Muốn thành lập công ty cần làm gì? Hướng dẫn thủ tục và hồ sơ

Khởi nghiệp và xây dựng doanh nghiệp riêng là mong muốn của nhiều người. Tuy nhiên, muốn thành lập công ty cần làm gì là câu hỏi khiến không ít cá nhân, tổ chức băn khoăn. Trong bài viết này, Kế toán Tâm Minh sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục, hồ sơ thành lập công ty từ A-Z, giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh sai sót khi bắt đầu kinh doanh.

Thành lập công ty là gì? 

Thành lập công ty là quá trình mà cá nhân hoặc tổ chức muốn kinh doanh thực hiện các thủ tục pháp lý và đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm xác định tư cách pháp nhân cho doanh nghiệp. Việc này giúp doanh nghiệp được công nhận hợp pháp để thực hiện các hoạt động kinh doanh, được pháp luật bảo hộ và quản lý theo đúng quy định. Nhằm đảm bảo đủ điều kiện kinh doanh một cách đầy đủ và hợp pháp để doanh nghiệp chính thức ra đời và hoạt động ổn định.

Muốn thành lập công ty cần chuẩn bị những gì?

Muốn thành lập công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin và điều kiện cơ bản nhằm đảm bảo hồ sơ đăng ký thành lập đạt yêu cầu pháp lý và rút ngắn thời gian xét duyệt. Những điều cần chuẩn bị khi thành lập công ty

• Chọn loại hình doanh nghiệp: Đây là bước đầu tiên quan trọng, gồm các loại hình phổ biến như Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần và Doanh nghiệp tư nhân. 
• Đặt tên công ty: Tên công ty phải tuân thủ nguyên tắc không trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký, bao gồm loại hình doanh nghiệp phía trước và tên riêng.
• Xác định địa chỉ trụ sở chính: Doanh nghiệp phải chọn địa chỉ trụ sở công ty rõ ràng, hợp lệ, không được đặt tại căn hộ chung cư dùng để ở. 
• Ngành nghề kinh doanh: Doanh nghiệp cần xác định ngành nghề kinh doanh theo đúng mã ngành cấp 4 trong Hệ thống ngành nghề kinh tế quốc dân Việt Nam. 
• Vốn điều lệ: Tùy theo loại hình doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp quyết định vốn điều lệ phù hợp. 
• Người đại diện theo pháp luật: Đây là cá nhân có quyền và trách nhiệm đứng tên đại diện và điều hành công ty, có thể là giám đốc hoặc tổng giám đốc.

Hồ sơ thành lập công ty gồm những gì?

Hồ sơ thành lập công ty là các giấy tờ cần thiết để doanh nghiệp nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Dưới đây là danh mục hồ sơ phổ biến mà doanh nghiệp cần chuẩn bị khi thành lập công ty mới theo quy định hiện hành:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Văn bản chính thức đề nghị đăng ký công ty gửi cơ quan Nhà nước.
• Điều lệ công ty: Bộ quy tắc hoạt động nội bộ do công ty soạn thảo và các thành viên/cổ đông sáng lập ký tên, đảm bảo các quyền và nghĩa vụ được phân định rõ ràng.
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập: Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần.
• Bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ của các thành viên/cổ đông góp vốn: CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực để chứng minh nhân thân hợp pháp.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Giấy tờ này cần thiết khi có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
• Giấy tờ bổ sung khác nếu thành viên/cổ đông góp vốn: Như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức, văn bản ủy quyền người đại diện.
• Văn bản ủy quyền: Là văn bản uỷ thác cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thay nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật.
• Hồ sơ khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện: Bao gồm các giấy phép con, chứng chỉ hành nghề hoặc các giấy tờ xác nhận năng lực chuyên môn theo yêu cầu.

Thủ tục thành lập công ty từ A-Z

Thủ tục thành lập công ty từ A-Z là quy trình toàn diện mà doanh nghiệp cần thực hiện để chính thức thành lập và đi vào hoạt động hợp pháp theo pháp luật Việt Nam. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước trong quy trình này.

Chuẩn bị thông tin và hồ sơ đăng ký thành lập công ty

Trước khi tiến hành đăng ký, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin và giấy tờ quan trọng. Các thông tin cần chuẩn bị bao gồm:

• Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp như công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân…
• Đặt tên công ty theo quy định, đảm bảo tên không trùng hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
• Xác định địa chỉ trụ sở chính của công ty.
• Xác định vốn điều lệ và cơ cấu vốn góp của các thành viên hoặc cổ đông.
• Xác định ngành nghề kinh doanh.
• Lựa chọn người đại diện pháp luật cho công ty.
• Chuẩn bị giấy tờ cá nhân, giấy tờ pháp lý của các thành viên hoặc cổ đông góp vốn.

Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Có thể nộp hồ sơ theo các hình thức:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Nộp hồ sơ online trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia tại trang web dangkykinhdoanh.gov.vn.
• Gửi hồ sơ qua bưu điện.

Xử lý hồ sơ và nhận kết quả

Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký thành lập công ty trong vòng tối đa 3 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

• Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ hoặc cần bổ sung, cơ quan sẽ thông báo để doanh nghiệp bổ sung, chỉnh sửa.

Thủ tục sau khi được cấp giấy chứng nhận

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần thực hiện một số thủ tục quan trọng để đi vào hoạt động:

• Treo bảng hiệu công ty tại trụ sở chính.
• Làm con dấu pháp nhân của công ty và thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.
• Đăng ký tài khoản ngân hàng cho công ty để giao dịch tài chính.
• Đăng ký chữ ký số điện tử phục vụ kê khai thuế điện tử và giao dịch điện tử.
• Thực hiện đăng ký và khai thuế ban đầu, nộp thuế môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp giấy phép.
• Đăng ký phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Chuẩn bị và thực hiện các điều kiện kinh doanh đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện nếu có.

Một số lưu ý khi muốn thành lập công ty

Muốn thành lập công ty thành công và hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng trước và trong quá trình đăng ký kinh doanh. Dưới đây là những lưu ý thiết yếu giúp tránh sai sót và tăng cơ hội được cấp phép nhanh chóng.

Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng khi thành lập công ty. Hiện nay, các loại hình phổ biến bao gồm Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần và Doanh nghiệp tư nhân. Mỗi loại hình có đặc điểm riêng về quyền lợi, trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của các thành viên, cũng như cơ cấu quản lý doanh nghiệp. 

Đặt tên công ty đúng quy định

Tên công ty phải tuân thủ các quy định của pháp luật, đảm bảo sự minh bạch và tránh nhầm lẫn trên thị trường. Theo đó, tên công ty phải gồm có loại hình doanh nghiệp như “Công ty TNHH”, “Công ty cổ phần” và phần tên riêng. Tên này không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên công ty đã đăng ký trước đó tại cùng tỉnh/thành phố hoặc trên toàn quốc nếu thuộc diện quản lý tập trung.

Bên cạnh việc tuân thủ quy định pháp luật, tên công ty nên được đặt ngắn gọn, dễ nhớ, có tính nhận diện thương hiệu và phù hợp với lĩnh vực hoạt động kinh doanh. Việc đặt tên đúng sẽ giúp công ty dễ dàng trong giao dịch, quảng bá thương hiệu cũng như tránh rủi ro không được cấp phép hoặc bị yêu cầu đổi tên sau khi đăng ký.

Xác định địa chỉ trụ sở chính hợp pháp

Địa chỉ trụ sở chính của công ty phải là nơi kinh doanh hợp pháp, rõ ràng và có thể liên hệ được. Theo quy định mới nhất, doanh nghiệp không được sử dụng căn hộ chung cư làm trụ sở công ty nếu căn hộ đó chỉ dùng để ở. Đây là quy định nhằm ngăn chặn việc sử dụng sai mục đích tài sản dân dụng. 

Đồng thời đảm bảo trụ sở công ty thực sự là nơi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, giao dịch thương mại. Nếu vi phạm quy định này, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính với mức khá cao. Do đó, địa chỉ trụ sở nên là văn phòng, nhà riêng được phép sử dụng cho hoạt động kinh doanh hoặc các địa điểm thuê có đăng ký pháp lý rõ ràng.

Lựa chọn ngành nghề kinh doanh chuẩn xác

Khi đăng ký thành lập công ty, cần chọn ngành nghề kinh doanh phù hợp theo hệ thống ngành kinh tế quốc gia, ghi đúng mã ngành cấp 4. Việc lựa chọn ngành nghề cần chính xác và tránh đăng ký quá nhiều ngành nghề không cần thiết để giảm bớt thủ tục hành chính và chi phí không cần thiết. 

