Quy định về thành lập chi nhánh công ty cần nắm cho người mới 

Việc mở rộng hoạt động kinh doanh thông qua thành lập chi nhánh công ty là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra đúng pháp luật và thuận lợi, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về thành lập chi nhánh công ty. Bài viết dưới đây Kế toán Tâm Minh sẽ giúp bạn hiểu chi tiết về khái niệm, điều kiện, hồ sơ và thủ tục thành lập chi nhánh.

Khái niệm chi nhánh công ty

Chi nhánh công ty là một khái niệm quan trọng trong hoạt động mở rộng và quản lý doanh nghiệp hiện nay. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp mẹ, chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ hoặc một phần các chức năng kinh doanh được giao, có thể bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Một điểm đặc biệt là chi nhánh không phải là pháp nhân độc lập mà hoạt động dưới sự quản lý và chịu trách nhiệm chung của doanh nghiệp mẹ.

Chi nhánh có thể được thành lập tại cùng tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp mẹ đặt trụ sở chính hoặc có thể được đặt tại các địa phương khác nhau trong nước nhằm mở rộng mạng lưới hoạt động kinh doanh. Việc này giúp doanh nghiệp phát triển phạm vi tiếp cận thị trường, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tận dụng các ưu thế về vị trí địa lý mà không cần thành lập công ty con hay thực hiện các thủ tục phức tạp hơn.

Quy định pháp luật về thành lập chi nhánh công ty

Chi nhánh công ty là một bộ phận quan trọng trong hoạt động mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp. Việc thành lập chi nhánh giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường rộng lớn hơn và tối ưu hóa nguồn lực hoạt động. Tuy nhiên, việc lập chi nhánh phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo hợp pháp, hiệu quả và tránh rủi ro pháp lý. Dưới đây là những quy định quan trọng về thành lập chi nhánh công ty theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn mới nhất năm 2025.

Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập một hoặc nhiều chi nhánh không những trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam mà còn có thể lập chi nhánh ở nước ngoài nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh, phát triển thị trường và tạo thuận lợi trong giao dịch quốc tế. Việc này giúp công ty mẹ linh hoạt điều chỉnh chiến lược phát triển theo nhu cầu và nguồn lực hiện có.

Tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “Chi nhánh”

Tên chi nhánh cần tuân thủ quy định về đặt tên, trong đó bắt buộc phải bao gồm tên đầy đủ hoặc tên viết tắt của doanh nghiệp mẹ kết hợp với cụm từ “Chi nhánh”. Ví dụ: “Chi nhánh Công ty TNHH XYZ tại Hà Nội”. Tên chi nhánh phải là tên duy nhất tại địa phương nơi chi nhánh đặt trụ sở, viết bằng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số, ký hiệu và không được nhầm lẫn với các chi nhánh khác. Nếu tên chi nhánh không đáp ứng quy định sẽ bị cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối cấp phép.

Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành nghề của doanh nghiệp mẹ

Chi nhánh chỉ được phép hoạt động trong phạm vi ngành nghề kinh doanh đã được đăng ký của công ty mẹ. Đây là quy định nhằm đảm bảo tính đồng nhất trong hoạt động kinh doanh và tránh việc chi nhánh thực hiện những ngành nghề kinh doanh trái với quy định hay vượt quá phạm vi cho phép. Việc đăng ký ngành nghề chính xác giúp chi nhánh dễ dàng trong việc xin cấp phép, thực hiện các thủ tục liên quan và đối mặt với cơ quan quản lý nhà nước nếu có yêu cầu kiểm tra.

Người đứng đầu chi nhánh được doanh nghiệp ủy quyền điều hành và đại diện theo pháp luật tại chi nhánh

Người đứng đầu chi nhánh chịu trách nhiệm điều hành và quản lý các hoạt động kinh doanh tại chi nhánh theo ủy quyền của doanh nghiệp mẹ. Người này có quyền đại diện theo pháp luật của chi nhánh, ký kết hợp đồng, giao dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của chi nhánh. Người đứng đầu phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc đối tượng cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Chi nhánh có thể đăng ký con dấu riêng và tài khoản ngân hàng để thuận tiện trong giao dịch

Theo quy định, chi nhánh công ty được phép đăng ký con dấu riêng nhằm xác nhận các giao dịch kinh tế hiệu quả và minh bạch. Đồng thời, chi nhánh có thể mở tài khoản ngân hàng riêng để thuận tiện cho các hoạt động thu chi, thanh toán và quản lý tài chính độc lập trong phạm vi chi nhánh. Tuy nhiên, trách nhiệm pháp lý đối với các cam kết, nghĩa vụ tài chính vẫn thuộc về doanh nghiệp mẹ.

