Thủ tục thành lập doanh nghiệp mới nhất: Hướng dẫn từ A-Z

Việc thành lập doanh nghiệp là bước khởi đầu quan trọng để hiện thực hóa ý tưởng kinh doanh và khẳng định vị thế pháp lý trên thị trường. Tuy nhiên, không ít người gặp khó khăn trong việc nắm bắt quy trình và thủ tục pháp lý. Bài viết dưới đây Kế toán Tâm Minh sẽ giúp bạn hiểu rõ thủ tục thành lập doanh nghiệp mới nhất để khởi nghiệp thuận lợi và đúng luật.

Chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp hợp lệ 

Thủ tục thành lập doanh nghiệp bắt đầu bằng việc hoàn thiện và chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật Việt Nam. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác và đầy đủ về mặt pháp lý để đảm bảo hồ sơ được chấp nhận và doanh nghiệp nhanh chóng đi vào hoạt động.

Thành phần hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký sẽ có một số điểm khác biệt. Tuy nhiên, những giấy tờ cơ bản cần chuẩn bị bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Đây là văn bản mà người thành lập doanh nghiệp cung cấp các thông tin cơ bản về doanh nghiệp như tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, người đại diện pháp luật… 
• Điều lệ công ty: Giấy tờ này áp dụng cho các loại hình công ty TNHH (trách nhiệm hữu hạn) và công ty cổ phần. Điều lệ công ty là bộ quy tắc nội bộ, điều chỉnh các quan hệ giữa các thành viên, cổ đông và cách thức quản lý, điều hành doanh nghiệp. 
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập: Bao gồm danh sách đầy đủ các thành viên công ty TNHH hoặc cổ đông sáng lập công ty cổ phần, kèm theo bản sao công chứng chứng minh nhân dân (CMND), căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu của từng thành viên/cổ đông. 
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm trụ sở doanh nghiệp: Thông thường là hợp đồng thuê nhà, hợp đồng thuê văn phòng hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, đất nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 
• Văn bản ủy quyền: Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì cần có giấy ủy quyền hợp pháp từ người đại diện này, cho phép cá nhân hoặc tổ chức khác thay mặt làm thủ tục hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ

• Tất cả các giấy tờ công chứng phải còn hiệu lực và chính xác thông tin.
• Điền đầy đủ và đúng mẫu biểu theo quy định; tránh để sai sót gây chậm trễ.
• Chuẩn bị bản sao và bản gốc để tiện đối chiếu khi nộp hồ sơ.
• Hồ sơ đầy đủ và hợp lệ sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mở ra bước phát triển kinh doanh.

Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Sau khi hoàn thiện bộ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp đầy đủ và hợp lệ, bước tiếp theo là tiến hành nộp hồ sơ để được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Hiện nay, bạn có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ phổ biến như sau:

Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến

Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

) là kênh chính thức để người thành lập doanh nghiệp có thể đăng ký trực tuyến một cách nhanh chóng, thuận tiện và chính xác. Hình thức này có nhiều ưu điểm như:

• Tiết kiệm thời gian, không cần di chuyển đến cơ quan hành chính.
• Theo dõi được tình trạng xử lý hồ sơ trực tiếp trên hệ thống.
• Giảm thiểu sai sót nhờ các bước hướng dẫn và kiểm tra hợp lệ hồ sơ trên phần mềm.
• Có thể nộp hồ sơ 24/7, linh hoạt giờ giấc.

Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tiếp

Nếu bạn lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp, hãy đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính. Tại đây, bạn nộp bộ hồ sơ giấy và nhận biên nhận để theo dõi. Đây là phương thức truyền thống, vẫn được áp dụng rộng rãi, đặc biệt với những doanh nghiệp hoặc cá nhân chưa quen với các kênh số.

Thời gian xử lý và phản hồi hồ sơ đăng ký

Theo quy định hiện hành, thời gian xử lý và phản hồi hồ sơ đăng ký thành lập [công ty cổ phần] thường dao động trong khoảng từ 3 đến 5 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký doanh nghiệp nhận đủ và hợp lệ hồ sơ. Trong thời gian này, cơ quan đăng ký sẽ tiến hành xem xét toàn bộ hồ sơ để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các thông tin, giấy tờ do người đăng ký cung cấp.

