Mở chi nhánh công ty là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động và gia tăng độ phủ thị trường. Việc nắm rõ quy định pháp luật và cách thức triển khai đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm hiệu quả. Bài viết dưới đây Kế toán Tâm Minh sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tiễn giúp bạn mở chi nhánh đúng luật, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Những lý do nên mở chi nhánh thay vì thành lập công ty mới
Nhiều doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh nhưng phân vân giữa hai lựa chọn chi nhánh hay công ty mới. Thực tế, mở chi nhánh là giải pháp tiết kiệm và linh hoạt hơn trong nhiều trường hợp. Dưới đây là những lý do quan trọng khiến mở chi nhánh trở thành lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí thành lập và vận hành
Mở chi nhánh không cần góp vốn điều lệ mới như công ty độc lập. Doanh nghiệp không phải mở tài khoản ngân hàng riêng cho chi nhánh. Phí khắc dấu, in hóa đơn, thiết lập hệ thống kế toán cũng được tiết kiệm. Chi nhánh sử dụng chung thương hiệu và quy trình quản lý với trụ sở chính. Việc điều phối nguồn lực giữa các đơn vị được tối ưu, tránh lãng phí nhân sự và chi phí vận hành.
Thủ tục pháp lý đơn giản, thời gian xử lý nhanh
Mở chi nhánh chỉ cần nộp hồ sơ thông báo đến Sở Kế hoạch và Đầu tư. Không cần đăng ký lại mã số thuế, con dấu, hay kê khai vốn như công ty mới. Thời gian xử lý hồ sơ mở chi nhánh nhanh hơn, thường chỉ 3–5 ngày làm việc. Các bước kê khai thuế ban đầu cũng đơn giản hơn so với thành lập doanh nghiệp mới. Điều này giúp doanh nghiệp triển khai hoạt động ngay khi có quyết định mở rộng.
Quản lý tập trung, thương hiệu đồng bộ
Chi nhánh hoạt động dưới sự quản lý trực tiếp của công ty mẹ. Quy trình điều hành, chính sách nhân sự, hệ thống tài chính được thống nhất. Thương hiệu được triển khai nhất quán trên nhiều địa phương, tăng độ nhận diện. Khách hàng dễ tin tưởng hơn khi thấy sự hiện diện đồng bộ của doanh nghiệp. Điều này giúp công ty mở rộng thị phần mà vẫn giữ được bản sắc thương hiệu.
Linh hoạt trong việc mở rộng và rút gọn quy mô
Doanh nghiệp có thể mở thêm hoặc giải thể chi nhánh khi cần mà không ảnh hưởng đến công ty mẹ. Việc điều chỉnh hoạt động kinh doanh tại các chi nhánh diễn ra nhanh chóng, ít thủ tục rườm rà. Chi nhánh có thể đặt tại nhiều tỉnh thành mà không phải thay đổi giấy phép doanh nghiệp chính. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ thích ứng với biến động thị trường và kế hoạch kinh doanh.
Dễ dàng điều phối nhân sự và nguồn lực
Chi nhánh không cần có hệ thống nhân sự độc lập như công ty con. Doanh nghiệp có thể luân chuyển nhân viên từ trụ sở chính đến chi nhánh một cách linh hoạt. Nguồn lực về marketing, kế toán, IT… có thể hỗ trợ từ trung tâm mà không phát sinh chi phí mới. Việc này giúp nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu hóa chi phí cố định cho doanh nghiệp.
Hiểu rõ quy định pháp luật khi mở chi nhánh công ty
Mở chi nhánh giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường nhưng vẫn cần tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành. Hiểu sai quy định sẽ dẫn đến hồ sơ bị từ chối hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính. Dưới đây là những nội dung pháp lý bắt buộc cần nắm rõ trước khi tiến hành mở chi nhánh.
Căn cứ pháp lý và phạm vi hoạt động của chi nhánh
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân riêng biệt như công ty mẹ. Chi nhánh chỉ được phép kinh doanh ngành nghề đã đăng ký trong giấy phép của doanh nghiệp chính. Luật Doanh nghiệp 2020, Điều 45 quy định rõ quyền và trách nhiệm của chi nhánh. Chi nhánh có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty mẹ. Doanh nghiệp phải đảm bảo chi nhánh không vượt quá giới hạn phạm vi pháp lý cho phép. Mọi hoạt động của chi nhánh đều chịu sự giám sát và ràng buộc từ trụ sở chính.
