Thủ tục thành lập hộ kinh doanh cá thể chi tiết nhất năm 2025 

Hộ kinh doanh cá thể là hình thức kinh doanh phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt phù hợp với những cá nhân muốn kinh doanh nhỏ lẻ, không cần vốn lớn nhưng vẫn hợp pháp. Việc thành lập hộ kinh doanh cá thể cần thực hiện đầy đủ thủ tục pháp lý để tránh rủi ro về sau. Bài viết này Kế toán Tâm Minh sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục thành lập hộ kinh doanh cá thể.

Hộ kinh doanh cá thể là gì?

Hộ kinh doanh cá thể là hình thức kinh doanh do một cá nhân hoặc một nhóm cá nhân đứng ra đăng ký, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Hình thức này không yêu cầu vốn pháp định nhưng chủ hộ kinh doanh phải tuân thủ các quy định về thuế, giấy phép con (nếu ngành nghề kinh doanh có điều kiện) và các nghĩa vụ khác theo pháp luật.

Điều kiện thành lập hộ kinh doanh cá thể

Hộ kinh doanh cá thể là hình thức kinh doanh phổ biến tại Việt Nam, phù hợp với những cá nhân muốn khởi nghiệp nhỏ lẻ, không cần vốn lớn nhưng vẫn hợp pháp. Trước khi tiến hành đăng ký, việc nắm rõ điều kiện thành lập hộ kinh doanh cá thể là vô cùng quan trọng để tránh những rắc rối pháp lý về sau. Để đăng ký hộ kinh doanh cá thể, cá nhân cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

Điều kiện về chủ hộ kinh doanh

Điều kiện về chủ hộ kinh doanh để thành lập hộ kinh doanh cá thể theo quy định hiện hành là cá nhân hoặc thành viên hộ gia đình phải là công dân Việt Nam, đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Chủ hộ kinh doanh chịu trách nhiệm chính về các hoạt động kinh doanh, đồng thời phải đảm bảo ngành nghề kinh doanh đăng ký không thuộc danh mục cấm của pháp luật.​

Ngoài ra, mỗi cá nhân chỉ được đăng ký duy nhất một hộ kinh doanh trên phạm vi toàn quốc. Trường hợp là thành viên hộ gia đình, người đại diện đứng tên trên giấy phép kinh doanh phải được các thành viên trong hộ gia đình đồng thuận và ủy quyền theo đúng quy định. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm rõ ràng khi hộ kinh doanh hoạt động.

Điều kiện về địa điểm kinh doanh

Điều kiện về địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh cá thể được quy định rõ ràng theo pháp luật hiện hành. Địa điểm kinh doanh là nơi thực hiện các hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh, phải đảm bảo hợp pháp và phù hợp với ngành nghề đăng ký. Một hộ kinh doanh được phép hoạt động tại nhiều địa điểm, tuy nhiên, phải chọn một địa điểm làm trụ sở chính để đăng ký và phải thông báo cho cơ quan quản lý thuế và cơ quan quản lý thị trường về các địa điểm kinh doanh khác nếu có.​

Ngoài ra, địa điểm kinh doanh cần có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp như hợp đồng thuê mặt bằng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc tài sản để tránh vi phạm quy định pháp luật. Việc đăng ký chính xác địa điểm kinh doanh giúp cơ quan quản lý thuận tiện trong công tác giám sát, kiểm tra và hỗ trợ thuế cho hộ kinh doanh. Nếu thay đổi hoặc mở thêm địa điểm, hộ kinh doanh phải thực hiện thủ tục thông báo đầy đủ để đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động kinh doanh.

Điều kiện về ngành nghề kinh doanh

Điều kiện về ngành nghề kinh doanh để thành lập hộ kinh doanh cá thể là phải thuộc các ngành nghề pháp luật không cấm và phù hợp với quy mô nhỏ lẻ của hộ kinh doanh. Hộ kinh doanh được tự do lựa chọn ngành nghề như bán lẻ tạp hóa, dịch vụ ăn uống, sửa chữa xe máy, sản xuất thủ công, nhưng không được kinh doanh các ngành cấm như ma túy, vũ khí hoặc các ngành yêu cầu vốn pháp định lớn dành cho doanh nghiệp. Việc đăng ký ngành nghề phải ghi rõ mã ngành theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.​

