Thủ tục lập công ty là bước quan trọng đầu tiên giúp doanh nghiệp chính thức hoạt động hợp pháp. Với những người mới khởi nghiệp, việc hiểu rõ các bước thực hiện theo đúng quy định mới nhất sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Trong bài viết này, Kế toán Tâm Minh sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục lập công ty theo quy định mới nhất năm nay, giúp bạn tự tin khởi sự kinh doanh một cách thuận lợi và hiệu quả.
Thủ tục lập công ty là gì?
Thủ tục lập công ty là quá trình thực hiện các bước pháp lý cần thiết để doanh nghiệp được công nhận và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam. Thủ tục này bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ, nộp đăng ký doanh nghiệp, nhận giấy phép kinh doanh và thực hiện các nghĩa vụ sau khi thành lập.
Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có quy định riêng về hồ sơ và quy trình. Tuy nhiên, mục tiêu chung của thủ tục lập công ty là đảm bảo doanh nghiệp có đầy đủ tư cách pháp nhân, được cấp mã số thuế và có quyền hoạt động theo ngành nghề đăng ký.
Việc nắm rõ thủ tục giúp doanh nghiệp khởi sự đúng luật, tránh rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian trong giai đoạn đầu.
Các bước thực hiện thủ tục lập công ty theo quy định mới nhất
Thủ tục lập công ty là quá trình bắt buộc giúp doanh nghiệp được pháp luật công nhận và có tư cách pháp nhân. Việc nắm rõ các bước thực hiện không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tránh được sai sót pháp lý. Dưới đây là các bước tiến hành thủ tục lập công ty theo quy định mới nhất, áp dụng năm 2025.
Chuẩn bị thông tin cơ bản của doanh nghiệp
Thủ tục lập công ty bắt đầu từ việc chuẩn bị kỹ các thông tin pháp lý cần thiết. Trước tiên, bạn phải lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Tên công ty cần đảm bảo không trùng lặp và không vi phạm quy định pháp luật. Địa chỉ trụ sở phải rõ ràng, hợp lệ và không được đặt tại chung cư để ở. Ngành nghề kinh doanh phải phù hợp, có mã ngành theo danh mục của Nhà nước. Vốn điều lệ nên xác định dựa trên quy mô hoạt động và khả năng tài chính thực tế. Người đại diện theo pháp luật cần đủ năng lực và không thuộc đối tượng bị cấm.
Soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Khi đã có đầy đủ thông tin, bước tiếp theo là chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký. Hồ sơ cần có giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Điều lệ công ty phải được soạn đúng luật, thể hiện rõ quyền và nghĩa vụ các bên. Danh sách cổ đông hoặc thành viên sáng lập phải kê khai trung thực, đầy đủ. Giấy tờ pháp lý như CMND/CCCD hoặc giấy phép doanh nghiệp cần nộp bản sao. Nếu ủy quyền cho người khác đi nộp hồ sơ, cần chuẩn bị thêm văn bản ủy quyền.
Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, bạn tiến hành nộp đến Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại quầy tiếp nhận hoặc qua đường bưu điện. Ngoài ra, bạn có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Trường hợp nộp online, bạn cần có chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký hợp lệ. Sau khi nộp, nên theo dõi tiến độ xử lý để kịp thời bổ sung nếu cần.
Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Trong vòng 3 ngày làm việc, cơ quan đăng ký sẽ phản hồi kết quả hồ sơ. Nếu hợp lệ, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chính thức. Bạn cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên giấy chứng nhận trước khi sử dụng. Trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Khắc dấu và thông báo mẫu dấu
Ngay sau khi có giấy phép, doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu pháp nhân. Con dấu cần thể hiện đúng tên và mã số doanh nghiệp đã được cấp. Tiếp theo, bạn phải gửi thông báo mẫu dấu lên Phòng Đăng ký kinh doanh. Thông tin mẫu dấu sẽ được đăng công khai trên cổng thông tin quốc gia.
Sau khi hoàn tất thủ tục lập công ty cần làm gì?
Hoàn tất thủ tục lập công ty không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể hoạt động ngay. Bạn cần thực hiện thêm nhiều bước pháp lý và hành chính khác để công ty vận hành hợp pháp. Dưới đây là những việc quan trọng cần làm ngay sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
Mỗi công ty cần có ít nhất một tài khoản ngân hàng đứng tên pháp nhân. Tài khoản này dùng để giao dịch, nhận thanh toán và thực hiện nghĩa vụ tài chính. Sau khi mở tài khoản, bạn cần nộp thông báo số tài khoản lên cơ quan thuế quản lý. Thông báo này phải thực hiện trong thời hạn theo quy định để tránh bị xử phạt. Ngoài ra, nên đăng ký SMS banking và Internet banking để quản lý tài chính thuận tiện hơn.