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty là bước quan trọng và bắt buộc khi doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động kinh doanh tại địa phương mới. Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác để nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh được đặt nhằm đảm bảo thủ tục nhanh chóng và hợp pháp. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty bao gồm

• Thông báo lập chi nhánh theo mẫu quy định của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, trong đó ghi rõ các thông tin cơ bản về chi nhánh như tên, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh.
• Quyết định thành lập chi nhánh do chủ sở hữu công ty, hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), hoặc đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) ký, thể hiện sự đồng thuận thành lập chi nhánh.
• Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (áp dụng cho công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần), ghi nhận nội dung họp và quyết định mở chi nhánh.
• Bản sao giấy tờ cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, bao gồm CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực, nhằm xác minh nhân thân đối với người chịu trách nhiệm trước pháp luật.
• Giấy ủy quyền cho người đại diện nộp hồ sơ (nếu có), giúp công ty cử người khác thay mặt thực hiện thủ tục hành chính.

Thủ tục thành lập chi nhánh công ty

Việc thành lập chi nhánh công ty ngày càng trở nên phổ biến nhằm tối ưu hóa hoạt động mở rộng kinh doanh, gia tăng thị phần và nâng cao hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, để chi nhánh được thành lập hợp pháp, hoạt động đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước thủ tục theo quy định pháp luật. Dưới đây là quy trình thành lập chi nhánh công ty gồm 4 bước cơ bản, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng và chính xác.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh

Bộ hồ sơ đầy đủ là nền tảng quan trọng cho thủ tục thành lập chi nhánh. Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Thông báo lập chi nhánh theo mẫu số 17 ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC, do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mẹ ký tên, ghi rõ tên chi nhánh, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh,…
• Quyết định thành lập chi nhánh của chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên, của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị với công ty cổ phần.
• Biên bản họp liên quan đến việc thành lập chi nhánh, áp dụng cho các công ty có nhiều thành viên hoặc cổ đông.
• Bản sao giấy tờ cá nhân có chứng thực của người đứng đầu chi nhánh: CMND, CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ trong trường hợp doanh nghiệp không trực tiếp đăng ký.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng, chính xác các giấy tờ này sẽ đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận ngay mà không phải bổ sung, giúp tiết kiệm thời gian.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký chi nhánh

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua một trong các hình thức:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi chi nhánh dự kiến đặt trụ sở.
• Gửi hồ sơ đăng ký qua dịch vụ bưu chính công ích.
• Đăng ký trực tuyến qua Cổng thông tin dịch vụ công của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hoặc Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận kết quả đăng ký

Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra hồ sơ và trả kết quả trong vòng 3 đến 7 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp fiấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Trường hợp hồ sơ có thiếu sót hoặc chưa hợp lệ, cơ quan sẽ có văn bản yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa rõ ràng.

Bước 4: Hoàn tất thủ tục sau thành lập chi nhánh

Sau khi nhận giấy phép hoạt động, doanh nghiệp cần tiến hành các thủ tục sau:

• Khắc con dấu chi nhánh, trong đó bao gồm tên chi nhánh và địa chỉ trụ sở.
• Làm biển hiệu cho chi nhánh theo quy định.
• Đăng ký và nộp thuế môn bài cho chi nhánh hàng năm.
• Mua chữ ký số điện tử để thực hiện các giao dịch điện tử và kê khai thuế online.
• Mở tài khoản ngân hàng riêng cho chi nhánh (nếu cần thiết) để thuận tiện cho các giao dịch tài chính và kế toán.

Lưu ý khi thành lập chi nhánh công ty

Thành lập chi nhánh công ty là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, nâng cao sức cạnh tranh và đa dạng hóa hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, để việc thành lập chi nhánh diễn ra thuận lợi, hợp pháp và tránh phát sinh những rắc rối không mong muốn, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng dưới đây.