Nếu ngành nghề thuộc diện kinh doanh có điều kiện như an ninh trật tự, thực phẩm, y tế, hộ kinh doanh cần bổ sung giấy phép con hoặc chứng chỉ hành nghề tương ứng trước hoặc sau khi đăng ký. Quy định này giúp bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và đảm bảo hoạt động kinh doanh an toàn, minh bạch theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn hiện hành.​

Điều kiện về hồ sơ pháp lý

Điều kiện về hồ sơ pháp lý khi thành lập hộ kinh doanh cá thể yêu cầu người đăng ký phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật. Hồ sơ bắt buộc bao gồm Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo mẫu quy định, bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân chủ hộ như căn cước công dân hoặc hộ chiếu, và trong trường hợp hộ kinh doanh do thành viên hộ gia đình đăng ký, cần thêm bản sao biên bản họp và văn bản ủy quyền cho người đại diện làm chủ hộ kinh doanh được công chứng hoặc chứng thực.​

Ngoài ra, hồ sơ phải đảm bảo tính chính xác, minh bạch và trung thực; thông tin trên hồ sơ phải khớp với thực tế và được ký tên bởi chủ hộ hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Hồ sơ đăng ký sau khi hoàn thiện sẽ được nộp trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền thẩm định, cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trong thời gian quy định. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp rút ngắn thời gian xét duyệt và tránh những khó khăn, sai sót trong quá trình thành lập.

Hồ sơ thành lập hộ kinh doanh cá thể

Một trong những yếu tố quan trọng để đăng ký thành công là chuẩn bị hồ sơ thành lập hộ kinh doanh cá thể đầy đủ và chính xác. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các giấy tờ cần thiết và lưu ý quan trọng. Để đăng ký hộ kinh doanh cá thể, bạn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định pháp luật gồm các giấy tờ sau:

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh là tài liệu cốt lõi, sử dụng mẫu Phụ lục III-1 theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, ghi đầy đủ tên hộ, địa chỉ, ngành nghề, thông tin chủ hộ và cam kết tuân thủ pháp luật. Tài liệu này phải được chủ hộ hoặc người ủy quyền ký xác nhận để đảm bảo tính pháp lý. Hồ sơ sẽ bị từ chối nếu giấy đề nghị thiếu thông tin hoặc sai sót.​

Bản sao CCCD hoặc hộ chiếu

Bản sao căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh là giấy tờ bắt buộc để xác nhận danh tính và năng lực hành vi dân sự. Bản sao cần được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ, đặc biệt khi hộ do nhiều thành viên gia đình thành lập. Giấy tờ này giúp tránh tranh chấp và đảm bảo trách nhiệm cá nhân trong kinh doanh.​

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm bao gồm hợp đồng thuê nhà/mặt bằng, giấy chứng nhận quyền sở hữu đất đai hoặc các văn bản hợp pháp khác, chứng minh địa điểm kinh doanh hợp pháp. Tài liệu phải còn hiệu lực và phù hợp với ngành nghề đăng ký

Danh sách thành viên hộ kinh doanh

Danh sách thành viên hộ kinh doanh chỉ áp dụng khi hộ do nhiều thành viên hộ gia đình thành lập, kèm bản sao biên bản họp thống nhất và văn bản ủy quyền công chứng cho một thành viên làm chủ hộ. Trường hợp hộ cá thể một người, không cần danh sách này mà chỉ ghi thông tin chủ hộ trong giấy đề nghị.

Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Đăng ký hộ kinh doanh cá thể là bước quan trọng để cá nhân hoặc nhóm cá nhân có thể kinh doanh hợp pháp tại Việt Nam. Việc nắm rõ thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật. Sau đây là các bước chi tiết sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể bắt đầu bằng việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn. Hồ sơ bao gồm Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo mẫu Phụ lục III-1, bản sao CCCD/hộ chiếu của chủ hộ (công chứng/chứng thực), giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh như hợp đồng thuê nhà hoặc sổ đỏ, cùng biên bản họp và danh sách thành viên nếu hộ do nhiều người thành lập. Việc kiểm tra kỹ lưỡng thông tin, ngành nghề và giấy tờ giúp tránh bổ sung, rút ngắn thời gian xét duyệt xuống còn 3 ngày làm việc.​

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký

Người đăng ký cần sử dụng chữ ký số nếu nộp online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo file scan rõ nét và khớp với bản giấy. Từ 01/7/2025, thẩm quyền chuyển về UBND cấp xã, nhưng hồ sơ phải chính xác để cơ quan tiếp nhận không yêu cầu thêm giấy tờ ngoài quy định pháp luật. Chuẩn bị đầy đủ giúp hộ kinh doanh nhanh chóng nhận Giấy chứng nhận và tự động được cấp mã số thuế.