Mua và kích hoạt chữ ký số điện tử
Chữ ký số là công cụ bắt buộc khi kê khai thuế và giao dịch với cơ quan nhà nước. Bạn cần chọn nhà cung cấp uy tín và đăng ký gói phù hợp với nhu cầu sử dụng. Sau khi kích hoạt, chữ ký số sẽ gắn với mã số thuế doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế để sử dụng hợp lệ. Việc không có chữ ký số sẽ khiến bạn không thể nộp tờ khai thuế điện tử.
Kê khai thuế ban đầu và đăng ký thuế điện tử
Doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế ban đầu trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có giấy phép. Bạn cần đăng ký phương pháp kê khai thuế (theo tháng hoặc quý). Đồng thời, xác định hình thức kế toán và chế độ hóa đơn sử dụng. Việc kê khai phải đúng, đủ và trung thực theo quy định của cơ quan thuế. Sau khi kê khai, bạn sẽ được kích hoạt tài khoản khai thuế điện tử.
Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử
Từ năm 2022, mọi doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Bạn cần đăng ký phát hành hóa đơn qua hệ thống của Tổng cục Thuế. Sau khi được chấp thuận, bạn có thể khởi tạo, phát hành và gửi hóa đơn cho khách hàng. Việc dùng hóa đơn điện tử đúng quy định là điều kiện để khấu trừ và hạch toán thuế. Nếu chưa cần xuất hóa đơn, bạn vẫn phải đăng ký phát hành để sẵn sàng sử dụng.
Nộp lệ phí môn bài đúng thời hạn
Lệ phí môn bài là khoản thu cố định hàng năm dựa trên vốn điều lệ doanh nghiệp. Doanh nghiệp mới thành lập phải nộp lệ phí trong vòng 30 ngày từ ngày cấp giấy phép. Mức nộp thông thường là 1 triệu đồng nếu vốn dưới 10 tỷ. Bạn có thể nộp qua mạng bằng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế. Trễ hạn sẽ bị phạt và bị tính lãi nộp chậm theo quy định pháp luật.
Treo biển hiệu công ty tại địa chỉ trụ sở
Treo bảng hiệu là yêu cầu bắt buộc để cơ quan chức năng kiểm tra hoạt động doanh nghiệp. Biển hiệu phải có tên công ty, mã số thuế và địa chỉ đúng với hồ sơ đăng ký. Kích thước bảng hiệu tùy ý nhưng cần đảm bảo dễ nhận biết. Thiếu bảng hiệu có thể bị phạt hành chính khi cơ quan thuế kiểm tra đột xuất. Việc treo bảng hiệu đúng cách cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Góp đủ vốn điều lệ theo cam kết
Người góp vốn phải hoàn tất góp vốn trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày thành lập. Việc góp vốn có thể bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc tài sản tùy theo thỏa thuận. Nếu không góp đủ đúng hạn, công ty phải điều chỉnh giảm vốn trên giấy phép. Góp vốn đầy đủ sẽ đảm bảo tư cách pháp nhân và trách nhiệm hữu hạn của công ty. Bạn cũng nên lập biên bản góp vốn và lưu trữ chứng từ liên quan đầy đủ.
Tổ chức bộ máy kế toán và lưu giữ sổ sách
Doanh nghiệp phải có người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài. Bạn cần thiết lập hệ thống sổ sách kế toán và lưu trữ chứng từ đầy đủ. Việc ghi chép, theo dõi chi phí, doanh thu và thuế cần thực hiện theo quy định kế toán hiện hành. Hệ thống kế toán bài bản sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính tốt hơn. Ngoài ra, đây cũng là yếu tố quan trọng để tránh rủi ro khi thanh tra thuế.
Những lưu ý quan trọng trong quá trình lập công ty
Quá trình lập công ty đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu biết pháp luật. Nắm rõ những lưu ý quan trọng giúp bạn tránh được sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí. Dưới đây là các điểm cần đặc biệt chú ý khi chuẩn bị thành lập công ty.
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp
Việc chọn loại hình doanh nghiệp ảnh hưởng đến quyền lợi và trách nhiệm pháp lý. Công ty TNHH phù hợp với quy mô nhỏ và vừa, hạn chế trách nhiệm cá nhân. Công ty cổ phần thích hợp khi cần huy động vốn từ nhiều cổ đông. Hộ kinh doanh cá thể đơn giản nhưng chịu trách nhiệm vô hạn. Nên đánh giá kỹ ưu – nhược điểm của từng loại hình trước khi quyết định. Chọn đúng loại hình giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tránh phát sinh phức tạp pháp lý.
