Việc thành lập công ty là bước khởi đầu quan trọng để hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều cá nhân, tổ chức vẫn còn lúng túng trong việc chuẩn bị hồ sơ, thủ tục và quy trình pháp lý. Bài viết dưới đây Kế toán Tâm Minh sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thành lập công ty giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và nhanh chóng đi vào hoạt động.
Chuẩn bị thông tin và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Trước khi tiến hành đăng ký thành lập doanh nghiệp, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các thông tin cùng hồ sơ là rất quan trọng để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi và hợp pháp.
Chuẩn bị thông tin doanh nghiệp
- Tên công ty: Tên doanh nghiệp phải được lựa chọn kỹ lưỡng, tránh trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Tên công ty cần phản ánh đúng lĩnh vực kinh doanh và phù hợp với quy định pháp luật về đặt tên doanh nghiệp.
- Địa chỉ trụ sở chính: Đây phải là địa điểm doanh nghiệp có quyền sử dụng hợp pháp, không được đặt tại các chung cư dùng để ở. Địa chỉ này sẽ dùng để giao dịch, liên lạc và nhận các thông báo của cơ quan nhà nước.
- Ngành nghề kinh doanh: Lựa chọn đúng mã ngành nghề theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Ngành nghề phải phù hợp với loại hình doanh nghiệp và kế hoạch kinh doanh của bạn.
- Vốn điều lệ: Cần xác định rõ mức vốn điều lệ phù hợp với quy mô và loại hình doanh nghiệp. Vốn điều lệ ảnh hưởng đến trách nhiệm tài chính và quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
- Người đại diện pháp luật: Thông thường là Giám đốc hoặc Chủ tịch công ty, người có quyền đại diện, ký quyết định quan trọng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của doanh nghiệp.
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Mẫu biểu chuẩn theo quy định, có đầy đủ thông tin doanh nghiệp và người nộp hồ sơ.
- Điều lệ công ty: Văn bản nội quy về tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp, quy định quyền và nghĩa vụ của các thành viên, cổ đông.
- Danh sách thành viên/cổ đông: Đối với công ty TNHH hoặc công ty cổ phần, cần lập danh sách thành viên hoặc cổ đông kèm theo tỷ lệ góp vốn hoặc số cổ phần.
- Bản sao giấy tờ cá nhân: Bản sao có chứng thực hoặc bản scan rõ ràng CCCD, CMND hoặc hộ chiếu của tất cả các thành viên, cổ đông góp vốn thành lập doanh nghiệp.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin và hồ sơ trên sẽ giúp bạn tránh những sai sót, tiết kiệm thời gian nộp và được cấp giấy phép nhanh chóng hơn. Bạn cũng nên tham khảo kỹ các quy định hiện hành hoặc nhờ tư vấn chuyên nghiệp để hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ.
Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Hiện nay, để tạo thuận lợi cho nhà đầu tư và doanh nghiệp, việc đăng ký doanh nghiệp đã được số hóa hoàn toàn thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Địa chỉ nộp hồ sơ
Bạn có thể nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Việc đăng ký qua mạng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí di chuyển mà còn giúp giảm thiểu thủ tục hành chính, tăng tính minh bạch và nhanh chóng trong quá trình xử lý hồ sơ. Dưới đây là các bước cơ bản khi nộp hồ sơ trực tuyến:
- Đăng ký tài khoản và đăng nhập: Trước tiên, bạn cần tạo tài khoản trên cổng thông tin và đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký.
- Điền thông tin hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: Bạn khai báo đầy đủ các thông tin như tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, người đại diện pháp luật và các thông tin liên quan khác theo yêu cầu.
- Tải lên các giấy tờ cần thiết: Các hồ sơ, giấy tờ bao gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, bản sao giấy tờ cá nhân,… đều được scan và tải lên hệ thống.
- Kiểm tra và gửi hồ sơ: Sau khi điền đầy đủ thông tin và upload đầy đủ giấy tờ, bạn kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ và gửi cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
Thời gian xử lý hồ sơ và nhận kết quả
Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến thường vào khoảng 03 – 05 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận. Trong trường hợp hồ sơ có thiếu sót hoặc cần sửa đổi, cơ quan đăng ký sẽ thông báo để bạn bổ sung, chỉnh sửa kịp thời.
Khi hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN). Giấy chứng nhận này là cơ sở pháp lý quan trọng cho việc doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, mở tài khoản ngân hàng, ký kết hợp đồng, đăng ký thuế và các thủ tục liên quan khác.
