Thành lập công ty cần những gì? Checklist A-Z các điều cần nắm 

Việc thành lập công ty là bước đi quan trọng đầu tiên trên hành trình khởi nghiệp. Tuy nhiên, nhiều cá nhân và tổ chức vẫn còn băn khoăn thành lập công ty cần những gì, hồ sơ ra sao, thủ tục thế nào để đúng luật và tiết kiệm thời gian. Bài viết dưới đây Kế toán Tâm Minh sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện với checklist A-Z đầy đủ nhất.

Loại hình doanh nghiệp

Khi quyết định thành lập doanh nghiệp, bước đầu tiên và quan trọng nhất là lựa chọn loại hình doanh nghiệp thích hợp. Tại Việt Nam hiện nay, có 4 loại hình doanh nghiệp phổ biến. Mỗi loại hình có ưu nhược điểm riêng về vốn, trách nhiệm pháp lý và cơ cấu quản lý khiến việc lựa chọn cần được cân nhắc kỹ càng để phù hợp với mục tiêu kinh doanh và khả năng quản lý của chủ doanh nghiệp.

Công ty TNHH 1 thành viên

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu duy nhất, chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số vốn điều lệ đã góp vào công ty. Ưu điểm nổi bật của loại hình này là quyền kiểm soát tập trung, giúp chủ sở hữu có toàn quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động và chiến lược phát triển công ty mà không phải phụ thuộc vào ý kiến của các thành viên khác. 

Điều này mang lại sự linh hoạt và nhanh chóng trong việc ra quyết định cũng như giảm bớt mâu thuẫn nội bộ, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa có nguồn lực hạn chế. Hơn nữa, công ty TNHH 1 thành viên có tư cách pháp nhân độc lập, giúp tách bạch tài sản công ty và tài sản cá nhân của chủ sở hữu, từ đó giúp hạn chế rủi ro tài chính cá nhân trong trường hợp công ty gặp khó khăn.

Công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Công ty TNHH hai thành viên trở lên là loại hình doanh nghiệp có từ 2 đến tối đa 50 thành viên góp vốn, trong đó mỗi thành viên chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi cổ phần đã góp. Một trong những điểm mạnh của loại hình này là khả năng huy động vốn từ nhiều thành viên góp vốn, giúp tăng khả năng tài chính và mở rộng quy mô hoạt động. Cơ cấu quản lý công ty TNHH 2 thành viên khá linh hoạt với hội đồng thành viên và giám đốc hoặc tổng giám đốc cùng sự phân chia rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên, giúp quản trị công ty hiệu quả hơn. Đây là lựa chọn tối ưu với các nhóm nhà đầu tư muốn cùng nhau góp vốn, chia sẻ quyền lợi và rủi ro.

Công ty cổ phần

Công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, vốn điều lệ được chia thành các phần bằng nhau gọi là cổ phần, và có thể có nhiều cổ đông tham gia góp vốn mà không giới hạn số lượng. Ưu điểm nổi bật nhất của công ty cổ phần là khả năng huy động vốn rộng rãi thông qua phát hành cổ phiếu, trái phiếu hoặc các công cụ tài chính khác.

Việc này giúp công ty có nguồn lực lớn để phát triển, đầu tư mở rộng và tăng trưởng nhanh chóng. Cơ cấu quản lý của công ty cổ phần phức tạp và chặt chẽ với các ban kiểm soát, hội đồng quản trị, đại hội đồng cổ đông và ban giám đốc, đảm bảo sự minh bạch và kiểm soát chéo giữa các bộ phận, phù hợp với quy mô doanh nghiệp lớn và hoạt động đa ngành nghề.

Doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Loại hình này có ưu điểm lớn là thủ tục thành lập và quản lý đơn giản, chi phí thấp và quyền quyết định thuộc hoàn toàn về chủ doanh nghiệp. Điều này phù hợp với các cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ, có quy mô hoạt động hạn chế hoặc những người muốn tự kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình mà không cần góp vốn hay quản lý phức tạp.

Tên công ty

Khi thành lập công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị rất nhiều yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình đăng ký doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và hợp pháp. Một trong những yếu tố then chốt cần lưu ý chính là việc lựa chọn và đặt tên công ty. Tên công ty không chỉ là dấu hiệu nhận diện thương hiệu mà còn phải đáp ứng nghiêm ngặt các quy định của Luật Doanh nghiệp nhằm tránh tình trạng trùng lặp, gây nhầm lẫn hoặc vi phạm các quy định pháp luật hiện hành.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 tên công ty phải gồm hai thành tố chính: “Loại hình doanh nghiệp” (ví dụ: Công ty TNHH, Công ty cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân) và “Tên riêng”. Tên riêng của công ty bắt buộc phải là duy nhất, không được trùng hoặc dễ gây nhầm lẫn với tên của các công ty khác đã đăng ký cùng ngành nghề hoặc địa bàn hoạt động trên toàn quốc. Đây là quy định nhằm bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp, tránh tranh chấp và bảo đảm việc phân biệt doanh nghiệp trên thị trường.

