Các thủ tục khi thành lập công ty là bước đầu tiên mà bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào cũng cần nắm rõ nếu muốn khởi sự kinh doanh một cách hợp pháp và bền vững. Nhiều người vì thiếu thông tin nên dễ gặp sai sót, khiến quá trình đăng ký bị kéo dài hoặc bị từ chối. Trong bài viết này, Kế toán Tâm Minh sẽ giúp bạn hệ thống đầy đủ và chi tiết các thủ tục cần thực hiện khi thành lập công ty theo đúng quy định pháp luật.
Chuẩn bị trước khi thực hiện các thủ tục khi thành lập công ty
Các thủ tục khi thành lập công ty sẽ diễn ra suôn sẻ hơn nếu bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ đầu. Việc chuẩn bị trước giúp bạn tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể. Dưới đây là những yếu tố bạn cần chuẩn bị thật đầy đủ và cẩn trọng trước khi nộp hồ sơ.
Xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp
Việc chọn loại hình doanh nghiệp là bước đầu quan trọng. Mỗi mô hình như công ty TNHH, công ty cổ phần hay doanh nghiệp tư nhân đều có đặc điểm riêng. Doanh nghiệp tư nhân dễ quản lý nhưng trách nhiệm vô hạn. Công ty TNHH hai thành viên trở lên có tính an toàn pháp lý cao hơn. Công ty cổ phần phù hợp với doanh nghiệp muốn gọi vốn lớn hoặc niêm yết. Bạn cần cân nhắc kỹ mục tiêu kinh doanh, quy mô và khả năng tài chính để lựa chọn chính xác.
Đặt tên công ty hợp pháp và dễ ghi nhớ
Tên công ty phải đúng quy định, không gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký. Tên không được trùng hoặc tương tự đến mức gây hiểu nhầm. Bạn nên kiểm tra kỹ tên dự định qua hệ thống đăng ký quốc gia. Tên nên ngắn gọn, dễ nhớ và thể hiện được ngành nghề. Tránh dùng từ ngữ cấm hoặc sai ngữ pháp tiếng Việt. Có thể thêm yếu tố nước ngoài nếu tên tiếng Việt đã bị trùng.
Lựa chọn ngành nghề đăng ký kinh doanh
Ngành nghề kinh doanh phải đúng với hoạt động thực tế của công ty. Bạn cần đối chiếu mã ngành theo hệ thống ngành nghề quốc gia. Một số ngành nghề yêu cầu điều kiện như giấy phép con, chứng chỉ hành nghề. Hãy liệt kê tất cả ngành nghề sẽ hoạt động, kể cả chưa triển khai ngay. Việc khai đúng và đủ sẽ giúp bạn không bị xử phạt sau này.
Chuẩn bị địa chỉ trụ sở hợp lệ
Địa chỉ trụ sở phải nằm ngoài khu chung cư và không thuộc khu cấm kinh doanh. Nếu thuê văn phòng, cần có hợp đồng rõ ràng, thông tin chính xác. Cần đảm bảo trụ sở có thật và có thể liên lạc được. Địa chỉ rõ ràng giúp nhận giấy tờ pháp lý, hóa đơn và thư từ dễ dàng. Một địa chỉ hợp lệ còn giúp tăng độ tin cậy với đối tác và cơ quan chức năng.
Dự kiến mức vốn điều lệ phù hợp
Vốn điều lệ là căn cứ để xác định trách nhiệm tài sản của công ty. Một số ngành nghề yêu cầu mức vốn tối thiểu theo quy định. Bạn cần dự kiến vốn phù hợp với quy mô hoạt động. Nếu vốn quá thấp sẽ ảnh hưởng đến uy tín và năng lực tài chính. Nếu vốn quá cao mà không góp đủ có thể bị xử phạt. Vốn có thể góp bằng tiền mặt, tài sản hoặc chuyển khoản.