Chi nhánh phải tuân thủ ngành nghề của công ty mẹ

Một trong những lưu ý quan trọng nhất là chi nhánh chỉ được phép hoạt động trong ngành nghề kinh doanh đã đăng ký của công ty mẹ. Chi nhánh không được phép đăng ký ngành nghề khác hoặc mở rộng phạm vi kinh doanh vượt quá quyền hạn được cấp cho công ty mẹ. Điều này đảm bảo sự đồng nhất trong hoạt động doanh nghiệp và hạn chế vi phạm pháp luật.

Tên chi nhánh phải chính xác và rõ ràng

Tên chi nhánh cần có cấu trúc rõ ràng, phải bao gồm tên công ty mẹ kèm theo cụm từ “Chi nhánh”. Ví dụ: “Chi nhánh Công ty TNHH ABC tại Hà Nội”. Tên này phải đảm bảo không trùng hoặc gây nhầm lẫn với các chi nhánh khác đã đăng ký trên địa bàn và phù hợp với quy định đặt tên của Luật Doanh nghiệp. Việc đặt tên đúng quy định sẽ giúp quá trình đăng ký nhanh chóng và nhận được sự chấp thuận từ cơ quan quản lý.

Lựa chọn người đứng đầu chi nhánh phù hợp

Người đứng đầu chi nhánh là người đại diện theo pháp luật của chi nhánh tại địa phương, chịu trách nhiệm quản lý, điều hành và đại diện cho chi nhánh trước pháp luật và đối tác. Người này phải đủ năng lực hành vi dân sự, không bị cấm đảm nhiệm chức vụ quản lý doanh nghiệp theo quy định. Doanh nghiệp nên lựa chọn người đứng đầu có năng lực, uy tín để điều hành hiệu quả hoạt động chi nhánh.

Xác định địa điểm đặt trụ sở chi nhánh phù hợp

Trụ sở chi nhánh cần là địa chỉ có thực, thuộc quyền sở hữu hoặc thuê hợp pháp của doanh nghiệp. Địa điểm nên phù hợp với ngành nghề kinh doanh và thuận tiện cho hoạt động giao dịch, vận chuyển hoặc cung cấp dịch vụ. Lưu ý không nên đặt trụ sở chi nhánh tại những nơi vi phạm quy định về quy hoạch hoặc mục đích sử dụng đất.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và theo quy định

Việc chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh cần tuân thủ quy định mới nhất, tránh sai sót để không bị trả về bổ sung gây chậm trễ thủ tục. Hồ sơ không chỉ cần đầy đủ về mặt giấy tờ mà còn phải có nội dung chính xác, phù hợp với yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh.

Lưu ý thủ tục sau khi được cấp giấy phép

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp cần lưu ý các thủ tục tiếp theo như: khắc con dấu, đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng (nếu cần), thực hiện kê khai thuế đầy đủ và đúng hạn. Việc quản lý chặt chẽ các bước này giúp chi nhánh vận hành hiệu quả và tuân thủ pháp luật thuế.

Hiểu rõ về trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp mẹ

Chi nhánh không có tư cách pháp nhân độc lập và mọi nghĩa vụ pháp lý, tài chính liên quan vẫn do doanh nghiệp mẹ chịu trách nhiệm toàn diện. Do đó, doanh nghiệp mẹ cần xây dựng hệ thống quản lý và giám sát chặt chẽ hoạt động của chi nhánh để hạn chế rủi ro, sai phạm.

Kết luận

Việc nắm rõ quy định về thành lập chi nhánh công ty giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh hợp pháp, thuận tiện và tránh rủi ro pháp lý. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, có thể tìm đến dịch vụ tư vấn pháp lý Kế toán Tâm Minh để được hỗ trợ từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến nhận giấy phép.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn

>>>Xem thêm:

• Dịch vụ đăng ký thành lập công ty chuyên nghiệp, chuẩn pháp lý 
• Top 5 tiêu chí lựa chọn dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại TPHCM 
• Thành lập công ty TNHH 2 thành viên cần những gì? Tìm hiểu  
• Thành lập công ty cần những gì? Checklist A-Z các điều cần nắm 
• Hồ sơ thành lập hộ kinh doanh: Thủ tục và giấy tờ chi tiết từ A-Z