Đặt tên công ty theo quy định
Tên công ty phải tuân thủ quy tắc không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác. Nên kiểm tra kỹ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi đặt tên. Tên công ty cần rõ ràng, dễ nhớ và phản ánh đúng lĩnh vực kinh doanh. Tránh sử dụng từ ngữ cấm như “Quốc tế”, “Bảo hiểm” nếu không được phép. Việc đặt tên hợp lệ giúp tăng tính chuyên nghiệp và tạo niềm tin với khách hàng.
Chọn địa chỉ trụ sở chính hợp pháp và phù hợp hoạt động
Địa chỉ trụ sở phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp như hợp đồng thuê hoặc sổ đỏ. Không nên chọn địa chỉ chung cư hoặc nơi ở cá nhân nếu không đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh. Địa chỉ này sẽ dùng để nhận thông báo pháp lý và kiểm tra của cơ quan chức năng. Nên chọn địa điểm thuận tiện giao dịch, giúp nâng cao hình ảnh công ty. Việc xác định địa chỉ chính xác giúp tránh rắc rối pháp lý sau này.
Soạn thảo điều lệ công ty rõ ràng
Điều lệ công ty quy định quyền và nghĩa vụ của các thành viên, cổ đông. Nên xây dựng điều lệ chi tiết, tránh mơ hồ gây tranh chấp nội bộ. Cần quy định rõ về quản lý, phân chia lợi nhuận và giải quyết tranh chấp. Tham khảo luật sư hoặc mẫu điều lệ chuẩn để đảm bảo phù hợp quy định pháp luật. Điều lệ chặt chẽ giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch và hiệu quả.
Chuẩn bị hồ sơ đăng ký đầy đủ
Hồ sơ đăng ký gồm nhiều giấy tờ như giấy đề nghị, điều lệ, danh sách thành viên, CMND/CCCD. Hồ sơ cần được chuẩn bị cẩn thận, tránh sai sót gây kéo dài thời gian xét duyệt. Nếu ủy quyền, giấy ủy quyền phải hợp pháp, rõ ràng và đúng mẫu. Kiểm tra kỹ từng trang, tránh bỏ sót giấy tờ quan trọng. Chuẩn bị hồ sơ tốt giúp rút ngắn thời gian cấp phép và tiết kiệm chi phí bổ sung.
Xác định vốn điều lệ hợp lý và góp vốn đúng thời hạn
Vốn điều lệ phản ánh quy mô và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Nên đăng ký vốn điều lệ phù hợp với kế hoạch kinh doanh và khả năng huy động vốn. Vốn điều lệ không nhất thiết phải góp hết ngay khi đăng ký, nhưng cần góp đủ trong thời hạn quy định. Thường người góp vốn có 90 ngày để hoàn tất việc góp vốn. Góp vốn đúng hạn bảo vệ quyền lợi các thành viên và đảm bảo tư cách pháp nhân.
Lựa chọn ngành nghề kinh doanh đúng quy định
Ngành nghề kinh doanh phải phù hợp với khả năng và giấy phép được cấp. Cần tra cứu danh mục ngành nghề có điều kiện để chuẩn bị giấy phép con nếu cần. Đăng ký ngành nghề đầy đủ giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động hợp pháp. Tránh khai báo sai hoặc thiếu ngành nghề gây khó khăn khi thực hiện giao dịch hoặc kiểm tra. Thực hiện thủ tục bổ sung ngành nghề kịp thời khi mở rộng kinh doanh.
Tuân thủ nghĩa vụ thuế và các quy định về lao động, bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp mới thành lập phải đăng ký thuế, kê khai thuế và nộp lệ phí môn bài đúng hạn. Phải đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định pháp luật. Tuân thủ đầy đủ giúp công ty tránh bị phạt, nâng cao uy tín với đối tác và cơ quan quản lý. Cần xây dựng hệ thống kế toán và nhân sự chuyên nghiệp để vận hành hiệu quả. Định kỳ cập nhật chính sách mới để đảm bảo tuân thủ mọi quy định liên quan.
Nên sử dụng dịch vụ hỗ trợ lập công ty hay tự làm?
Khi bắt đầu khởi nghiệp, nhiều người phân vân không biết nên tự làm thủ tục thành lập công ty hay thuê dịch vụ hỗ trợ. Mỗi cách đều có ưu điểm và hạn chế riêng, bạn cần cân nhắc dựa trên nhu cầu, kinh nghiệm và nguồn lực của mình.