Chuẩn bị thông tin người đại diện và thành viên góp vốn
Người đại diện pháp luật là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan quản lý. Bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân của người đại diện như CMND/CCCD, địa chỉ, số điện thoại. Với công ty có nhiều thành viên, cần có danh sách góp vốn rõ ràng, đúng tỷ lệ. Thông tin phải đồng nhất với hồ sơ để tránh bị trả lại.
Hồ sơ khi thực hiện các thủ tục khi thành lập công ty
Hồ sơ khi thực hiện các thủ tục khi thành lập công ty là yếu tố bắt buộc để cơ quan chức năng xem xét và cấp phép. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý. Đồng thời, hồ sơ chính xác còn hạn chế tối đa các rủi ro bị từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi. Mỗi thành phần trong bộ hồ sơ đều có vai trò pháp lý rõ ràng và cần được khai đúng theo mẫu quy định.
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp là biểu mẫu bắt buộc do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Người nộp cần điền đầy đủ thông tin về tên công ty, loại hình doanh nghiệp và trụ sở chính. Bạn cũng cần ghi rõ ngành nghề kinh doanh và vốn điều lệ theo thực tế đăng ký. Người đại diện theo pháp luật phải ký tên và chịu trách nhiệm với thông tin khai báo. Nếu thông tin không đồng nhất, hồ sơ có thể bị trả về để sửa đổi.
Điều lệ công ty
Điều lệ là văn bản nội bộ quy định nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung điều lệ bao gồm tên công ty, địa chỉ, ngành nghề và vốn điều lệ. Ngoài ra, bạn cần nêu rõ quyền và nghĩa vụ của thành viên hoặc cổ đông. Điều lệ cần có chữ ký của tất cả thành viên góp vốn hoặc đại diện pháp luật. Mỗi loại hình công ty sẽ có mẫu điều lệ khác nhau, bạn cần chọn đúng mẫu tương ứng.
Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập
Nếu bạn thành lập công ty TNHH từ hai thành viên trở lên, cần lập danh sách thành viên rõ ràng. Danh sách ghi đầy đủ họ tên, số CMND/CCCD, địa chỉ và tỷ lệ góp vốn. Nếu là công ty cổ phần, cần liệt kê cổ đông sáng lập và cổ đông đăng ký mua cổ phần. Danh sách phải được ký xác nhận bởi các cá nhân có liên quan. Việc ghi sai thông tin cá nhân có thể làm chậm quá trình xử lý.
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân hoặc tổ chức góp vốn
Nếu người góp vốn là cá nhân, bạn cần nộp bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. Nếu người góp vốn là tổ chức, cần cung cấp giấy phép kinh doanh của tổ chức đó. Ngoài ra, bạn phải nộp thêm quyết định cử người đại diện và giấy tờ tùy thân của người được cử. Tất cả giấy tờ cần được công chứng hợp lệ để đảm bảo tính pháp lý.
Văn bản ủy quyền (nếu nộp hồ sơ qua người khác)
Nếu bạn không trực tiếp nộp hồ sơ, cần có giấy ủy quyền hợp pháp cho người nộp thay. Văn bản phải ghi rõ thông tin của người được ủy quyền và phạm vi công việc. Người được ủy quyền cần nộp kèm bản sao CMND/CCCD hợp lệ. Nếu thiếu giấy ủy quyền, cơ quan chức năng sẽ không tiếp nhận hồ sơ.
Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh (nếu có)
Trụ sở công ty phải đặt tại địa điểm hợp pháp và không vi phạm quy hoạch địa phương. Nếu bạn thuê văn phòng, nên nộp kèm hợp đồng thuê hoặc giấy xác nhận chỗ ở hợp pháp. Một số quận huyện sẽ yêu cầu xác minh thực tế địa chỉ trụ sở. Vì vậy, bạn cần chắc chắn địa chỉ rõ ràng và có thật trên thực tế.