Bước 3: Cơ quan đăng ký xem xét hồ sơ

Sau khi nhận hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể, cơ quan đăng ký (UBND cấp xã từ 01/7/2025 hoặc Phòng Tài chính – Kế hoạch cấp huyện trước đó) tiến hành xem xét tính hợp lệ trong vòng 3 ngày làm việc. Quy trình kiểm tra bao gồm xác minh đầy đủ các giấy tờ như Giấy đề nghị đăng ký, bản sao CCCD/hộ chiếu, giấy tờ địa điểm kinh doanh và danh sách thành viên (nếu có), đảm bảo thông tin chính xác, không thuộc ngành nghề cấm và phù hợp quy định pháp luật. Nếu hồ sơ hợp lệ và nộp lệ phí đúng quy định, cơ quan sẽ cấp ngay Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh kèm mã số thuế tự động.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Sau khi cơ quan đăng ký xem xét hồ sơ hợp lệ và người nộp đã đóng lệ phí theo quy định (thường 100.000 VNĐ), cơ quan sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ. Giấy chứng nhận này có giá trị pháp lý cao, đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế, ghi rõ mã số hộ kinh doanh, tên hộ, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn và thông tin chủ hộ. Người đăng ký có thể nhận trực tiếp tại cơ quan hoặc tải bản điện tử qua Cổng Dịch vụ công nếu nộp online.

Lưu ý khi thành lập hộ kinh doanh cá thể

Thành lập hộ kinh doanh cá thể là bước quan trọng để cá nhân hoặc nhóm cá nhân có thể kinh doanh hợp pháp tại Việt Nam. Tuy thủ tục thành lập hộ kinh doanh cá thể khá đơn giản, nhưng nếu không chú ý đến các yếu tố pháp lý và quản lý, bạn có thể gặp rắc rối sau này. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi thành lập hộ kinh doanh cá thể bạn cần biết.

Chọn ngành nghề kinh doanh phù hợp

Khi thành lập hộ kinh doanh cá thể, việc chọn ngành nghề kinh doanh phù hợp là yếu tố quan trọng để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động hiệu quả. Hộ kinh doanh chỉ được đăng ký các ngành nghề không thuộc danh mục cấm như ma túy, vũ khí, hoặc các ngành yêu cầu vốn pháp định lớn dành cho doanh nghiệp; ưu tiên các lĩnh vực nhỏ lẻ như bán lẻ tạp hóa, dịch vụ ăn uống, sửa chữa xe máy, sản xuất thủ công. Chủ hộ cần tra cứu mã ngành theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để ghi chính xác trong Giấy đề nghị đăng ký, tránh hồ sơ bị trả lại.​

Nếu chọn ngành nghề kinh doanh có điều kiện như thực phẩm, y tế, an ninh trật tự, hộ kinh doanh phải bổ sung giấy phép con hoặc chứng chỉ hành nghề sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký. Việc đăng ký nhiều ngành nghề cùng lúc được phép nhưng phải phù hợp quy mô hộ kinh doanh, giúp linh hoạt mở rộng hoạt động mà không vi phạm quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Lưu ý kiểm tra cập nhật danh mục ngành nghề mới nhất để đảm bảo tính pháp lý lâu dài.​

Đảm bảo địa điểm kinh doanh hợp pháp

Khi thành lập hộ kinh doanh cá thể, đảm bảo địa điểm kinh doanh hợp pháp là yêu cầu bắt buộc để hồ sơ được chấp thuận và tránh rủi ro pháp lý sau này. Địa điểm phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp như hợp đồng thuê nhà/mặt bằng (còn hiệu lực ít nhất 1 năm), giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc sổ đỏ, không nằm trong khu vực cấm kinh doanh theo quy hoạch đô thị hoặc quy định địa phương. Một hộ kinh doanh chọn 1 địa điểm làm trụ sở chính để đăng ký, còn các địa điểm phụ phải thông báo cho cơ quan thuế và quản lý thị trường.​

