Hồ sơ đăng ký thành lập công ty cần chuẩn bị gì?

Bạn đang có ý định khởi nghiệp và muốn đăng ký thành lập công ty để hoạt động hợp pháp? Thủ tục thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam năm 2026 đã được đơn giản hóa đáng kể nhờ đăng ký trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia. Tuy nhiên, để tránh sai sót, bạn cần nắm rõ quy trình, hồ sơ cần chuẩn bị, chi phí và các lưu ý quan trọng. Đăng ký thành lập công ty

Bài viết này cung cấp hướng dẫn đầy đủ từ A đến Z về thủ tục đăng ký thành lập công ty TNHH, công ty cổ phần và các loại hình khác theo Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi bổ sung) và Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

1. Tại sao nên đăng ký thành lập công ty?

Việc thành lập công ty mang lại nhiều lợi ích:

• Hoạt động kinh doanh hợp pháp, xây dựng uy tín với đối tác và khách hàng.
• Bảo vệ tài sản cá nhân tốt hơn so với hộ kinh doanh (trách nhiệm hữu hạn).
• Dễ dàng tiếp cận vốn vay, hợp đồng lớn và tham gia đấu thầu.
• Được hưởng các ưu đãi thuế, hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Nếu bạn bỏ qua bước đăng ký, có thể gặp rủi ro pháp lý, phạt hành chính hoặc khó mở rộng kinh doanh.

2. Các loại hình doanh nghiệp phổ biến khi đăng ký thành lập công ty

Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, bạn có thể chọn một trong các loại hình sau:

• Công ty TNHH một thành viên: Phù hợp cá nhân hoặc tổ chức làm chủ sở hữu duy nhất. Trách nhiệm giới hạn trong vốn góp.
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Thường dùng cho nhóm 2-50 thành viên.
• Công ty cổ phần: Phù hợp huy động vốn rộng rãi, có thể niêm yết sau này (tối thiểu 3 cổ đông).
• Doanh nghiệp tư nhân: Một cá nhân làm chủ, chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản.
• Công ty hợp danh: Kết hợp thành viên hợp danh và góp vốn.

Lời khuyên: Hầu hết startup và doanh nghiệp nhỏ chọn công ty TNHH vì thủ tục đơn giản và bảo vệ chủ sở hữu tốt.

3. Điều kiện đăng ký thành lập công ty

Để đăng ký thành lập doanh nghiệp, bạn cần đáp ứng:

• Chủ thể: Cá nhân/công dân Việt Nam hoặc tổ chức có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm (công chức, viên chức…).
• Tên công ty: Không trùng lặp, không gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác. Tên phải có loại hình + tên riêng (ví dụ: Công ty TNHH ABC).
• Trụ sở chính: Địa chỉ rõ ràng, không được đặt tại chung cư (trừ trường hợp có chức năng kinh doanh). Có thể thuê hoặc mượn.
• Vốn điều lệ: Không quy định mức tối thiểu (trừ ngành nghề có vốn pháp định như ngân hàng, bất động sản…). Doanh nghiệp tự kê khai và chịu trách nhiệm.
• Ngành nghề kinh doanh: Phải đăng ký theo mã ngành VSIC. Một số ngành cần điều kiện đặc biệt (giấy phép con).

4. Hồ sơ đăng ký thành lập công ty cần chuẩn bị gì?

Hồ sơ cơ bản (theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP và cập nhật 2026):

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu).
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên/cổ đông (đối với TNHH nhiều thành viên hoặc cổ phần).
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức (CCCD, hộ chiếu, giấy đăng ký kinh doanh…).
• Văn bản ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác nộp).

Lưu ý: Hồ sơ khác nhau nhẹ tùy loại hình. Bạn nên tải mẫu chính thức từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

5. Quy trình đăng ký thành lập công ty chi tiết  

Bước 1: Chuẩn bị thông tin (tên, trụ sở, vốn, ngành nghề, người đại diện pháp luật).

Bước 2: Soạn thảo và ký hồ sơ.

Bước 3: Nộp hồ sơ

• Cách khuyến khích: Nộp trực tuyến tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn (sử dụng tài khoản VNeID hoặc chữ ký số).
• Hoặc nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN ĐKDN) trong 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Bước 5: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia (trong 30 ngày).

