục tiếp theo để đi vào hoạt động pháp lý hoàn chỉnh. Trước hết, hợp tác xã khắc con dấu pháp nhân và thông báo công khai mẫu dấu này đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.
Đồng thời, hợp tác xã làm thủ tục đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế nơi đặt trụ sở, đây là thủ tục bắt buộc để hợp tác xã có thể thực hiện việc kê khai thuế, nộp thuế và hóa đơn. Một bước quan trọng khác là mở tài khoản ngân hàng chính thức phục vụ cho các giao dịch tài chính, thanh toán trong hoạt động kinh doanh của hợp tác xã. Việc hoàn thiện các thủ tục này sẽ tạo điều kiện thuận lợi và hợp pháp cho hợp tác xã trong quá trình quản lý tài chính và vận hành kinh doanh.
Bước 5: Tổ chức hoạt động chính thức
Sau khi hoàn thành tất cả các thủ tục pháp lý cấp thiết, hợp tác xã chính thức đi vào hoạt động theo phạm vi ngành nghề đã đăng ký trong Điều lệ. Hợp tác xã cần tổ chức các hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với mục tiêu đã đề ra đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành. Ngoài ra, hợp tác xã phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ pháp lý liên quan đến quá trình thành lập và hoạt động, sẵn sàng để xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc tổ chức hoạt động minh bạch, có hồ sơ pháp lý đầy đủ giúp hợp tác xã vận hành ổn định và tạo niềm tin với thành viên và các đối tác liên quan.
Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục thành lập hợp tác xã
Việc thực hiện thủ tục thành lập hợp tác xã đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định mới nhất của pháp luật để bảo đảm hồ sơ hợp lệ, quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà cá nhân, tổ chức cần ghi nhớ để tránh bị từ chối hoặc trả lại hồ sơ đăng ký.
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác
Một trong những lưu ý đầu tiên là phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký hợp tác xã đầy đủ, chính xác và đúng theo mẫu quy định. Hồ sơ bao gồm giấy đề nghị đăng ký hợp tác xã, điều lệ hợp tác xã, nghị quyết của hội nghị thành lập, danh sách thành viên chính thức kèm theo tỷ lệ vốn góp, bản sao giấy tờ tùy thân và các tài liệu khác có liên quan.
Việc kê khai sai thông tin, thiếu giấy tờ hoặc không tuân thủ mẫu biểu có thể dẫn đến việc hồ sơ bị cơ quan đăng ký trả lại hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần, làm chậm trễ tiến trình thành lập. Vì vậy, người chuẩn bị hồ sơ nên đọc kỹ hướng dẫn, tham khảo mẫu hồ sơ mới nhất và nếu cần thiết có thể nhờ tư vấn của luật sư hoặc chuyên gia trong lĩnh vực để đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ lần đầu tiên.
Kiểm tra tên hợp tác xã và ngành nghề kinh doanh
Trước khi nộp hồ sơ, cần kiểm tra kỹ tên hợp tác xã dự định đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức đã đăng ký trước đó. Tên hợp tác xã phải tuân thủ các quy định về đặt tên, không được chứa các từ ngữ bị cấm hoặc thuộc phạm vi cơ quan Nhà nước, nếu không sẽ bị từ chối cấp giấy chứng nhận.
Ngoài ra, ngành nghề kinh doanh của hợp tác xã cần phù hợp với quy định pháp luật và không thuộc danh mục ngành nghề cấm hoặc có điều kiện đặc biệt. Việc chuẩn bị kỹ càng phần này không chỉ giúp hồ sơ được chấp nhận mà còn tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động sau này.
Lựa chọn người đại diện hợp pháp có năng lực và đủ điều kiện
Người đại diện hợp pháp của hợp tác xã là người chịu trách nhiệm ký kết các giao dịch, đối ngoại và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Do vậy, khi thực hiện thủ tục đăng ký, cần lựa chọn người đại diện có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc các trường hợp bị cấm theo luật hiện hành và có khả năng quản lý tốt. Sai sót trong việc đăng ký người đại diện có thể dẫn đến nhiều vấn đề rắc rối về sau, từ việc đại diện ký hợp đồng đến tranh chấp pháp lý nội bộ hoặc bên ngoài. Đồng thời, hồ sơ cũng cần cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh nhân thân của người đại diện theo quy định.