Lưu ý kiểm tra địa điểm không vi phạm khoảng cách an toàn với trường học, bệnh viện nếu kinh doanh thực phẩm, rượu bia; đồng thời đảm bảo địa chỉ ghi trong hồ sơ khớp chính xác với giấy tờ để tránh bị trả hồ sơ. Nếu thuê địa điểm, hợp đồng cần ghi rõ mục đích kinh doanh và được chủ nhà đồng ý; trường hợp mở thêm địa điểm sau đăng ký, phải thông báo kịp thời để được cấp mã số thuế riêng, tránh phạt hành chính từ 5-10 triệu đồng theo quy định hiện hành.

Hoàn thành khai báo thuế ban đầu để tránh bị xử phạt

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, chủ hộ phải hoàn thành khai báo thuế ban đầu trong vòng 10 ngày làm việc theo Thông tư 86/2024/TT-BTC để tránh phạt hành chính từ 2-8 triệu đồng. Hồ sơ khai thuế lần đầu bao gồm Tờ khai đăng ký thuế (mẫu 03-ĐK-TCT), bản sao CCCD/hộ chiếu và các giấy tờ liên quan, nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế quận/huyện hoặc online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Việc này giúp hệ thống tự động cấp mã số thuế và thông báo phương pháp tính thuế phù hợp (kê khai hoặc khoán), đảm bảo hộ kinh doanh hoạt động hợp pháp ngay từ đầu.​

Chậm trễ khai báo thuế ban đầu có thể dẫn đến đình chỉ kinh doanh hoặc truy thu kèm phạt chậm nộp, đặc biệt với hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm phải kê khai định kỳ hàng quý. Hoàn thành kịp thời giúp tránh rủi ro và tập trung phát triển kinh doanh bền vững.

Hoàn tất giấy phép chuyên ngành trước khi nộp hồ sơ

Khi thành lập hộ kinh doanh cá thể, chủ hộ cần hoàn tất giấy phép chuyên ngành trước khi nộp hồ sơ đăng ký nếu ngành nghề thuộc diện kinh doanh có điều kiện theo Luật Đầu tư 2020, như an toàn thực phẩm, y tế, giáo dục hoặc dịch vụ lưu trú. Các giấy phép con như Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép môi trường phải được cấp bởi cơ quan chuyên ngành trước, vì hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh chỉ yêu cầu giấy tờ cơ bản và không bắt buộc nộp kèm giấy phép con lúc đầu.

Nếu nộp hồ sơ thiếu giấy phép chuyên ngành cho ngành nghề có điều kiện, cơ quan đăng ký vẫn cấp Giấy chứng nhận nhưng hộ kinh doanh phải bổ sung trong thời hạn quy định để tránh phạt từ 20-50 triệu đồng hoặc thu hồi giấy phép. Chủ hộ nên kiểm tra danh mục 227 ngành nghề có điều kiện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, ưu tiên xin giấy phép con song song hoặc trước để rút ngắn thời gian khởi nghiệp hợp pháp. Lưu ý này giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý và tập trung phát triển kinh doanh bền vững.

Kết luận

Việc nắm bắt thủ tục thành lập hộ kinh doanh cá thể không quá phức tạp nhưng cần tuân thủ đầy đủ hồ sơ và thủ tục pháp lý. Hiểu rõ các bước, chuẩn bị kỹ càng hồ sơ sẽ giúp bạn nhanh chóng kinh doanh hợp pháp, tránh rủi ro pháp lý về sau. Nếu bạn không yên tâm, liên hệ ngay Kế toán Tâm Minh tư vấn thủ tục thành lập hộ kinh doanh cá thể chi tiết. 

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn

Xem thêm:

• Thủ tục làm giấy phép kinh doanh dạy thêm: Hướng dẫn chi tiết
• Giấy phép kinh doanh xăm hình: Điều kiện, thủ tục và hồ sơ chi tiết
• Top 5 điều kiện đăng ký hộ kinh doanh để vay ngân hàng chi tiết 
• Mất giấy phép kinh doanh có làm lại được không? Tìm hiểu ngay 
• Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bao gồm những gì? Tìm hiểu ngay