Ngoài ra, nếu kinh doanh các ngành nghề có điều kiện như bảo hiểm, ngân hàng, y tế, giáo dục, thực phẩm… doanh nghiệp phải đảm bảo các điều kiện đặc thù và có thể cần thêm giấy phép chuyên ngành mới được phép hoạt động. Việc lựa chọn ngành nghề đăng ký phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật mà còn ghi điểm với khách hàng và đối tác về tính chuyên nghiệp.

Quyết định vốn điều lệ hợp lý

Vốn điều lệ thể hiện số tiền mà các thành viên/cổ đông cam kết góp để thành lập và hoạt động công ty. Luật Doanh nghiệp không quy định mức vốn tối thiểu trừ một số ngành nghề đặc thù như du lịch hay bảo hiểm. Việc quyết định vốn điều lệ cần cân nhắc thực tế quy mô dự kiến và khả năng tài chính của công ty. Vốn điều lệ cũng ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế môn bài. Việc chọn mức vốn quá thấp hoặc quá cao đều có thể dẫn đến bất lợi về tài chính hoặc uy tín trên thị trường.

Chọn người đại diện theo pháp luật phù hợp

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân chịu trách nhiệm quản lý, điều hành và đại diện cho công ty trong tất cả các giao dịch pháp lý. Người đại diện này phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không bị cấm quản lý doanh nghiệp, có thể là Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. 

Đáng chú ý, người đại diện không nhất thiết phải là người góp vốn trong công ty, có thể thuê người có chuyên môn, uy tín đảm nhận vị trí này. Việc chọn người đại diện phù hợp rất quan trọng bởi người này sẽ góp phần quyết định sự thành công và tránh các rủi ro pháp lý cho công ty trong quá trình hoạt động.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác

Hồ sơ đăng ký thành lập công ty cần được chuẩn bị kỹ càng và chính xác. Hồ sơ cơ bản bao gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách thành viên hoặc cổ đông kèm bản sao các giấy tờ tùy thân có công chứng. Ngoài ra, phải chuẩn bị thêm các giấy tờ liên quan nếu có vốn góp nước ngoài hoặc ngành nghề kinh doanh có điều kiện đặc biệt. Việc chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ hoặc thiếu chính xác sẽ dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc bị yêu cầu chỉnh sửa, làm kéo dài thời gian thành lập công ty.

Chú ý thủ tục đăng ký thuế và các nghĩa vụ sau khi thành lập

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, công ty không được phép hoạt động ngay mà phải tiến hành các thủ tục bổ sung như đăng ký mã số thuế, đăng ký tài khoản ngân hàng công ty, làm thủ tục đăng ký chữ ký số và sử dụng hóa đơn điện tử. Công ty cũng phải khai báo và nộp thuế môn bài đúng hạn. Việc hoàn tất các thủ tục này kịp thời sẽ giúp công ty tránh bị phạt hành chính và đảm bảo hoạt động kinh doanh đúng quy định của pháp luật về thuế và kế toán.

Theo dõi và cập nhật chính sách mới nhất

Luật doanh nghiệp, luật thuế và các quy định hành chính liên quan đến hoạt động doanh nghiệp thường xuyên được sửa đổi và cập nhật nhằm phù hợp với thực tiễn quản lý và phát triển kinh tế. Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các thông tin chính thức để kịp thời áp dụng đúng quy định mới nhất, tránh vi phạm pháp luật và tăng hiệu quả quản trị doanh nghiệp. Việc chú ý cập nhật các chính sách còn giúp doanh nghiệp tận dụng các ưu đãi, hỗ trợ từ Nhà nước dành cho doanh nghiệp mới thành lập.

Kết luận

Như vậy, để trả lời câu hỏi “muốn thành lập công ty cần làm gì?”, bạn chỉ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng các bước thủ tục pháp lý theo quy định. Việc nắm rõ quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nhanh chóng đi vào hoạt động hợp pháp. Nếu bạn cần hỗ trợ dịch vụ thành lập công ty trọn gói, hãy liên hệ ngay với đơn vị Kế toán Tâm Minh để được tư vấn chi tiết và đảm bảo hồ sơ chính xác ngay từ đầu.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn

>>>Xem thêm:

• Top 5 tiêu chí lựa chọn dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại TPHCM 
• Thành lập công ty TNHH 2 thành viên cần những gì? Tìm hiểu  
• Thành lập công ty cần những gì? Checklist A-Z các điều cần nắm 
• Hồ sơ thành lập hộ kinh doanh: Thủ tục và giấy tờ chi tiết từ A-Z
• Quy định về thành lập chi nhánh công ty cần nắm cho người mới