Khắc con dấu và thông báo mẫu dấu
Sau khi doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bước tiếp theo quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện là khắc con dấu và thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để hợp thức hóa việc sử dụng con dấu. Đây là bước bắt buộc để con dấu doanh nghiệp có giá trị pháp lý trong các giao dịch, hồ sơ giấy tờ.
Khắc con dấu tròn công ty
Để khắc con dấu, doanh nghiệp cần liên hệ với một cơ sở khắc dấu hợp pháp, có giấy phép hoạt động và uy tín. Thông thường, con dấu phổ biến nhất là con dấu tròn thể hiện tư cách pháp nhân của doanh nghiệp, tuy doanh nghiệp có thể tự quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu nhưng chủ yếu vẫn là con dấu tròn để sử dụng trong các văn bản pháp lý.
Khi khắc dấu, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ gồm:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực (trong vòng 6 tháng).
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật (căn cước công dân hoặc CMND, hộ chiếu).
- Thông tin yêu cầu về con dấu như kích thước, màu sắc, nội dung hiển thị (tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, logo nếu có).
Con dấu phải đảm bảo không trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác và tuân thủ quy định về nội dung, hình thức theo luật doanh nghiệp hiện hành.
Thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia
Sau khi khắc con dấu, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc này giúp con dấu được công nhận hợp pháp và cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ đăng tải mẫu dấu của doanh nghiệp lên hệ thống để quản lý công khai minh bạch.
Doanh nghiệp có thể gửi mẫu dấu trực tiếp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc gửi thông báo qua hệ thống đăng ký điện tử của Cổng thông tin quốc gia. Sau khi nhận được thông báo, cơ quan đăng ký sẽ cấp biên nhận và đăng tải mẫu dấu công ty lên trang thông tin chính thức.
Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký chữ ký số
Việc mở tài khoản ngân hàng và đăng ký chữ ký số là hai bước quan trọng giúp cá nhân và doanh nghiệp thực hiện các giao dịch tài chính và hành chính điện tử một cách nhanh chóng, tiện lợi và an toàn trong thời đại số hiện nay.
Mở tài khoản ngân hàng
Mở tài khoản ngân hàng là thủ tục cơ bản để quản lý tài chính, nhận lương, chuyển tiền, thanh toán hóa đơn,… Các bước mở tài khoản thường gồm:
- Chuẩn bị giấy tờ cần thiết như CMND/CCCD hoặc hộ chiếu.
- Đến chi nhánh ngân hàng hoặc làm thủ tục online qua app hoặc website của ngân hàng.
- Điền thông tin, ký hợp đồng và nạp tiền vào tài khoản.
- Nhận thông báo mở tài khoản thành công kèm thẻ ATM hoặc thông tin tài khoản điện tử.
Đăng ký chữ ký số
Chữ ký số là chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay, giúp xác thực danh tính và bảo mật dữ liệu trong các giao dịch điện tử.
Các bước đăng ký chữ ký số:
- Chọn nhà cung cấp chứng thư số uy tín như VNPT-CA, ViettelCA, BKAVCA, FPT-CA,…
- Đăng ký tài khoản và cung cấp hồ sơ gồm CMND/CCCD, giấy phép kinh doanh (đối với doanh nghiệp).
- Xác thực danh tính tại trung tâm hoặc qua hình thức online nếu được phép.
- Ký hợp đồng dịch vụ và thanh toán chi phí đăng ký (nếu có).
- Cài đặt phần mềm chữ ký số trên máy tính hoặc điện thoại, kích hoạt tài khoản và sử dụng cho các giao dịch điện tử.
Ngoài ra, hiện nay có thể đăng ký chữ ký số cá nhân miễn phí qua ứng dụng VNeID rất nhanh gọn, phù hợp với cá nhân và hộ kinh doanh nhỏ.
Kê khai và nộp thuế ban đầu
Kê khai và nộp thuế ban đầu là bước bắt buộc doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện để tuân thủ pháp luật về thuế và bắt đầu hoạt động kinh doanh chính thức.
Kê khai thuế ban đầu tại cơ quan thuế quản lý
Ngay sau khi được cấp Giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp phải đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thực hiện kê khai thuế ban đầu. Hồ sơ kê khai gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế ban đầu (Mẫu đăng ký theo quy định).
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- CMND/CCCD của người đại diện pháp luật.
- Các giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và cấp mã số thuế, thông báo quyền và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp bắt đầu thực hiện các nghĩa vụ kê khai, nộp thuế tiếp theo.
Nộp lệ phí môn bài
Lệ phí môn bài (phí đăng ký kinh doanh) là một trong các loại thuế mà doanh nghiệp bắt buộc phải nộp trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy phép kinh doanh.
- Mức thu lệ phí môn bài tùy thuộc vào vốn điều lệ hoặc quy mô của doanh nghiệp theo bảng quy định.