Quy trình thực hiện các thủ tục khi thành lập công ty
Quy trình thực hiện các thủ tục khi thành lập công ty gồm nhiều bước pháp lý cần tuân thủ chặt chẽ. Mỗi bước có vai trò riêng và đều ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp của doanh nghiệp. Nếu bạn nắm rõ trình tự, việc thành lập công ty sẽ thuận lợi và tiết kiệm thời gian hơn.
Xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp
Người sáng lập cần lựa chọn loại hình phù hợp với quy mô và mục tiêu hoạt động. Mỗi loại hình có ưu nhược điểm và cơ chế quản lý riêng. Công ty TNHH phù hợp với quy mô vừa và nhỏ, ít cổ đông. Công ty cổ phần lại thích hợp với mô hình mở rộng vốn và chia sẻ sở hữu. Quyết định ban đầu này sẽ ảnh hưởng đến các thủ tục và hồ sơ sau đó.
Soạn thảo và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ
Sau khi chọn loại hình, bạn cần bắt đầu soạn thảo bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm giấy đề nghị, điều lệ, danh sách thành viên và giấy tờ pháp lý. Người đại diện pháp luật phải ký xác nhận toàn bộ hồ sơ trước khi nộp. Đảm bảo hồ sơ đúng mẫu sẽ giúp giảm thiểu khả năng bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Người nộp hồ sơ cần có tài khoản đăng ký điện tử hoặc giấy ủy quyền. Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra nội dung và hợp lệ của hồ sơ trong 3 ngày làm việc. Nếu đầy đủ, cơ quan sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Khắc dấu pháp nhân và công bố thông tin doanh nghiệp
Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp cần khắc dấu và đăng tải mẫu dấu trên hệ thống quốc gia. Mẫu dấu có thể linh hoạt về hình thức, kích thước và màu sắc. Việc công bố thông tin là bước bắt buộc để doanh nghiệp đi vào hoạt động hợp pháp. Thời hạn công bố là trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp phép.
Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký thuế
Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng đứng tên pháp nhân để giao dịch tài chính. Sau đó, bạn phải khai báo tài khoản với cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày. Tiếp theo là đăng ký chữ ký số để kê khai thuế điện tử. Đây là điều kiện bắt buộc để thực hiện nghĩa vụ thuế theo đúng pháp luật.
Mua hóa đơn và treo bảng hiệu tại trụ sở
Bạn cần làm thủ tục đặt in hoặc mua hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp hợp pháp. Đồng thời, doanh nghiệp phải treo bảng hiệu tại trụ sở theo đúng quy định. Bảng hiệu cần ghi đầy đủ tên công ty, mã số thuế và địa chỉ rõ ràng. Cơ quan thuế có thể kiểm tra thực tế trụ sở và bảng hiệu khi xét duyệt hồ sơ thuế.
Những sai lầm khiến các thủ tục khi thành lập công ty bị chậm hoặc phát sinh chi phí
Thủ tục thành lập công ty đòi hỏi sự chính xác ngay từ bước đầu tiên. Tuy nhiên, nhiều người chưa có kinh nghiệm nên dễ mắc lỗi. Những sai sót tưởng chừng nhỏ lại có thể khiến thủ tục kéo dài, chi phí đội lên. Dưới đây là các lỗi phổ biến bạn cần tránh để khởi sự doanh nghiệp suôn sẻ.
Chọn sai loại hình doanh nghiệp
Nhiều người chưa hiểu rõ các loại hình doanh nghiệp hiện hành. Họ lựa chọn dựa trên cảm tính hoặc lời khuyên thiếu căn cứ. Sai loại hình sẽ dẫn đến khó khăn khi góp vốn và phân chia lợi nhuận. Quá trình vận hành sau này cũng thiếu linh hoạt và kém hiệu quả. Khi muốn thay đổi loại hình, doanh nghiệp phải làm lại nhiều thủ tục phức tạp. Việc này khiến chi phí tăng cao và mất thời gian.
