Đăng ký kinh doanh nhà trọ chuẩn xác và nhanh gọn năm 2025 

Đăng ký kinh doanh nhà trọ năm 2025 là bước đầu tiên và quan trọng nhất nếu bạn muốn cho thuê phòng trọ hợp pháp, an toàn và tránh rủi ro pháp lý. Với quy định mới, hồ sơ và thủ tục ngày càng đơn giản hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân và hộ gia đình kinh doanh loại hình dịch vụ lưu trú này. Bài viết dưới đây Kế toán Tâm Minh sẽ hướng dẫn chi tiết ký kinh doanh nhà trọ nhanh gọn, đúng chuẩn pháp luật.

Đăng ký kinh doanh nhà trọ là gì?

Đăng ký kinh doanh nhà trọ là thủ tục pháp lý bắt buộc để cá nhân hoặc hộ gia đình hoạt động cho thuê phòng trọ, nhà trọ hợp pháp dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp, theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP và mã ngành 5510 (dịch vụ lưu trú ngắn ngày) hoặc 6820 (cho thuê nhà ở). Quy trình thường thực hiện qua đăng ký hộ kinh doanh tại UBND cấp huyện/xã hoặc online trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, kèm giấy tờ như Giấy đề nghị đăng ký, CCCD chủ hộ, chứng minh địa điểm kinh doanh (sổ đỏ/hợp đồng thuê) và biên bản họp hộ gia đình nếu áp dụng.​

Điều kiện để đăng ký kinh doanh nhà trọ

Kinh doanh nhà trọ là lĩnh vực đang được nhiều cá nhân và hộ gia đình quan tâm nhờ nhu cầu thuê trọ ngày càng tăng. Tuy nhiên, để hoạt động hợp pháp và an toàn, bạn cần đáp ứng đầy đủ điều kiện đăng ký kinh doanh nhà trọ theo quy định của pháp luật năm 2025. Dưới đây sẽ giải thích chi tiết từng điều kiện cần thiết để bạn có thể đăng ký nhanh gọn, chuẩn xác.

Điều kiện đối với chủ kinh doanh nhà trọ

Chủ kinh doanh nhà trọ phải là công dân Việt Nam đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không có tiền án, tiền sự liên quan đến ma túy, mại dâm hoặc bạo lực gia đình theo quy định tại Thông tư 42/2017/TT-BCA. Ngoài ra, chủ hộ cần chứng minh quyền sử dụng đất hợp pháp qua giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (sổ đỏ/sổ hồng) hoặc hợp đồng thuê nhà công chứng cho phép cho thuê lại, đảm bảo địa điểm kinh doanh không tranh chấp hoặc kê biên.​

Chủ kinh doanh còn phải cam kết ngành nghề cho thuê nhà trọ không thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh, có tên hộ kinh doanh phù hợp quy định và nộp đủ lệ phí đăng ký theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Nếu ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ, cần văn bản ủy quyền hợp lệ, đồng thời chủ hộ chịu trách nhiệm chính về an ninh trật tự và các nghĩa vụ pháp lý phát sinh từ hoạt động kinh doanh nhà trọ.

Điều kiện về cơ sở kinh doanh

Cơ sở kinh doanh nhà trọ phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất hợp pháp như sổ đỏ, sổ hồng hoặc hợp đồng thuê nhà công chứng cho phép kinh doanh cho thuê lại, đảm bảo địa điểm không tranh chấp và phù hợp quy hoạch đô thị. Mỗi phòng trọ cần diện tích tối thiểu 8m², chiều cao từ 2,5m trở lên, có cửa sổ thông thoáng, hệ thống chiếu sáng, thoát nước, nhà vệ sinh riêng hoặc chung sạch sẽ, cùng tiện ích cơ bản như điện, nước sạch.​

Ngoài ra, cơ sở phải trang bị đầy đủ thiết bị phòng cháy chữa cháy (ít nhất 2 bình chữa cháy xách tay, đèn thoát hiểm), lối thoát hiểm độc lập nếu từ 2 tầng trở lên, và nội quy PCCC công khai; nhà từ 7 tầng hoặc khối tích trên 5.000m³ cần giấy phép PCCC từ cơ quan chức năng. Chủ kinh doanh cần tham gia tập huấn PCCC và đảm bảo vệ sinh, mỹ quan khu vực để tránh vi phạm quy định an toàn.