Bước 6: Các thủ tục sau thành lập:

• Khắc con dấu công ty và công bố mẫu dấu.
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
• Đăng ký thuế ban đầu, kê khai thuế môn bài, hóa đơn điện tử.
• Treo biển hiệu tại trụ sở.

Toàn bộ quy trình thường hoàn tất trong 5-8 ngày làm việc nếu làm online.

6. Chi phí đăng ký thành lập công ty  

Chi phí khá thấp và minh bạch:

• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 25.000 đồng (giảm 50% từ 01/7/2025 đến 31/12/2026) hoặc 50.000 đồng sau đó. Miễn phí nếu nộp online.
• Phí công bố thông tin: 100.000 đồng.
• Phí khắc dấu và công bố mẫu dấu: Khoảng 450.000 – 500.000 đồng.
• Chi phí dịch vụ (nếu thuê luật sư/kế toán): Từ 1.000.000 – 3.000.000 đồng tùy gói trọn gói.

Tổng chi phí cơ bản thường dưới 2 triệu đồng nếu tự làm. Dịch vụ trọn gói giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

7. Lưu ý quan trọng khi đăng ký thành lập công ty

• Tra cứu tên công ty trước khi nộp để tránh bị từ chối.
• Chọn ngành nghề chính xác, tránh đăng ký quá rộng hoặc sai mã ngành.
• Vốn điều lệ nên phù hợp với quy mô thực tế (quá cao có thể ảnh hưởng đến uy tín nếu không góp đủ).
• Người đại diện pháp luật phải cẩn thận vì chịu trách nhiệm trước pháp luật.
• Sau thành lập, phải thực hiện đầy đủ thủ tục thuế trong 30 ngày để tránh phạt.
• Một số ngành nghề có điều kiện (giáo dục, y tế, thực phẩm…) cần xin giấy phép bổ sung sau.

Nếu bạn là người mới, nên tham khảo dịch vụ tư vấn thành lập công ty trọn gói để được hỗ trợ từ A-Z, bao gồm cả kế toán ban đầu.

Địa chỉ liên hệ đăng ký thành lập công ty

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn

Những câu hỏi thường gặp đăng ký thành lập công ty

1. Thành lập công ty mất bao lâu?

Thời gian xử lý hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (hoặc Phòng Đăng ký kinh doanh) là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Toàn bộ quy trình từ chuẩn bị đến hoàn tất các thủ tục sau thành lập (khắc dấu, công bố mẫu dấu, mở tài khoản ngân hàng, kê khai thuế ban đầu) thường mất 05 – 08 ngày làm việc nếu nộp trực tuyến. Nếu hồ sơ sai sót hoặc cần bổ sung, thời gian có thể kéo dài thêm.

2. Chi phí đăng ký thành lập công ty năm 2026 là bao nhiêu?

• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 25.000 đồng (giảm 50% từ 01/7/2025 đến 31/12/2026) hoặc 50.000 đồng sau đó. Miễn phí nếu nộp online.
• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng.
• Phí khắc con dấu và công bố mẫu dấu: khoảng 450.000 – 550.000 đồng.
• Tổng chi phí tự làm: thường dưới 2 triệu đồng.
• Dịch vụ trọn gói (bao gồm tư vấn, soạn hồ sơ, nộp hộ, khắc dấu…): từ 1.500.000 – 3.500.000 đồng tùy gói và địa phương.

3. Thành lập công ty cần bao nhiêu vốn?

Pháp luật không quy định mức vốn điều lệ tối thiểu đối với hầu hết các ngành nghề (trừ một số ngành có vốn pháp định như ngân hàng, bất động sản, lữ hành…). Bạn có thể kê khai mức vốn phù hợp với quy mô kinh doanh và khả năng góp vốn thực tế. Vốn điều lệ ảnh hưởng đến uy tín với đối tác và khả năng vay vốn, nhưng kê khai quá cao mà không góp đủ có thể gặp rủi ro pháp lý.

4. Có thể đăng ký trụ sở công ty tại chung cư hoặc nhà riêng không?

• Nhà riêng (có sổ đỏ/sổ hồng): Được phép nếu chủ nhà đồng ý và địa chỉ rõ ràng.
• Chung cư: Thường không được dùng làm trụ sở chính trừ trường hợp chung cư có chức năng kinh doanh thương mại (shophouse, văn phòng). Nên kiểm tra quy định của tòa nhà và địa phương trước khi đăng ký.