Ngành nghề kinh doanh

Việc xác định đúng ngành nghề kinh doanh là một trong những bước quan trọng, góp phần quyết định sự thuận lợi và phù hợp trong hoạt động kinh doanh cũng như trong quá trình hoàn thiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Để lựa chọn ngành nghề phù hợp, doanh nghiệp nên tham khảo kỹ các mã ngành trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, đồng thời cân nhắc các yếu tố như lĩnh vực kinh doanh chính, khả năng nguồn lực, và các quy định pháp luật liên quan.

Vai trò của ngành nghề kinh doanh trong thành lập công ty

Ngành nghề kinh doanh không chỉ đơn thuần là mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp mà còn là căn cứ để cơ quan quản lý nhà nước phân loại, quản lý và cấp mã ngành thuế cho doanh nghiệp. Việc đăng ký đúng ngành nghề góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc thực hiện các nghĩa vụ thuế, tiếp cận các chính sách hỗ trợ, đồng thời xây dựng uy tín và tính rõ ràng trong quan hệ với đối tác, khách hàng.

Chọn ngành nghề phù hợp và tham khảo mã ngành trong hệ thống ngành kinh tế Việt Nam

Doanh nghiệp khi đăng ký thành lập cần căn cứ vào Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để lựa chọn các mã ngành tương ứng với lĩnh vực kinh doanh mong muốn. Hệ thống mã ngành này được phân chia thành nhiều cấp độ, từ cấp tổng hợp (theo nhóm ngành lớn như nông nghiệp, công nghiệp, dịch vụ) đến các cấp chi tiết hơn phản ánh cụ thể từng hoạt động kinh doanh cụ thể.

Địa chỉ trụ sở chính

Khi tiến hành thành lập công ty, việc xác định địa chỉ trụ sở chính là một trong những bước quan trọng và bắt buộc phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo tính pháp lý, sự ổn định và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Địa chỉ trụ sở chính không chỉ là nơi liên lạc của doanh nghiệp mà còn là căn cứ để cơ quan nhà nước cấp phép, quản lý và giám sát doanh nghiệp theo quy định.

Quy định về địa chỉ trụ sở chính của công ty

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan, địa chỉ trụ sở chính của công ty phải là địa điểm liên lạc rõ ràng, xác định được vị trí trên lãnh thổ Việt Nam, bao gồm số nhà, ngách, hẻm, phố, phường/xã, quận/huyện và tỉnh/thành phố. Địa chỉ này phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp, có thể là nhà riêng, văn phòng làm việc, khu công nghiệp hoặc địa điểm thương mại phù hợp nhưng phải có đầy đủ giấy tờ hợp pháp như hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy phép sử dụng nhà.

Lưu ý khi lựa chọn địa chỉ trụ sở chính

Doanh nghiệp khi chuẩn bị thủ tục thành lập cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Đảm bảo địa chỉ trụ sở chính có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp như hợp đồng thuê nhà, quyền sở hữu nhà hoặc đất theo quy định.
• Tránh sử dụng địa chỉ “ma” hoặc không xác thực vì có thể bị khóa mã số thuế và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
• Trường hợp muốn đặt tại căn hộ đa năng (officetel) hoặc shophouse được phép kinh doanh và có chức năng thương mại, doanh nghiệp cần cung cấp giấy tờ chứng minh rõ ràng, như quyết định phê duyệt dự án, xác nhận của chủ đầu tư hoặc ban quản lý tòa nhà.
• Chuẩn bị thủ tục thông báo hoặc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi, đảm bảo hợp pháp và kịp thời.

Vốn điều lệ

Khi quyết định thành lập công ty, một trong những bước quan trọng không thể bỏ qua là xác định vốn điều lệ phù hợp với kế hoạch kinh doanh và yêu cầu pháp luật. Hiện nay theo quy định mới nhất, doanh nghiệp không bắt buộc phải có mức vốn điều lệ tối thiểu, ngoại trừ những ngành nghề kinh doanh đặc thù yêu cầu vốn pháp định. Lưu ý này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong khâu chuẩn bị vốn ban đầu, tạo điều kiện thuận lợi để khởi nghiệp, nhất là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Vai trò của vốn điều lệ

Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên góp hoặc cam kết góp vào công ty khi thành lập và được ghi trong Điều lệ công ty. Vốn điều lệ thể hiện quy mô, khả năng tài chính cũng như mức độ cam kết của các thành viên với doanh nghiệp. Đây cũng là căn cứ để cơ quan nhà nước cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và xác định trách nhiệm pháp lý của chủ sở hữu đối với nghĩa vụ tài sản của công ty.