Điều kiện về quản lý người thuê

Chủ kinh doanh nhà trọ phải đăng ký tạm trú cho người thuê tại Công an xã/phường trong vòng 7 ngày kể từ ngày người thuê đến ở, theo Điều 30 Luật Cư trú 2020, kèm theo việc lưu trữ thông tin cá nhân đầy đủ như CMND/CCCD, nơi cư trú thường trú để đảm bảo an ninh trật tự. Ngoài ra, cần xây dựng nội quy nhà trọ rõ ràng về giờ giấc ra vào, cấm tàng trữ chất cấm, gây rối trật tự, sử dụng điện nước tiết kiệm và trách nhiệm bồi thường thiệt hại, niêm yết công khai tại khu vực chung.​

Chủ nhà trọ chịu trách nhiệm quản lý người thuê, báo cáo ngay cho cơ quan công an nếu phát hiện đối tượng truy nã hoặc hoạt động bất thường, đồng thời không phân biệt đối xử dựa trên giới tính, quốc tịch hay tôn giáo theo Luật Nhà ở 2023. Nếu kinh doanh từ 10 người hoặc 5 phòng trở lên, phải đăng ký quản lý an ninh trật tự tại Công an cấp huyện và tham gia tập huấn PCCC để đảm bảo an toàn cho cư dân.

Hồ sơ đăng ký kinh doanh nhà trọ 

Đăng ký kinh doanh nhà trọ là bước quan trọng để bạn có thể hoạt động hợp pháp và an toàn. Một trong những yếu tố then chốt để quá trình đăng ký thành công là chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng quy định. Dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về hồ sơ đăng ký kinh doanh nhà trọ năm 2025, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý.

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh là tài liệu cốt lõi, tải mẫu chuẩn từ hokinhdoanh.dkkd.gov.vn hoặc dichvucong.gov.vn, điền đầy đủ thông tin tên hộ (ví dụ: “Hộ kinh doanh Nhà trọ ABC”), địa chỉ cụ thể (số nhà, đường, phường/xã), ngành nghề VSIC 5510/6820, vốn kinh doanh dự kiến, số lao động (dưới 10 người), thông tin chủ hộ và thành viên hộ gia đình. Ký tay hoặc ký số điện tử bằng VNeID mức 2, đảm bảo tên hộ không trùng lặp quốc gia và không vi phạm thuần phong mỹ tục. Tài liệu này kê khai chi tiết địa điểm kinh doanh không thuộc khu cấm, làm cơ sở cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh kèm mã số thuế tự động.​

Giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ hộ

Bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực (không quá 6 tháng) của chủ hộ kinh doanh và tất cả thành viên hộ gia đình tham gia (scan 2 mặt rõ nét), chứng minh chủ thể đủ 18 tuổi, năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc cán bộ công chức hoặc trường hợp bị cấm theo Bộ luật Dân sự. Nếu ủy quyền nộp hồ sơ, bổ sung văn bản ủy quyền công chứng/chứng thực kèm giấy tờ người được ủy quyền. Hệ thống online tự động tra cứu cơ sở dữ liệu dân cư quốc gia để xác thực, tránh giả mạo và đảm bảo trách nhiệm vô hạn bằng tài sản cá nhân của chủ hộ.​

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng nhà trọ

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/sổ đỏ/sổ hồng (bản sao công chứng) hoặc hợp đồng thuê/mượn nhà trọ công chứng (kèm giấy tờ chủ sở hữu), chứng minh quyền sở hữu hoặc sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh, không tranh chấp, kê biên hoặc khu vực cấm theo quy hoạch đô thị. Nếu cải tạo nhà trọ, bổ sung giấy phép xây dựng từ Sở Xây dựng. Tài liệu này xác nhận nhà trọ đạt tiêu chuẩn cơ sở vật chất (diện tích phòng tối thiểu 8m², thông gió, thoát nước), làm nền tảng kiểm tra PCCC và vệ sinh môi trường sau đăng ký.​

Biên bản hoặc cam kết đảm bảo phòng cháy chữa cháy

Biên bản họp hộ gia đình về thành lập hộ kinh doanh (nếu >1 thành viên) kèm cam kết PCCC theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP, hoặc Giấy xác nhận đủ điều kiện PCCC từ Cảnh sát PCCC cấp huyện (bắt buộc nếu >7 tầng hoặc >10 phòng). Cam kết bao gồm lắp bình chữa cháy (loại ABC 4kg/phòng), lối thoát hiểm rộng 0.8m, hệ thống báo cháy tự động nếu quy mô lớn, kiểm tra điện an toàn. Tài liệu ký xác nhận trách nhiệm chủ hộ, nộp bổ sung sau đăng ký kinh doanh nếu cơ quan yêu cầu, tránh đình chỉ hoạt động do vi phạm an toàn cháy nổ.

