Tất tần tật về thủ tục ban đầu khi thành lập công ty bạn cần biết

Thủ tục ban đầu khi thành lập công ty là bước quan trọng mà doanh nghiệp không nên xem nhẹ. Việc thực hiện đúng quy trình giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Ngược lại, nếu làm sai có thể bị từ chối hồ sơ hoặc xử phạt. Vì vậy, nắm rõ các bước thủ tục ngay từ đầu là điều cần thiết. Trong bài viết này, Kế toán Tâm Minh sẽ giúp bạn hiểu rõ, dễ dàng triển khai và tránh những sai sót không đáng có.

Chuẩn bị trước khi tiến hành thủ tục thành lập công ty 

Trước khi nộp hồ sơ thành lập công ty, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các yếu tố nền tảng. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian, chi phí. Dưới đây là những bước cần thiết mà bạn không nên bỏ qua trong giai đoạn chuẩn bị này.

Xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp

Loại hình doanh nghiệp ảnh hưởng đến cách tổ chức và vận hành công ty. Bạn có thể chọn công ty TNHH một thành viên hoặc hai thành viên trở lên. Ngoài ra, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân hay hợp danh cũng phổ biến. Mỗi mô hình có quy mô vốn, cơ chế quản lý và mức độ chịu trách nhiệm khác nhau. Việc chọn sai loại hình có thể gây khó khăn trong quá trình vận hành về sau.

Đặt tên công ty đúng quy định pháp luật

Tên công ty là yếu tố bắt buộc và phải tuân thủ quy định tại Luật Doanh nghiệp. Tên phải gồm hai phần là loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Không dùng tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký. Không sử dụng từ ngữ vi phạm đạo đức xã hội hoặc chính trị. Đồng thời nên tra cứu tên trước trên hệ thống quốc gia để đảm bảo hợp lệ. Tên hay, dễ nhớ còn giúp tăng nhận diện thương hiệu ngay từ đầu.

Xác định địa chỉ trụ sở rõ ràng và hợp pháp

Trụ sở công ty phải có thật và được sử dụng hợp pháp theo quy định. Có thể đặt tại nhà riêng, văn phòng, nhà xưởng hoặc thuê chỗ đặt trụ sở. Không được dùng chung cư để ở làm địa chỉ đăng ký nếu bị cấm. Địa chỉ phải nằm trong lãnh thổ Việt Nam và ghi rõ số nhà, phường, quận. Nên có hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu. Trụ sở rõ ràng giúp dễ dàng tiếp nhận công văn và kiểm tra từ cơ quan thuế.

Xác định ngành nghề kinh doanh chính xác

Ngành nghề cần phù hợp với lĩnh vực dự định hoạt động của công ty. Nên chọn ngành nghề có mã ngành theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Một số ngành nghề có điều kiện yêu cầu giấy phép con kèm theo. Bạn có thể đăng ký nhiều ngành nhưng nên xác định ngành chính rõ ràng. Thông tin ngành nghề sẽ được ghi trong giấy phép và ảnh hưởng tới thuế.

Chuẩn bị thông tin người đại diện pháp luật

Người đại diện pháp luật sẽ đứng tên và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Có thể là giám đốc, tổng giám đốc hoặc chủ sở hữu công ty. Phải từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Không được là người đang bị cấm hoạt động kinh doanh. Thông tin cá nhân phải trùng khớp với giấy tờ tùy thân nộp kèm hồ sơ. Cần chuẩn bị sẵn bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu hợp lệ.

Hồ sơ cần thiết để làm thủ tục ban đầu khi thành lập công ty

Hồ sơ là yếu tố trong thủ tục ban đầu khi thành lập công ty quyết định doanh nghiệp có được cấp phép hay không. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và tránh việc bị trả hồ sơ. Dưới đây là các thành phần bạn bắt buộc phải có khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp lần đầu.

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Đây là tài liệu cơ bản và quan trọng nhất trong bộ hồ sơ đăng ký. Mẫu giấy do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành thống nhất trên toàn quốc. Trong đơn cần nêu đầy đủ thông tin doanh nghiệp dự định thành lập. Gồm tên công ty, địa chỉ, loại hình doanh nghiệp, ngành nghề đăng ký. Ngoài ra, phải ghi rõ số vốn, thông tin người đại diện và hình thức vốn góp. Người lập hồ sơ cần ký tên chính xác và đúng tư cách pháp lý. Nếu có nhiều người đồng sáng lập, cần có chữ ký đầy đủ.