5. Hồ sơ đăng ký thành lập công ty gồm những gì?

Hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu).
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên/cổ đông (đối với TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).
• Bản sao CCCD/Hộ chiếu (công chứng) của cá nhân hoặc giấy tờ pháp lý của tổ chức góp vốn.
• Văn bản ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác nộp).

Từ năm 2026, không cần nộp Phiếu lý lịch tư pháp khi đăng ký thành lập doanh nghiệp.

6. Nộp hồ sơ thành lập công ty ở đâu?

• Khuyến khích nộp trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn (sử dụng tài khoản VNeID hoặc chữ ký số).
• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính.

7. Ai được phép thành lập công ty?

Cá nhân từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc đối tượng bị cấm (công chức, viên chức trong một số lĩnh vực…). Từ 01/7/2025, cán bộ, công chức, viên chức được phép thành lập, quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số. Các lĩnh vực khác vẫn áp dụng quy định cấm.

8. Có thể ủy quyền cho người khác làm thủ tục thành lập công ty không?

Có. Bạn có thể ủy quyền bằng văn bản cho luật sư, công ty dịch vụ hoặc người khác thực hiện toàn bộ hoặc một phần thủ tục (nộp hồ sơ, nhận kết quả…).

9. Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cần làm gì tiếp theo?

Các thủ tục bắt buộc sau thành lập:

• Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (trong 30 ngày).
• Khắc con dấu và công bố mẫu dấu.
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
• Đăng ký mã số thuế, kê khai thuế môn bài, đăng ký hóa đơn điện tử.
• Treo biển hiệu tại trụ sở.
• Đăng ký bảo hiểm xã hội, lao động (nếu có nhân viên).

10. Nên chọn loại hình công ty nào: TNHH hay Cổ phần?

• Công ty TNHH một thành viên hoặc hai thành viên trở lên: Phù hợp startup, doanh nghiệp nhỏ và vừa, thủ tục đơn giản, trách nhiệm hữu hạn.
• Công ty cổ phần: Phù hợp khi cần huy động vốn rộng rãi, có kế hoạch niêm yết sau này (tối thiểu 3 cổ đông).
• Doanh nghiệp tư nhân: Chỉ phù hợp kinh doanh nhỏ, chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân.

Hầu hết khách hàng mới khởi nghiệp chọn Công ty TNHH.

11. Thành lập công ty có cần giấy phép con ngay không?

Không. Giấy phép con (giấy phép đủ điều kiện kinh doanh) chỉ cần xin sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, và chỉ áp dụng với một số ngành nghề có điều kiện (thực phẩm, giáo dục, y tế, vận tải…).

12. Có thể tra cứu tên công ty trước khi đăng ký không?

Có và nên làm. Tra cứu miễn phí tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tránh tên trùng hoặc gây nhầm lẫn.

13. Người nước ngoài có thành lập công ty tại Việt Nam được không?

Có, nhưng phải tuân thủ điều kiện đầu tư theo cam kết WTO và Luật Đầu tư. Một số ngành nghề hạn chế tỷ lệ sở hữu nước ngoài hoặc phải có đối tác Việt Nam.

Kết luận 

Đăng ký thành lập công ty năm 2026 không còn phức tạp nhờ quy trình trực tuyến. Chỉ với vài bước cơ bản, bạn đã có thể sở hữu một doanh nghiệp hợp pháp và bắt đầu hành trình kinh doanh. Hãy chuẩn bị kỹ thông tin để hồ sơ được duyệt nhanh chóng.

Nếu cần hỗ trợ chi tiết hơn về hồ sơ, biểu mẫu hoặc dịch vụ thành lập công ty tại Gia Lai hoặc toàn quốc, hãy liên hệ ngay với các đơn vị uy tín để được tư vấn miễn phí.

>>>>> Xem thêm 

1. Thủ tục đăng ký kinh doanh có vốn nước ngoài
2. Hướng dẫn làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài
3. Thủ tục điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư
4. Thủ tục thành lập công ty ở nước ngoài
5. Dịch vụ Luật sư tư vấn doanh nghiệp