Ưu điểm khi tự làm thủ tục thành lập công ty
Tự làm giúp bạn hiểu rõ quy trình và yêu cầu pháp lý hơn. Bạn sẽ tiết kiệm được chi phí thuê dịch vụ bên ngoài. Quá trình tự thực hiện giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hồ sơ, giấy tờ. Bạn có thể tự chủ về thời gian, làm việc theo lịch cá nhân. Tuy nhiên, cần dành nhiều thời gian tìm hiểu và chuẩn bị kỹ càng từng bước. Vì tự làm rất dễ phát sinh sai sót nếu chưa có kinh nghiệm, có thể gây kéo dài thời gian duyệt hồ sơ.
Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ hỗ trợ lập công ty
Dịch vụ chuyên nghiệp sẽ tư vấn chính xác theo quy định mới nhất, giảm thiểu sai sót. Bạn được hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ và xử lý các thủ tục phức tạp nhanh chóng. Đồng thời tiết kiệm thời gian, giúp bạn tập trung vào kế hoạch kinh doanh chính. Nhiều dịch vụ còn hỗ trợ các bước sau thành lập như khai thuế, làm sổ sách kế toán. Điều đó giúp hạn chế rủi ro pháp lý và giảm áp lực vì mọi thủ tục đều được xử lý chuyên nghiệp. Chi phí dịch vụ có thể cao hơn so với tự làm, nhưng đổi lại là sự an tâm và hiệu quả.
Các yếu tố cần cân nhắc khi chọn phương án
Nếu bạn đã có kinh nghiệm hoặc am hiểu pháp luật doanh nghiệp, tự làm là lựa chọn hợp lý. Nếu bạn muốn nhanh chóng, tránh sai sót và không có nhiều thời gian, dịch vụ hỗ trợ là lựa chọn tốt. Quy mô và loại hình công ty cũng ảnh hưởng đến độ phức tạp của thủ tục. Doanh nghiệp nhỏ, đơn giản có thể tự làm, còn công ty lớn, đa ngành nghề nên thuê dịch vụ chuyên nghiệp. Ngân sách là yếu tố quan trọng, cần cân đối chi phí thuê dịch vụ và lợi ích nhận được.
Kế toán Tâm Minh- Đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ lập công ty uy tín và chuyên nghiệp
Kế toán Tâm Minh tự hào là lựa chọn hàng đầu dành cho doanh nghiệp mới khởi nghiệp. Chúng tôi cung cấp dịch vụ thành lập công ty trọn gói, nhanh chóng và chính xác. Với đội ngũ chuyên gia am hiểu luật doanh nghiệp, bạn được tư vấn chi tiết từng bước. Kế toán Tâm Minh giúp soạn thảo hồ sơ, nộp đăng ký và xử lý các thủ tục pháp lý.
Dịch vụ của chúng tôi cam kết tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa cho khách hàng. Chúng tôi hỗ trợ khách hàng mọi lúc, giải đáp nhanh chóng các vướng mắc pháp lý. Kế toán Tâm Minh luôn đặt uy tín và chất lượng lên hàng đầu trong từng hợp đồng. Hàng trăm doanh nghiệp đã tin tưởng và thành công cùng dịch vụ của chúng tôi. Chọn Kế toán Tâm Minh, bạn yên tâm khởi nghiệp thuận lợi, phát triển bền vững.
Kết luận
Trên đây là hướng dẫn chi tiết thủ tục lập công ty theo quy định mới nhất giúp bạn hiểu rõ và chuẩn bị tốt nhất. Thủ tục lập công ty theo quy định mới nhất tuy phức tạp nhưng hoàn toàn có thể thực hiện dễ dàng nếu nắm rõ các bước. Hy vọng bài viết sẽ là cẩm nang hữu ích, giúp bạn tự tin hoàn thành các bước đăng ký thành lập công ty. Chúc bạn sớm khởi nghiệp thành công và phát triển doanh nghiệp bền vững!
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
- CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
- CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
- Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
- Email: ketoantamminh@gmail.com
- Website: www.ketoantamminh.vn
Xem thêm:
- Quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp đơn giản, nhanh chóng
- Những điều cần biết khi thành lập công ty du lịch quốc tế
- Hướng dẫn chi tiết thủ tục mở chi nhánh khác tỉnh mới nhất
- Những việc cần làm sau khi thành lập công ty không thể bỏ qua
- Cách mở công ty riêng 2025: Những điều cần chuẩn bị và lưu
KẾ TOÁN TÂM MINH Với nhiều năm đồng hành phát triển với các doanh nghiệp, Tâm Minh luôn cố gắng mang lại cho khách hàng trải nghiệm chất lượng dịch vụ tốt nhất với: Giải pháp tối ưu - Tiết kiệm chi phí - Minh bạch thông tin – Chuyên môn đảm bảo.