Điều lệ công ty phù hợp với loại hình đăng ký

Điều lệ là văn bản nội bộ quy định cách thức công ty hoạt động và vận hành. Tài liệu này thể hiện quyền và nghĩa vụ giữa các thành viên hoặc cổ đông. Cần xác định rõ cơ cấu tổ chức, thẩm quyền của từng vị trí quản lý. Nội dung điều lệ phải phù hợp với loại hình công ty đã lựa chọn. Với công ty TNHH hoặc cổ phần, điều lệ càng chi tiết càng dễ điều hành. Phải có chữ ký của tất cả các thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập. Đây là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp nội bộ sau này.

Danh sách thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập

Tài liệu này xác định ai là người sáng lập công ty và mức vốn góp của từng người. Cần ghi rõ họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số CMND/CCCD và tỷ lệ góp vốn. Đối với tổ chức góp vốn, cần thêm tên tổ chức và người đại diện theo pháp luật. Danh sách phải đầy đủ chữ ký xác nhận từ từng thành viên hoặc cổ đông. Thông tin này sẽ được cơ quan đăng ký đối chiếu với giấy tờ tùy thân. Sự minh bạch giúp tránh tranh chấp quyền lợi sau khi công ty đi vào hoạt động. Nếu có thay đổi về cổ đông sau khi thành lập, cần làm thủ tục cập nhật.

Bản sao công chứng giấy tờ cá nhân của các thành viên

Người đại diện pháp luật, thành viên góp vốn, cổ đông đều phải nộp bản sao giấy tờ. Có thể là bản sao CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. Bản sao phải được công chứng trong thời hạn 6 tháng gần nhất. Nếu thành viên là tổ chức, cần kèm theo giấy phép kinh doanh của tổ chức đó. Trường hợp người nước ngoài, phải có bản dịch sang tiếng Việt và công chứng. Hồ sơ thiếu hoặc sai thông tin cá nhân sẽ không được xét duyệt.

Giấy ủy quyền nộp hồ sơ nếu không trực tiếp thực hiện

Nếu bạn không tự nộp hồ sơ thì phải làm giấy ủy quyền rõ ràng, hợp lệ. Giấy ủy quyền phải có thông tin bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền. Kèm theoCCCD của người đi nộp thay để đối chiếu danh tính. Giấy phải ghi rõ phạm vi ủy quyền: nộp, nhận hồ sơ hay ký thay. Nếu dùng dịch vụ thành lập công ty, cơ sở dịch vụ sẽ yêu cầu mẫu riêng. Cơ quan đăng ký không tiếp nhận hồ sơ nếu thiếu giấy ủy quyền hợp lệ. Đây là bước đơn giản nhưng nhiều người thường chủ quan hoặc quên chuẩn bị.

Quy trình làm thủ tục ban đầu khi thành lập công ty

Thủ tục ban đầu khi thành lập công ty là bước nền tảng cho sự ra đời hợp pháp của doanh nghiệp. Nếu thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và được cấp phép nhanh chóng. Dưới đây là các bước cần thực hiện trong giai đoạn thủ tục ban đầu.

Chuẩn bị thông tin đăng ký doanh nghiệp

Trước tiên, bạn cần xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp. Chọn tên doanh nghiệp không trùng hoặc gây nhầm lẫn với công ty khác. Địa chỉ công ty phải là nơi có thật, rõ ràng, không nằm trong khu cấm. Góp vốn tối thiểu theo ngành nghề, đúng quy định pháp luật. Lựa chọn ngành nghề kinh doanh theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Chuẩn bị thông tin người đại diện pháp luật và các thành viên góp vốn.

Soạn hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ bao gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu mới nhất. Kèm theo điều lệ công ty có đầy đủ chữ ký các thành viên sáng lập. Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người thành lập và góp vốn. Danh sách thành viên công ty TNHH hoặc cổ đông công ty cổ phần. Trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ, cần có giấy ủy quyền hợp lệ. Toàn bộ hồ sơ nên in rõ ràng, sắp xếp đúng thứ tự quy định.

Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, bạn nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh địa phương. Hiện nay, việc nộp hồ sơ thường thực hiện qua Cổng thông tin quốc gia. Bạn cần tạo tài khoản, đăng nhập và tải hồ sơ lên hệ thống trực tuyến. Các tài liệu tải lên phải rõ ràng, đúng định dạng và tên tệp chuẩn. Thông tin nhập vào biểu mẫu điện tử cần khớp với tài liệu đính kèm. Sau khi nộp, hệ thống cấp mã hồ sơ để bạn tra cứu kết quả xử lý. Thời gian phản hồi thường trong vòng 3 đến 5 ngày làm việc.

Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Thông báo cấp phép được gửi qua email đã đăng ký trước đó. Bạn đến Sở Kế hoạch và Đầu tư nhận bản giấy hoặc đăng ký nhận chuyển phát. Giấy chứng nhận là cơ sở pháp lý để tiếp tục các bước sau này. Nếu hồ sơ chưa đạt, bạn sẽ được yêu cầu chỉnh sửa và nộp lại.

Các thủ tục sau khi được cấp phép

Sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn vẫn chưa thể hoạt động ngay. Doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện các thủ tục pháp lý bắt buộc để được công nhận hợp lệ trên thị trường. Những bước dưới đây là phần không thể thiếu sau khi công ty chính thức được cấp phép hoạt động.

Khắc con dấu pháp nhân và công bố mẫu dấu

Doanh nghiệp cần khắc con dấu tròn thể hiện tên và mã số công ty. Bạn có thể khắc tại các đơn vị cung cấp dịch vụ được pháp luật cho phép. Sau khi khắc, công ty phải đăng tải thông tin mẫu dấu lên cổng doanh nghiệp. Thông tin gồm hình thức, số lượng và mẫu dấu cụ thể. Chỉ khi công bố xong, con dấu mới được dùng trong giao dịch hợp pháp.

Mở tài khoản ngân hàng công ty

Mỗi doanh nghiệp cần một tài khoản riêng để phục vụ hoạt động tài chính. Bạn chọn ngân hàng phù hợp và chuẩn bị giấy phép, con dấu, CMND/CCCD. Một số ngân hàng yêu cầu người đại diện trực tiếp ký tên. Sau khi mở tài khoản, phải thông báo tài khoản lên Sở Kế hoạch và Đầu tư. Chậm thông báo có thể dẫn đến xử phạt hành chính không mong muốn.

Kê khai thuế ban đầu với cơ quan thuế

Công ty cần đăng ký nghĩa vụ thuế tại Chi cục Thuế quản lý. Bạn phải mua chữ ký số để kê khai thuế điện tử thuận tiện hơn. Nộp tờ khai thuế ban đầu, đăng ký phương pháp kế toán sử dụng. Khai báo người phụ trách kế toán, thông tin phần mềm sử dụng. Các thông tin phải được thực hiện trong thời hạn quy định rõ ràng.

Mua hóa đơn điện tử và phát hành hóa đơn

Bạn cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất. Lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn uy tín và tích hợp phần mềm kế toán. Nộp hồ sơ phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế qua mạng. Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn hợp lệ. Việc xuất hóa đơn đúng quy định giúp tránh phạt và truy thu thuế.

Treo biển hiệu công ty tại địa chỉ đăng ký

Doanh nghiệp bắt buộc phải treo bảng hiệu tại nơi đặt trụ sở chính. Biển hiệu phải thể hiện đầy đủ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ. Không có biển hiệu, bạn có thể bị coi là doanh nghiệp “ma”. Cơ quan thuế kiểm tra thực tế địa điểm trước khi kích hoạt mã số thuế. Đây là thủ tục đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng trong khâu hậu kiểm.

Lưu ý quan trọng để tránh sai sót trong quá trình làm thủ tục ban đầu khi thành lập công ty

Quá trình làm thủ tục ban đầu khi thành lập công ty yêu cầu sự tỉ mỉ và chính xác cao. Sai sót nhỏ cũng có thể gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ và kết quả. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn tránh những vướng mắc không đáng có.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác

Trước khi nộp, bạn cần rà soát kỹ từng giấy tờ một cách cẩn thận. Dùng mẫu hồ sơ mới nhất, tránh sử dụng tài liệu lỗi thời hoặc không hợp lệ. Điền thông tin cá nhân và công ty phải trùng khớp hoàn toàn với giấy tờ gốc. Tránh sai sót về tên, địa chỉ, số CMND/CCCD hoặc các dữ liệu quan trọng khác. Chữ ký trên hồ sơ phải đúng người có thẩm quyền và rõ ràng, không bị mờ. Nên in hồ sơ trên giấy chất lượng, sắp xếp theo thứ tự quy định để dễ kiểm tra.