Những kết quả có thể xảy ra trong quá trình xử lý hồ sơ:

• Chấp nhận hồ sơ thành lập doanh nghiệp: Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung, giấy tờ và quy định pháp luật, cơ quan đăng ký sẽ cấp [Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp]. Đây chính là văn bản pháp lý xác nhận doanh nghiệp được thành lập hợp pháp và có quyền hoạt động theo các ngành nghề, phạm vi đã đăng ký.
• Yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi hồ sơ: Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc thiếu sót, cơ quan đăng ký sẽ gửi thông báo yêu cầu người đăng ký bổ sung, chỉnh sửa các thông tin hoặc tài liệu cần thiết. Người thành lập doanh nghiệp cần phản hồi và hoàn thiện hồ sơ kịp thời trong thời gian quy định để tránh làm chậm trễ quá trình cấp giấy phép.

Yếu tố ảnh hưởng đến thời gian xử lý:

• Tính đầy đủ và đúng quy định của hồ sơ: Hồ sơ chỉ được xem xét nhanh nếu được chuẩn bị và nộp đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo quy định. Bất kỳ sai sót hoặc thiếu sót nào đều có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, yêu cầu chỉnh sửa, tạo thêm thời gian chờ xử lý.
• Hình thức nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ đăng ký online qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn) giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm bước di chuyển và in ấn giấy tờ so với nộp hồ sơ trực tiếp.
• Loại hình doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh: Một số ngành nghề có điều kiện hoặc công ty thành lập có yếu tố nước ngoài có thể mất thêm thời gian chờ xét duyệt và xử lý.

Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản pháp lý quan trọng do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp, chứng nhận doanh nghiệp chính thức được thành lập và có quyền hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Khi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của bạn được cơ quan có thẩm quyền xác nhận hợp lệ, bạn sẽ nhận được GCNĐKDN.

Nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gồm các thông tin sau:

• Tên doanh nghiệp: Đây là tên chính thức mà doanh nghiệp đăng ký sử dụng trong mọi giao dịch pháp lý.
• Mã số doanh nghiệp: Đồng thời là mã số thuế của doanh nghiệp, là định danh duy nhất trên hệ thống thuế và các cơ quan quản lý.
• Địa chỉ trụ sở chính: Địa chỉ hoạt động chính của doanh nghiệp đã đăng ký.
• Vốn điều lệ: Số vốn mà các thành viên hoặc cổ đông cam kết góp để thành lập công ty.
• Người đại diện pháp luật: Thông tin về người có quyền đại diện pháp luật cho doanh nghiệp như họ tên, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ liên lạc, quốc tịch…

Khi nhận GCNĐKDN, bạn cần kiểm tra kỹ tất cả các thông tin trên giấy để phát hiện kịp thời những sai sót nếu có, vì việc chỉnh sửa sau này có thể tốn nhiều thời gian và chi phí hơn. Việc đảm bảo thông tin chính xác ngay từ đầu cũng giúp doanh nghiệp thuận lợi trong các thủ tục hành chính, giao dịch kinh doanh sau này.

Khắc dấu và công bố thông tin doanh nghiệp

Sau khi doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN), bước tiếp theo không thể thiếu là khắc dấu và công bố thông tin doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành. Đây là các bước quan trọng, nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, minh bạch và thể hiện tính chuyên nghiệp trong các giao dịch.

Khắc dấu doanh nghiệp

Khắc dấu tròn pháp nhân là thủ tục bắt buộc sau khi doanh nghiệp đã có GCNĐKDN. Con dấu tròn này thường chứa các thông tin chính như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở. Từ 2021, pháp luật cho phép doanh nghiệp tự quyết định hình dạng, số lượng và nội dung của con dấu, không còn bị bắt buộc khắc dấu theo mẫu cũ nhà nước quy định nhằm tạo thuận lợi cho doanh nghiệp.

Lựa chọn địa điểm khắc dấu

Bạn có thể khắc dấu tại các cơ sở được cấp phép hoạt động đúng quy định của pháp luật. Để đảm bảo chất lượng và tính pháp lý, doanh nghiệp nên chọn những địa chỉ uy tín, sử dụng công nghệ hiện đại để đảm bảo dấu rõ nét, bền đẹp, đúng quy chuẩn.

Thủ tục khắc dấu

• Chuẩn bị hồ sơ gồm bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (có công chứng) và giấy ủy quyền (nếu người nộp không phải là người đại diện pháp luật).
• Nộp hồ sơ tại cơ sở khắc dấu.
• Thời gian thường từ 1-3 ngày làm việc để hoàn tất việc khắc dấu.
• Nhận và kiểm tra kỹ con dấu, đảm bảo các nội dung như tên doanh nghiệp, mã số thuế, hình dạng rõ ràng, đúng chuẩn.