Thời gian xử lý hồ sơ và các bước tiếp theo
Theo quy định, cơ quan đăng ký kinh doanh có thời hạn 3 ngày làm việc để xem xét và cấp giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã khi nhận được hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ có thiếu sót hoặc không đúng quy định, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản để người nộp hồ sơ chỉnh sửa, bổ sung. Vì vậy, cần theo dõi sát sao tiến trình xử lý hồ sơ và phản hồi nhanh chóng khi cơ quan đăng ký yêu cầu bổ sung thông tin hoặc tài liệu nhằm tránh trì hoãn. Sau khi được cấp giấy chứng nhận, hợp tác xã cần tiến hành các thủ tục khắc dấu, đăng ký mã số thuế và mở tài khoản ngân hàng ngay để đảm bảo hợp tác xã có thể hoạt động hợp pháp và hiệu quả.
Tuân thủ các quy định về phí và lệ phí đăng ký
Thủ tục đăng ký thành lập hợp tác xã cũng đi kèm với các khoản phí, lệ phí theo quy định hiện hành. Người làm thủ tục cần chuẩn bị và nộp đầy đủ các khoản phí này để không ảnh hưởng đến quá trình cấp giấy chứng nhận. Cần lưu ý rằng lệ phí đăng ký kinh doanh đã nộp sẽ không được hoàn trả nếu hồ sơ đăng ký bị từ chối. Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ kỹ càng và bám sát quy định sẽ giúp giảm thiểu các rủi ro tài chính không cần thiết.
Lưu ý về sử dụng đất đai và trụ sở hợp tác xã
Nếu hợp tác xã có đăng ký trụ sở chính tại một địa điểm cụ thể, cần đảm bảo việc sử dụng đất đai hợp pháp và đúng quy định của Luật Đất đai hiện hành, tránh trường hợp đăng ký trụ sở tại địa điểm không hợp pháp sẽ gây khó khăn cho hoạt động sau này. Trụ sở chính phải có địa chỉ rõ ràng, dễ xác định để thuận tiện cho việc giao dịch, kiểm tra của các cơ quan chức năng. Đối với hợp tác xã hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, nông nghiệp, nên tận dụng chính sách ưu đãi như xin cấp hoặc thuê đất ưu đãi từ Nhà nước nhằm tối ưu hóa nguồn lực.
Kết luận
Thành lập hợp tác xã là giải pháp hiệu quả để các thành viên cùng nhau phát triển sản xuất, kinh doanh bền vững. Tuy thủ tục không quá phức tạp, nhưng bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ đúng quy định pháp luật để quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, có thể sử dụng dịch vụ thành lập hợp tác xã trọn gói từ Kế toán Tâm Minh để được hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, nộp và nhận kết quả nhanh chóng.
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
- CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
- CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
- Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
- Email: ketoantamminh@gmail.com
- Website: www.ketoantamminh.vn
>>Xem thêm:
- Tìm hiểu tất tần tật thủ tục thành lập công ty vận tải năm 2025
- Thành lập công ty như thế nào để đảm bảo đúng luật không sai sót?
- Điều kiện, hồ sơ chi tiết thành lập trung tâm bồi dưỡng văn hóa
- Top 7 bước cách thành lập công ty nhỏ thành công và tránh sai sót
- Khám phá top 6 kinh nghiệm mở công ty riêng bạn cần lưu ý
KẾ TOÁN TÂM MINH Với nhiều năm đồng hành phát triển với các doanh nghiệp, Tâm Minh luôn cố gắng mang lại cho khách hàng trải nghiệm chất lượng dịch vụ tốt nhất với: Giải pháp tối ưu - Tiết kiệm chi phí - Minh bạch thông tin – Chuyên môn đảm bảo.