Kiểm tra tên công ty và ngành nghề kinh doanh

Bạn cần kiểm tra tên công ty trên cổng đăng ký để tránh trùng hoặc gây nhầm lẫn. Tên công ty nên phù hợp với ngành nghề kinh doanh và không vi phạm quy định. Chọn ngành nghề kinh doanh chính xác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Chọn sai ngành nghề sẽ gây khó khăn khi xin giấy phép hoặc đăng ký thuế. Nên chuẩn bị phương án tên dự phòng phòng trường hợp tên chính bị từ chối. Tìm hiểu kỹ về các ngành nghề kinh doanh có điều kiện hoặc hạn chế.

Nộp hồ sơ đúng nơi và đúng thời hạn

Hồ sơ phải được nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính. Đảm bảo nộp hồ sơ trong giờ hành chính và tránh những ngày nghỉ, lễ. Khi nộp hồ sơ online, bạn cần đảm bảo kết nối mạng ổn định, tránh gián đoạn. Nên nộp hồ sơ sớm để có thời gian bổ sung khi có yêu cầu chỉnh sửa. Nếu nộp trực tiếp, bạn cần giữ lại biên nhận hồ sơ để theo dõi. Tuân thủ đúng quy trình và hướng dẫn của cơ quan đăng ký để không bị từ chối.

Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ

Sau khi nộp, bạn phải thường xuyên kiểm tra trạng thái hồ sơ bằng mã số. Nếu hồ sơ bị trả lại, cần đọc kỹ lý do và chuẩn bị bổ sung đầy đủ. Trả lời hoặc bổ sung hồ sơ nhanh chóng để tránh kéo dài thời gian xử lý. Liên hệ trực tiếp với cán bộ phụ trách hồ sơ khi cần thiết để được hỗ trợ. Ghi chú lại các mốc thời gian quan trọng để chủ động xử lý công việc. Thường xuyên kiểm tra email hoặc điện thoại để không bỏ lỡ thông báo.

Sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý uy tín

Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn nên tìm đến các công ty tư vấn uy tín. Dịch vụ chuyên nghiệp sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác. Họ còn giúp bạn hiểu rõ các quy định pháp luật và tránh rủi ro pháp lý. Tư vấn viên hỗ trợ giải đáp thắc mắc và xử lý kịp thời các vướng mắc phát sinh. Dịch vụ còn giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí so với làm thủ tục riêng lẻ. Chọn dịch vụ uy tín giúp bạn an tâm tập trung vào việc phát triển kinh doanh.

Kế toán Tâm Minh- Đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn thủ tục thành lập công ty uy tín

Kế toán Tâm Minh tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn thủ tục thành lập công ty. Với nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi hỗ trợ khách hàng hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng và chính xác. Đội ngũ chuyên viên tận tâm luôn đồng hành cùng bạn từ bước chuẩn bị đến khi nhận giấy phép.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý, giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong quá trình làm hồ sơ. Kế toán Tâm Minh còn hỗ trợ đăng ký kinh doanh, khai báo thuế và các thủ tục liên quan một cách chuyên nghiệp. Cam kết mang đến giải pháp tối ưu, tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng.

Ngoài ra, Kế toán Tâm Minh luôn cập nhật các quy định mới nhất của Nhà nước để tư vấn kịp thời và chính xác. Chúng tôi sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thành lập công ty. Với Kế toán Tâm Minh, bạn hoàn toàn yên tâm khởi đầu hành trình kinh doanh thuận lợi và đúng pháp luật.

Kết luận

Trên đây là tất tần tật về thủ tục ban đầu khi thành lập công ty bạn cần biết. Việc nắm rõ quy trình và chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót đáng tiếc. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích, giúp bạn tự tin hơn khi bắt đầu hành trình kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ với các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để được giúp đỡ kịp thời và hiệu quả.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn

Xem thêm:

• Quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp đơn giản, nhanh chóng
• Những điều cần biết khi thành lập công ty du lịch quốc tế
• Hướng dẫn chi tiết thủ tục mở chi nhánh khác tỉnh mới nhất
• Những việc cần làm sau khi thành lập công ty không thể bỏ qua
• Cách mở công ty riêng 2025: Những điều cần chuẩn bị và lưu