Điều kiện mở chi nhánh hợp pháp
Công ty mẹ phải có giấy đăng ký doanh nghiệp hợp lệ, còn hiệu lực tại thời điểm mở chi nhánh. Địa điểm đặt chi nhánh phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp hoặc hợp đồng thuê rõ ràng. Người đứng đầu chi nhánh phải từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Người đại diện chi nhánh không được thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo luật định. Công ty không đang trong tình trạng bị đình chỉ hoặc tạm ngừng hoạt động kinh doanh. Chỉ khi đáp ứng đủ điều kiện này, doanh nghiệp mới có thể đăng ký chi nhánh hợp lệ.
Hồ sơ đăng ký chi nhánh theo quy định mới nhất
Hồ sơ gồm Thông báo lập chi nhánh do người đại diện pháp luật ký tên, đóng dấu. Phải có Quyết định thành lập chi nhánh của chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên. Biên bản họp phải ghi rõ địa điểm, lĩnh vực và người đứng đầu chi nhánh. Đính kèm bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ của người đứng đầu chi nhánh. Trường hợp mở chi nhánh tại tỉnh khác, hồ sơ nộp tại Sở KHĐT địa phương nơi đặt chi nhánh. Hồ sơ hợp lệ sẽ được xử lý nhanh hơn, tránh mất thời gian chỉnh sửa hoặc bổ sung.
Thời hạn xử lý và hiệu lực hoạt động
Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ trong vòng 3–5 ngày làm việc theo luật định. Sau khi được cấp Giấy xác nhận, chi nhánh được phép hoạt động hợp pháp. Doanh nghiệp cần nộp tờ khai thuế ban đầu cho chi nhánh trong vòng 10 ngày. Nếu chi nhánh có hoạt động kinh doanh, cần kê khai thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp. Thông tin về chi nhánh sẽ được ghi nhận và công bố trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia. Từ thời điểm đó, chi nhánh chính thức được xem là một đơn vị trực thuộc công ty mẹ.
Nghĩa vụ pháp lý sau khi mở chi nhánh
Chi nhánh phải treo biển hiệu tại địa chỉ đã đăng ký đúng theo quy định của pháp luật. Phải nộp thuế và báo cáo thuế định kỳ nếu có phát sinh doanh thu tại chi nhánh. Mọi thay đổi về địa chỉ, tên gọi, người đứng đầu đều phải thông báo đến cơ quan đăng ký. Chi nhánh phải giữ hồ sơ kế toán, hóa đơn và các tài liệu liên quan đầy đủ, chính xác. Trường hợp chi nhánh ngừng hoạt động, doanh nghiệp phải làm thủ tục chấm dứt đúng quy trình. Chi nhánh chịu sự kiểm tra, giám sát từ cơ quan thuế, Sở KHĐT như các đơn vị kinh doanh khác.
Quy trình thủ tục mở chi nhánh công ty theo đúng quy định
Để mở chi nhánh đúng luật, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ và tuần tự các bước theo quy định hiện hành. Quy trình cần đảm bảo rõ ràng, chính xác để chi nhánh hoạt động hợp pháp, tránh rủi ro pháp lý về sau. Dưới đây là các bước cụ thể để mở chi nhánh công ty đúng quy trình, theo Luật Doanh nghiệp 2020.
Chuẩn bị thông tin cần thiết trước khi mở chi nhánh
Doanh nghiệp cần xác định địa chỉ chi nhánh rõ ràng, có giấy tờ hợp lệ. Chọn người đứng đầu chi nhánh có đủ năng lực và không thuộc diện bị cấm quản lý. Phải xác định rõ ngành nghề mà chi nhánh sẽ hoạt động, phù hợp với giấy phép công ty mẹ. Xem xét chi nhánh có thực hiện chức năng kế toán riêng hay phụ thuộc trụ sở chính. Lên kế hoạch hoạt động, mô hình tổ chức và phương án nhân sự tại chi nhánh.
Soạn hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh
Hồ sơ gồm thông báo thành lập chi nhánh theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Đính kèm quyết định thành lập chi nhánh của chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên. Có biên bản họp ghi rõ lý do, địa điểm và người phụ trách chi nhánh. Kèm bản sao hợp lệ giấy tờ cá nhân của người đứng đầu chi nhánh. Nếu ủy quyền nộp hồ sơ, cần giấy ủy quyền hợp lệ và giấy tờ cá nhân của người nộp.
Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Hồ sơ nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT nơi đặt chi nhánh. Nếu chi nhánh đặt khác tỉnh, phải thực hiện tại nơi chi nhánh dự kiến hoạt động. Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi nộp, hệ thống sẽ gửi thông báo tiếp nhận hoặc yêu cầu sửa đổi nếu hồ sơ chưa hợp lệ. Cần theo dõi quá trình xử lý để bổ sung hồ sơ kịp thời khi được yêu cầu.