Công bố thông tin doanh nghiệp

Theo quy định mới, doanh nghiệp phải công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp GCNĐKDN. Nội dung công bố bao gồm:

• Tên doanh nghiệp
• Địa chỉ trụ sở chính
• Ngành nghề kinh doanh
• Người đại diện pháp luật
• Các thông tin khác theo quy định pháp luật

Thực hiện thủ tục sau đăng ký

Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký và nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần tiến hành một loạt các thủ tục quan trọng để chính thức hoạt động hợp pháp và hiệu quả. Những bước này không chỉ giúp công ty tuân thủ quy định pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Đây là thủ tục bắt buộc đầu tiên sau đăng ký thành lập. Doanh nghiệp phải mở ít nhất một tài khoản ngân hàng để thực hiện các giao dịch tài chính như nhận tiền, chuyển tiền theo quy định. Sau khi mở tài khoản, công ty sẽ thông báo số tài khoản cho [Sở Kế hoạch và Đầu tư] nơi đăng ký hoạt động nhằm hoàn thiện hồ sơ pháp lý. Tài khoản ngân hàng là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, minh bạch và dễ dàng kiểm soát tài chính trong quá trình hoạt động.

Đăng ký chữ ký số

Chữ ký số là công cụ quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện kê khai, nộp thuế điện tử và giao dịch điện tử với các cơ quan thuế cũng như cơ quan nhà nước khác. Việc đăng ký chữ ký số giúp giảm thiểu thủ tục giấy tờ rườm rà, giảm tương tác trực tiếp, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý thuế. Đây cũng là yêu cầu bắt buộc trong môi trường kinh doanh hiện đại, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số quốc gia.

Đăng ký hóa đơn điện tử

Theo quy định của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để phù hợp với chuyển đổi số trong quản lý thuế. Hồ sơ đăng ký gồm thông tin doanh nghiệp, mẫu hóa đơn và cam kết sử dụng. Hóa đơn điện tử giúp quản lý dễ dàng, chính xác hơn, giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận thuế, đồng thời thuận tiện trong các giao dịch thương mại và lưu trữ hồ sơ.

Khai thuế ban đầu, nộp lệ phí môn bài và đăng ký thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Doanh nghiệp mới thành lập cần tiến hành khai thuế ban đầu, kê khai vốn điều lệ hoặc quy mô kinh doanh để nộp lệ phí môn bài theo đúng quy định. Đồng thời, doanh nghiệp cần đăng ký phương pháp tính thuế GTGT phù hợp như phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp để thực hiện nghĩa vụ thuế chính xác, tránh vi phạm pháp luật thuế và các rủi ro liên quan.

Đặt bảng hiệu doanh nghiệp tại trụ sở chính

Theo quy định, doanh nghiệp phải đặt bảng hiệu tại trụ sở chính với các thông tin cơ bản gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở. Việc này không chỉ giúp đánh dấu sự hiện diện của doanh nghiệp mà còn đảm bảo tính minh bạch, tạo thuận lợi cho các cơ quan quản lý trong công tác thanh tra, kiểm tra cũng như giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tiếp cận doanh nghiệp.

Các thủ tục bổ sung khác

Ngoài các thủ tục trên, doanh nghiệp nên tiến hành khắc con dấu pháp nhân và công bố mẫu dấu theo quy định để sử dụng trong các giao dịch pháp lý. Nếu công ty có thuê nhân viên, cần đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động để tuân thủ luật lao động. Việc thực hiện đầy đủ các thủ tục này giúp doanh nghiệp hoạt động thông suốt và tránh các khoản phạt, xử lý vi phạm.

Kết luận

Thủ tục thành lập doanh nghiệp không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Việc đăng ký đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài. Nếu bạn cần hỗ trợ nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, hãy lựa chọn dịch vụ thành lập doanh nghiệp chuyên nghiệp từ Kế toán Tâm Minh  để được tư vấn tận tình và xử lý trọn gói từ A–Z.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn

>Xem thêm:

• Hồ sơ thành lập công ty cổ phần chi tiết mới nhất hiện nay cần biết
• Khám phá top 5 điều kiện thành lập công ty cổ phần cần đảm bảo
• Khám phá 5 lợi ích khi sử dụng dịch vụ thành lập công ty trọn gói 
• Dịch vụ thành lập doanh nghiệp giá rẻ, hỗ trợ tư vấn pháp lý chi tiết 
• Dịch vụ mở công ty trọn gói chuyên nghiệp đem lại lợi ích nào?