Đặt tên doanh nghiệp sai quy định
Doanh nghiệp phải đặt tên không trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên khác đã đăng ký. Nhiều người bỏ qua bước tra cứu tên trước khi nộp hồ sơ. Một số tên vi phạm quy định về thuần phong mỹ tục hoặc từ ngữ bị cấm. Hồ sơ sẽ bị từ chối và doanh nghiệp phải làm lại toàn bộ giấy tờ. Nếu tên đã được in ấn trước đó, chi phí thiết kế lại sẽ phát sinh. Việc này ảnh hưởng không nhỏ đến thời điểm khai trương và thương hiệu ban đầu.
Hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc sai thông tin
Một bộ hồ sơ đăng ký hợp lệ cần đầy đủ biểu mẫu và đúng quy định. Nhiều người khai sai thông tin về người đại diện hoặc địa chỉ trụ sở. Một số bỏ sót giấy tờ như CMND, hợp đồng thuê văn phòng hoặc điều lệ công ty. Những lỗi nhỏ này khiến cơ quan đăng ký yêu cầu bổ sung, sửa đổi nhiều lần. Mỗi lần chỉnh sửa làm chậm tiến độ từ 3–5 ngày. Trong thời gian đó, doanh nghiệp không thể triển khai các hoạt động tiếp theo.
Không công bố thông tin doanh nghiệp theo quy định
Sau khi được cấp giấy phép, doanh nghiệp bắt buộc phải công bố thông tin lên Cổng thông tin quốc gia. Một số chủ doanh nghiệp không biết điều này hoặc quên thực hiện đúng thời hạn. Vi phạm này sẽ bị xử phạt hành chính từ vài trăm đến vài triệu đồng. Việc không công bố khiến công ty bị nghi ngờ về tính minh bạch. Điều đó ảnh hưởng đến niềm tin từ đối tác, nhà đầu tư và khách hàng.
Không đăng ký thuế đúng thời hạn
Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ thuế ban đầu và thông báo phát hành hóa đơn. Nhiều người chủ quan, nghĩ rằng có thể nộp bất cứ khi nào. Việc chậm đăng ký thuế sẽ bị xử phạt và ảnh hưởng đến quyền phát hành hóa đơn. Doanh nghiệp không thể ký hợp đồng, xuất hóa đơn, gây mất uy tín. Nếu trễ thời gian quá lâu, mã số thuế còn có nguy cơ bị đóng.
Không chuẩn bị đầy đủ địa chỉ và bảng hiệu công ty
Trụ sở công ty phải rõ ràng, đúng pháp lý và không nằm trong khu chung cư cấm kinh doanh. Nhiều người dùng địa chỉ giả hoặc thuê tạm địa điểm không hợp lệ. Khi cơ quan thuế xuống kiểm tra, nếu không xác minh được, sẽ bị đóng mã số thuế. Doanh nghiệp còn bị xử phạt nếu không treo bảng hiệu đúng quy định. Bảng hiệu phải có đủ tên, mã số thuế và địa chỉ công ty rõ ràng.
Những lưu ý khi làm các thủ tục khi thành lập công ty giúp tiết kiệm thời gian và công sức
Việc nắm rõ quy trình và chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn hoàn tất thủ tục thành lập công ty nhanh chóng. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và tránh các rắc rối không cần thiết.
Nghiên cứu kỹ loại hình doanh nghiệp phù hợp
Bạn cần xác định rõ quy mô và định hướng phát triển của doanh nghiệp. Mỗi loại hình có đặc điểm pháp lý và trách nhiệm khác nhau. Việc chọn đúng loại hình giúp bạn dễ quản lý và thuận lợi về thuế. Doanh nghiệp nhỏ thường chọn công ty TNHH vì cơ cấu gọn và ít rủi ro. Doanh nghiệp muốn huy động vốn nên chọn công ty cổ phần.
Tra cứu tên doanh nghiệp kỹ lưỡng
Bạn nên kiểm tra tên dự định sử dụng trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với công ty khác đã tồn tại. Tên cần ngắn gọn, dễ nhớ và đúng quy định pháp luật. Hạn chế dùng từ ngữ nước ngoài hoặc tiếng lóng không rõ nghĩa. Nếu tên bị trùng, bạn phải sửa hồ sơ và nộp lại từ đầu.