Nhận kết quả và công bố thông tin chi nhánh
Trong 3–5 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy xác nhận chi nhánh. Thông tin chi nhánh sẽ được công khai trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin để đảm bảo không sai sót về địa chỉ hay người đại diện. Trường hợp sai sót phải lập tức yêu cầu điều chỉnh để tránh ảnh hưởng hoạt động sau này. Giấy xác nhận chi nhánh là căn cứ pháp lý cho các thủ tục tiếp theo như thuế, ngân hàng.
Thực hiện nghĩa vụ sau khi thành lập chi nhánh
Chi nhánh phải đăng ký thuế và nộp tờ khai ban đầu tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Phải treo biển hiệu tại địa điểm chi nhánh đúng quy định về nội dung và kích thước. Bạn phải thực hiện mua hóa đơn, mở tài khoản ngân hàng (nếu cần) và đăng ký lao động, BHXH. Nếu chi nhánh có phát sinh doanh thu, phải kê khai và nộp thuế đầy đủ, đúng hạn. Chi nhánh hoạt động phải thực hiện đầy đủ chế độ kế toán và báo cáo theo luật định.
Kinh nghiệm tiết kiệm chi phí khi mở chi nhánh công ty
Việc mở chi nhánh giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động nhưng cũng làm phát sinh nhiều chi phí không nhỏ. Tuy nhiên, nếu chuẩn bị tốt và lựa chọn đúng giải pháp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được đáng kể ngân sách. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tiễn giúp mở chi nhánh tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đúng luật, hiệu quả cao.
Xác định rõ mục tiêu và phạm vi hoạt động chi nhánh
Xác định mục tiêu giúp doanh nghiệp tránh đầu tư dàn trải, thiếu hiệu quả. Doanh nghiệp chỉ nên mở chi nhánh nếu thực sự cần mở rộng địa bàn kinh doanh. Bạn nên giới hạn phạm vi hoạt động chi nhánh trong ngành nghề sinh lợi rõ ràng. Không nên đăng ký quá nhiều chức năng nếu không thật sự cần thiết. Việc này giúp giảm áp lực vận hành và tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
Tận dụng cơ sở vật chất sẵn có hoặc thuê với giá hợp lý
Nếu có mặt bằng nhàn rỗi, nên tận dụng để đặt chi nhánh nhằm tiết kiệm chi phí thuê. Trường hợp thuê mới, hãy khảo sát kỹ để chọn nơi phù hợp với ngân sách và vị trí chiến lược. Có thể thương lượng trả tiền thuê theo quý thay vì theo tháng để được giảm giá. Nên chọn mặt bằng đã có sẵn trang thiết bị cơ bản để tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Việc tối ưu địa điểm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và chi phí vận hành lâu dài.
Lựa chọn mô hình kế toán phụ thuộc nếu không cần riêng biệt
Nếu chi nhánh không có doanh thu riêng, nên chọn mô hình kế toán phụ thuộc. Kế toán phụ thuộc giúp tiết kiệm chi phí thuê nhân sự kế toán tại chi nhánh. Doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ sổ sách kế toán tại trụ sở chính. Việc này cũng đơn giản hóa quy trình kê khai và nộp thuế định kỳ. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí vận hành hằng tháng.
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu
Hồ sơ sai sót sẽ khiến doanh nghiệp mất thời gian và tiền bạc để chỉnh sửa. Doanh nghiệp nên nghiên cứu kỹ quy định hoặc nhờ hỗ trợ từ đơn vị chuyên nghiệp. Việc chuẩn bị đúng, đủ từ đầu giúp tránh phí phát sinh do phải làm lại nhiều lần. Nên sử dụng mẫu biểu chuẩn và kiểm tra thông tin trước khi nộp hồ sơ. Sự cẩn thận ban đầu sẽ giúp giảm đáng kể các khoản phí không đáng có.
Sử dụng dịch vụ hỗ trợ uy tín, giá hợp lý
Nếu không am hiểu thủ tục, nên thuê dịch vụ hỗ trợ mở chi nhánh để tránh sai sót. Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ có kinh nghiệm, minh bạch và báo giá rõ ràng. So sánh ít nhất 2–3 đơn vị để tìm được mức phí hợp lý và dịch vụ tốt nhất. Dịch vụ chuyên nghiệp giúp tiết kiệm thời gian và tránh chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Ngoài ra, họ có thể tư vấn thêm cách tối ưu hoạt động chi nhánh sau khi thành lập.