Việc không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu giúp doanh nghiệp chủ động đưa ra mức vốn phù hợp với kế hoạch kinh doanh, đảm bảo không gây áp lực tài chính quá lớn trong giai đoạn khởi đầu. Doanh nghiệp có thể đóng góp vốn ngay hoặc theo tiến độ cam kết trong thời gian pháp luật cho phép (thường là trong vòng 90 ngày kể từ ngày thành lập).

Ngành nghề yêu cầu vốn pháp định

Trong khi đó, vốn pháp định là mức vốn tối thiểu bắt buộc doanh nghiệp phải có để được phép kinh doanh ngành nghề nhất định, nhằm đảm bảo năng lực tài chính và bảo vệ quyền lợi của khách hàng, đối tác. Danh sách ngành nghề yêu cầu vốn pháp định được quy định rõ trong Luật Đầu tư 2020 và các văn bản hướng dẫn hiện hành, chủ yếu tập trung ở những lĩnh vực có tính rủi ro cao hoặc phục vụ mục tiêu công cộng.

Người đại diện pháp luật

Khi doanh nghiệp tiến hành thủ tục thành lập công ty, việc xác định người đại diện theo pháp luật là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu. Người đại diện pháp luật là cá nhân đứng ra chịu trách nhiệm đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch pháp lý, bao gồm ký kết hợp đồng, giải quyết tranh chấp và đối thoại với các cơ quan nhà nước. Thông thường, người đại diện theo pháp luật có thể đảm nhận các chức danh như giám đốc, tổng giám đốc hoặc chủ tịch công ty tùy theo cơ cấu tổ chức và điều lệ của công ty.

Vai trò của người đại diện pháp luật trong doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân có quyền và nghĩa vụ đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các giao dịch pháp lý, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hành vi liên quan đến doanh nghiệp. Người này có thể là một hoặc nhiều cá nhân tùy theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được ghi nhận trong điều lệ công ty.

Người đại diện pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các hoạt động kinh doanh của công ty tuân thủ pháp luật và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp trong các giao dịch với bên ngoài. Đồng thời, người đại diện pháp luật cũng là người ký kết các văn bản pháp lý, đại diện doanh nghiệp tham gia tố tụng khi có tranh chấp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nghĩa vụ và quyền lợi của doanh nghiệp.

Các chức danh có thể làm người đại diện pháp luật

• Giám đốc hoặc Tổng giám đốc: Đây là những chức danh phổ biến nhất giữ vai trò người đại diện theo pháp luật, đặc biệt trong các công ty TNHH và công ty cổ phần. Giám đốc hay Tổng giám đốc quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày và chịu trách nhiệm trước công ty cũng như pháp luật về các hoạt động do mình thực hiện.
• Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị: Đối với nhiều công ty cổ phần hoặc công ty TNHH có cơ cấu quản lý phức tạp, Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị cũng có thể đồng thời làm người đại diện theo pháp luật. Họ giữ vai trò chủ trì các cuộc họp, định hướng chiến lược và đại diện quyền lợi cổ đông hoặc thành viên.

Việc lựa chọn người đại diện pháp luật không chỉ dựa trên chức danh mà còn cần xem xét năng lực, uy tín và sẵn sàng chịu trách nhiệm pháp lý trong tất cả các hoạt động của doanh nghiệp.

Kết luận

Việc thành lập công ty cần những gì, điều này không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ hồ sơ, thủ tục và các bước cần làm. Chỉ cần tuân thủ đúng quy định, bạn sẽ nhanh chóng sở hữu doanh nghiệp hợp pháp, sẵn sàng kinh doanh và phát triển. Nếu muốn tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng dịch vụ thành lập công ty trọn gói Kế toán Tâm Minh để được hỗ trợ từ A-Z, đảm bảo nhanh chóng và đúng luật.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn

>>Xem thêm:

• Kinh nghiệm thành lập công ty giáo dục nhanh chóng và tiết kiệm 
• Dịch vụ thành lập công ty Bình Dương nhanh chóng, uy tín
• Dịch vụ đăng ký thành lập công ty chuyên nghiệp, chuẩn pháp lý 
• Top 5 tiêu chí lựa chọn dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại TPHCM 
• Thành lập công ty TNHH 2 thành viên cần những gì? Tìm hiểu