Quy trình đăng ký kinh doanh nhà trọ

Kinh doanh nhà trọ là lĩnh vực tiềm năng, đặc biệt tại các thành phố lớn. Tuy nhiên, để hoạt động hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý, chủ nhà trọ cần nắm rõ quy trình đăng ký kinh doanh nhà trọ. Sau đây là hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp bạn thực hiện nhanh gọn và chuẩn xác theo quy định năm 2025.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Chuẩn bị bộ hồ sơ scan PDF rõ nét (dung lượng <5MB/file): Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (mẫu Phụ lục III-1 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, điền tên hộ như “Hộ kinh doanh Nhà trọ XYZ”, địa chỉ chi tiết, ngành nghề 5510/6820), bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu chủ hộ/thành viên (còn hiệu lực), giấy chứng minh quyền sử dụng đất (sổ đỏ/sổ hồng công chứng hoặc hợp đồng thuê), biên bản họp hộ gia đình (nếu >1 thành viên) và cam kết PCCC theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP. Kiểm tra điều kiện: chủ hộ đủ 18 tuổi, địa điểm không cấm kinh doanh, tải mẫu từ hokinhdoanh.dkkd.gov.vn để tránh sai sót, ký số bằng VNeID mức 2.​

Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Truy cập dichvucong.gov.vn, đăng nhập VNeID mức 2/chữ ký số, tìm kiếm “Đăng ký thành lập hộ kinh doanh” (mã 1.001612), chọn tỉnh/huyện/xã địa điểm nhà trọ, điền biểu mẫu điện tử và tải hồ sơ PDF. Nộp lệ phí 100.000 VNĐ qua ngân hàng/ví điện tử (miễn hộ nghèo), hệ thống cấp mã hồ sơ để theo dõi. Nếu nộp trực tiếp, mang 01 bộ gốc đến Phòng Kinh tế UBND cấp huyện (trước 01/7/2025) hoặc UBND cấp xã, nhận biên nhận xử lý ngay lập tức.​

Chờ xét duyệt hồ sơ

Cơ quan thẩm quyền (UBND cấp xã/huyện) kiểm tra hồ sơ trong 3 ngày làm việc: xác minh tên hộ không trùng lặp, ngành nghề hợp pháp, địa điểm đủ điều kiện PCCC/an ninh. Nếu thiếu sót, thông báo bổ sung qua SMS/email trong 3 ngày tiếp theo (miễn phí 01 lần). Hệ thống online cảnh báo tự động lỗi, tỷ lệ duyệt lần đầu đạt 90%, rút ngắn thời gian so với nộp trực tiếp (7-10 ngày).​

Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Sau 3-5 ngày làm việc nếu hợp lệ, tải Giấy chứng nhận PDF ký số qua tài khoản dichvucong.gov.vn, nhận bưu điện miễn phí hoặc trực tiếp tại cơ quan. Giấy kèm mã số hộ kinh doanh (đồng bộ mã số thuế), công bố thông tin trên cổng quốc gia trong 30 ngày. Bổ sung ngay Giấy xác nhận đủ điều kiện an ninh trật tự (Công an phường) và PCCC (Cảnh sát PCCC huyện).​

Khai thuế và đi vào hoạt động

Đăng ký thuế điện tử tại Chi cục Thuế quận/huyện qua etax.thue.gdt.gov.vn (miễn phí), nộp thuế môn bài (300.000-1.000 VNĐ/năm), kê khai doanh thu hàng quý nếu trên 100 triệu đồng/năm. Lắp camera giám sát, đăng ký tạm trú người thuê trong 24 giờ (Nghị định 96/2016/NĐ-CP), ký hợp đồng thuê văn bản, vận hành nhà trọ hợp pháp với hóa đơn điện tử, báo cáo an ninh định kỳ để tránh đình chỉ.​

Lưu ý khi đăng ký kinh doanh nhà trọ

Kinh doanh nhà trọ là một lĩnh vực tiềm năng, đặc biệt tại các thành phố và khu công nghiệp. Tuy nhiên, để hoạt động hợp pháp, tránh rủi ro pháp lý và vận hành hiệu quả, chủ nhà trọ cần nắm vững những lưu ý quan trọng khi đăng ký kinh doanh nhà trọ năm 2025. Dưới đây sẽ tổng hợp các điểm cần chú ý để bạn thực hiện nhanh gọn và đúng quy định.