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác
Bạn nên soạn thảo hồ sơ đúng mẫu quy định tại Luật Doanh nghiệp. Hồ sơ cần có đầy đủ giấy tờ như CMND/CCCD, điều lệ công ty, giấy đề nghị thành lập. Thông tin khai báo phải chính xác tuyệt đối, không được sai số CMND, tên người đại diện hay địa chỉ. Một sai sót nhỏ có thể khiến hồ sơ bị trả lại, làm chậm quá trình thành lập.
Chọn địa chỉ trụ sở hợp pháp
Bạn không nên đặt trụ sở tại chung cư hoặc nhà ở thuộc diện cấm kinh doanh. Trụ sở phải có địa chỉ rõ ràng và có hợp đồng thuê hoặc giấy tờ sở hữu. Địa chỉ hợp pháp giúp thuận lợi khi cơ quan thuế kiểm tra thực tế. Bạn cần treo bảng hiệu đầy đủ thông tin để tránh bị xử phạt hành chính.
Lưu ý về thủ tục thuế ban đầu
Sau khi thành lập, bạn cần khai báo thuế và đăng ký chữ ký số trong thời gian quy định. Việc chậm trễ sẽ dẫn đến bị phạt và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Bạn cũng nên nộp tờ khai lệ phí môn bài và thông báo phát hành hóa đơn nếu có nhu cầu sử dụng. Hãy giữ liên lạc thường xuyên với cơ quan thuế để nắm các mốc thời gian quan trọng.
Cân nhắc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp
Nếu bạn không rành về thủ tục hành chính, hãy thuê dịch vụ thành lập công ty trọn gói. Đơn vị uy tín sẽ tư vấn lựa chọn mô hình, tên doanh nghiệp, địa chỉ phù hợp. Họ hỗ trợ soạn hồ sơ, nộp và theo dõi kết quả nhanh chóng. Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, hạn chế sai sót và có thêm thời gian tập trung phát triển kinh doanh.
Kế toán Tâm Minh – Đơn vị hỗ trợ các thủ tục khi thành lập công ty chuyên nghiệp và tiết kiệm
Kế toán Tâm Minh là đơn vị uy tín chuyên hỗ trợ trọn gói các thủ tục khi thành lập công ty. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm sẽ tư vấn tận tình từ bước lựa chọn loại hình doanh nghiệp đến việc hoàn tất hồ sơ pháp lý. Chúng tôi cam kết rà soát hồ sơ kỹ lưỡng, đảm bảo đầy đủ, đúng quy định, không phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Quy trình làm việc minh bạch, thời gian xử lý nhanh giúp khách hàng yên tâm khởi sự doanh nghiệp đúng hạn. Ngoài ra, Tâm Minh còn hỗ trợ đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng và khai báo ban đầu sau thành lập. Lựa chọn Kế toán Tâm Minh, bạn sẽ tiết kiệm tối đa thời gian và công sức, đồng thời tránh được những rắc rối pháp lý không đáng có.
Kết luận
Trên đây là những thông tin quan trọng bạn nên bỏ túi về các thủ tục khi thành lập công ty. Việc nắm rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn kiến thức hữu ích để khởi đầu hành trình kinh doanh thuận lợi và đúng pháp lý. Nếu bạn cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ đơn vị uy tín để được tư vấn kịp thời và chính xác.
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
- CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
- CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
- Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
- Email: ketoantamminh@gmail.com
- Website: www.ketoantamminh.vn
Xem thêm:
KẾ TOÁN TÂM MINH Với nhiều năm đồng hành phát triển với các doanh nghiệp, Tâm Minh luôn cố gắng mang lại cho khách hàng trải nghiệm chất lượng dịch vụ tốt nhất với: Giải pháp tối ưu - Tiết kiệm chi phí - Minh bạch thông tin – Chuyên môn đảm bảo.