- Doanh nghiệp phải nộp lệ phí tại cơ quan thuế quản lý hoặc qua ngân hàng.
- Nếu không thực hiện đúng thời hạn, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền theo quy định.
Công bố thông tin doanh nghiệp
Công bố thông tin doanh nghiệp là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi công ty sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Việc này giúp tăng tính minh bạch, tạo thuận lợi cho quản lý nhà nước và nâng cao uy tín doanh nghiệp trên thị trường.
Thời hạn công bố thông tin doanh nghiệp
Theo quy định, trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải tiến hành công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung công bố bao gồm:
- Thông tin về tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ trụ sở chính.
- Ngành nghề kinh doanh đăng ký.
- Thông tin người đại diện pháp luật, thành viên, cổ đông sáng lập.
- Các thay đổi so với hồ sơ đăng ký ban đầu (nếu có).
Mục đích và ý nghĩa
Việc công bố thông tin doanh nghiệp mang ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, chuyên nghiệp và hiệu quả. Mục đích chính của việc công khai thông tin là đảm bảo sự công khai, minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp mọi bên liên quan từ đối tác, khách hàng đến cơ quan quản lý nhà nước dễ dàng tiếp cận, tra cứu và đánh giá chính xác về doanh nghiệp. Khi các thông tin như tên doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, người đại diện pháp luật, cơ cấu cổ đông và các thay đổi pháp lý được cập nhật đầy đủ trên cổng thông tin quốc gia, doanh nghiệp tạo dựng được lòng tin và tăng cường uy tín trên thị trường.
Hoàn thiện các thủ tục sau thành lập
Sau khi hoàn tất các thủ tục pháp lý để thành lập doanh nghiệp và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bước tiếp theo vô cùng quan trọng là hoàn thiện các thủ tục sau thành lập. Đây là giai đoạn chuẩn bị nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh chính thức của công ty. Việc thực hiện đầy đủ và đúng quy trình giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro phát sinh sau này.
Treo bảng hiệu công ty tại trụ sở
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp bắt buộc phải treo bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở chính của công ty. Bảng hiệu ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế và thông tin liên hệ cần thiết. Việc treo bảng hiệu không chỉ giúp khách hàng, đối tác dễ dàng tìm kiếm và xác nhận thông tin doanh nghiệp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ quy định pháp luật về đăng ký kinh doanh.
Ký hợp đồng dịch vụ kế toán hoặc thuê kế toán thuế
Một trong những bước quan trọng không thể bỏ qua sau thành lập là ký hợp đồng dịch vụ kế toán hoặc thuê kế toán thuế chuyên nghiệp. Kế toán có vai trò quyết định trong việc thực hiện các nghĩa vụ về thuế, kế toán, báo cáo tài chính và các thủ tục liên quan đến pháp luật thuế. Sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp quản lý tài chính chính xác, tránh sai sót trong kê khai thuế và được tư vấn kịp thời các quy định mới nhất.
Chuẩn bị sẵn sàng cho hoạt động kinh doanh
Bên cạnh các thủ tục pháp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, nhân sự và các giấy phép cần thiết. Việc chuẩn bị này bao gồm:
- Thành lập bộ phận chuyên trách hoặc tuyển dụng nhân sự phù hợp.
- Mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ sản xuất kinh doanh.
- Lên kế hoạch marketing, khách hàng và phát triển sản phẩm dịch vụ.
- Đăng ký các giấy phép hoạt động bổ sung nếu ngành nghề kinh doanh yêu cầu.
Hoàn thiện các bước này giúp doanh nghiệp từng bước vận hành trơn tru, nâng cao năng lực cạnh tranh và sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu trong suốt quá trình hoạt động.
Kết luận
Trên đây là các bước thành lập công ty chi tiết năm 2025 giúp bạn hiểu rõ quy trình pháp lý và chuẩn bị kỹ lưỡng cho khởi đầu doanh nghiệp. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, có thể sử dụng dịch vụ thành lập công ty trọn gói tại Kế toán Minh Tâm, sẽ hỗ trợ từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi doanh nghiệp chính thức hoạt động.
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
- CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
- CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
- Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
- Email: ketoantamminh@gmail.com
- Website: www.ketoantamminh.vn
>>Xem thêm:
KẾ TOÁN TÂM MINH Với nhiều năm đồng hành phát triển với các doanh nghiệp, Tâm Minh luôn cố gắng mang lại cho khách hàng trải nghiệm chất lượng dịch vụ tốt nhất với: Giải pháp tối ưu - Tiết kiệm chi phí - Minh bạch thông tin – Chuyên môn đảm bảo.