Chọn đúng loại hình đăng ký kinh doanh

Hộ kinh doanh cá thể phù hợp quy mô nhỏ dưới 10 phòng, 1 địa điểm duy nhất, thủ tục đơn giản nhưng chủ hộ chịu trách nhiệm vô hạn bằng tài sản cá nhân, không phù hợp mở rộng đa chi nhánh. Nếu quy mô lớn (>10 phòng, nhiều địa điểm), chọn doanh nghiệp TNHH 1 thành viên để giới hạn trách nhiệm và linh hoạt vốn góp. Kiểm tra trước trên hokinhdoanh.dkkd.gov.vn để tránh trùng tên hộ, đăng ký mã ngành chính xác 5510 (lưu trú ngắn ngày) hoặc 6820 (cho thuê nhà ở), không thuộc danh mục cấm theo Luật Đầu tư. Lỗi phổ biến: chọn sai dẫn đến từ chối hồ sơ hoặc phạt bổ sung sau hoạt động.​

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác

Scan PDF rõ nét (<5MB/file): Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (mẫu Phụ lục III-1), CCCD/CMND chủ hộ/thành viên (còn hiệu lực <6 tháng), sổ đỏ/hợp đồng thuê công chứng địa điểm nhà trọ, biên bản họp hộ gia đình (nếu nhóm). Ký số VNeID mức 2, kiểm tra hệ thống tự động lỗi tên trùng lặp, địa chỉ không hợp lệ hoặc ngành nghề cấm. Lưu ý tải mẫu mới nhất 2025 từ dichvucong.gov.vn, tránh photocopy mờ hoặc thiếu cam kết PCCC dẫn đến trả hồ sơ 40% trường hợp. Nộp lệ phí 100.000 VNĐ online để nhận biên nhận ngay.​

Đảm bảo cơ sở vật chất và an toàn

Nhà trọ phải có giấy phép xây dựng nếu cải tạo, đạt PCCC theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP (bình chữa cháy ABC 4kg/phòng, lối thoát hiểm 0.8m, báo cháy tự động nếu >7 tầng), xác nhận từ Cảnh sát PCCC huyện trước/sau đăng ký. Địa điểm không tranh chấp, khu cấm kinh doanh theo quy hoạch đô thị, diện tích phòng ≥8m², thông gió thoát nước, vệ sinh môi trường. Lắp camera, kiểm tra điện an toàn định kỳ để tránh đình chỉ hoạt động hoặc phạt 50-100 triệu VNĐ vi phạm an toàn cháy nổ phổ biến ở đô thị lớn.​

Khai báo tạm trú và quản lý khách thuê

Đăng ký tạm trú cho người thuê trong 24 giờ tại Công an phường (Nghị định 96/2016/NĐ-CP), cấp giấy xác nhận, lưu danh sách báo cáo đột xuất, lắp camera giám sát chung không xâm phạm riêng tư. Ký hợp đồng thuê văn bản (thời hạn, giá, giờ giấc, vệ sinh), không chứa chấp tội phạm, kiểm soát giờ ra vào tránh ồn ào. Kê khai thuế môn bài (300.000-1.000 VNĐ/năm), doanh thu hàng quý qua etax.thue.gdt.gov.vn nếu >100 triệu đồng/năm. Lưu ý này tránh phạt an ninh 10-20 triệu VNĐ và hỗ trợ quản lý hiệu quả, tăng uy tín nhà trọ.​

Kết luận

Đăng ký kinh doanh nhà trọ năm 2025 không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Việc đăng ký vừa giúp bạn hoạt động hợp pháp, vừa bảo vệ an toàn cho người thuê và bản thân chủ nhà. Hãy thực hiện ngay từ đầu để tránh rủi ro pháp lý và tạo tiền đề kinh doanh bền vững, ổn định.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn

Xem thêm:

• Nên thành lập công ty, doanh nghiệp hay hộ kinh doanh cá thể?
• Hướng dẫn các thủ tục để đăng ký mã số mã vạch
• Thành lập công ty phải nộp các loại thuế gì? – Kế toán Tâm Minh
• Cách đăng ký hộ kinh doanh online chi tiết từ A-Z cho người mới 
• Đăng ký hộ kinh doanh online: Điều kiện, hồ sơ và quy trình chi tiết