Lưu ý quan trọng để tránh rắc rối pháp lý khi vận hành chi nhánh
Việc mở chi nhánh giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô, nhưng cũng kèm theo nhiều nghĩa vụ pháp lý nghiêm ngặt. Nếu không tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc bị đình chỉ hoạt động. Dưới đây là các lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành chi nhánh ổn định và đúng luật.
Treo biển hiệu đúng quy định tại trụ sở chi nhánh
Chi nhánh phải có biển hiệu ghi đầy đủ tên, mã số thuế, địa chỉ như trong giấy phép. Biển hiệu phải đặt tại nơi dễ thấy và đúng kích thước theo quy định của pháp luật. Việc không treo biển hoặc treo sai quy định có thể bị xử phạt đến vài triệu đồng. Doanh nghiệp nên chuẩn bị biển hiệu ngay sau khi có giấy xác nhận chi nhánh. Đây là dấu hiệu nhận diện pháp lý và giúp cơ quan quản lý dễ kiểm tra, đối chiếu.
Đăng ký và thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ
Sau khi mở chi nhánh, doanh nghiệp cần đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế địa phương. Tùy mô hình kế toán, chi nhánh có thể phải kê khai và nộp thuế riêng. Phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế như thuế GTGT, TNCN, lệ phí môn bài. Nếu không kê khai đúng hạn, chi nhánh có thể bị xử phạt hoặc bị cưỡng chế thuế. Việc tuân thủ thuế giúp tránh rủi ro kiểm tra bất ngờ hoặc mất uy tín doanh nghiệp.
Quản lý nhân sự và lao động theo đúng quy định
Chi nhánh có lao động phải ký hợp đồng rõ ràng, đóng BHXH và báo cáo lao động đầy đủ. Cần xây dựng nội quy lao động nếu có từ 10 lao động trở lên tại chi nhánh. Đồng thời phải đăng ký thang bảng lương và thực hiện kê khai lao động định kỳ. Không được sử dụng lao động trái phép hoặc trốn nghĩa vụ BHXH, BHYT. Vi phạm về lao động có thể bị xử phạt nặng và gây ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.
Cập nhật thông tin thay đổi chi nhánh kịp thời
Khi có thay đổi về địa chỉ, người đứng đầu hay nội dung hoạt động, phải đăng ký thay đổi. Thời hạn thực hiện là 10 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi chính thức. Việc không đăng ký đúng hạn có thể bị phạt từ 3 đến 5 triệu đồng tùy mức độ. Ngoài ra, thông tin sai lệch gây khó khăn cho cơ quan quản lý khi kiểm tra, giám sát. Cập nhật thông tin đầy đủ giúp duy trì tính minh bạch và ổn định cho hoạt động chi nhánh.
Không hoạt động vượt quá phạm vi được đăng ký
Chi nhánh chỉ được hoạt động trong ngành nghề và phạm vi được ghi trên giấy đăng ký. Không được kinh doanh ngành nghề chưa đăng ký hoặc bị cấm theo pháp luật. Nếu muốn mở rộng, cần đăng ký bổ sung ngành nghề hoặc điều chỉnh giấy phép. Việc hoạt động sai phạm có thể dẫn đến đình chỉ hoặc rút giấy phép chi nhánh. Doanh nghiệp nên kiểm soát kỹ mọi hoạt động để đảm bảo tuân thủ pháp luật hiện hành.
Kế toán Tâm Minh- Đơn vị hỗ trợ mở chi nhánh công ty uy tín và chuyên nghiệp
Mở chi nhánh công ty là thủ tục đòi hỏi sự chính xác và hiểu biết pháp lý vững vàng. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi chuẩn bị hồ sơ, nắm quy trình hoặc làm việc với cơ quan nhà nước. Kế toán Tâm Minh chính là đơn vị uy tín giúp bạn giải quyết toàn bộ những vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ doanh nghiệp, Tâm Minh đã hỗ trợ hàng nghìn công ty mở chi nhánh đúng quy định, tiết kiệm chi phí và thời gian. Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói từ khâu tư vấn, soạn hồ sơ, nộp thủ tục, đến làm việc với cơ quan chức năng.
Đặc biệt, mọi thông tin doanh nghiệp đều được bảo mật tuyệt đối, cam kết không phát sinh chi phí ẩn trong suốt quá trình thực hiện. Đội ngũ chuyên viên pháp lý và kế toán giàu kinh nghiệm sẽ đồng hành cùng bạn từ bước đầu đến khi chi nhánh chính thức đi vào hoạt động. Lựa chọn Tâm Minh, bạn hoàn toàn yên tâm mở rộng quy mô mà không lo vướng mắc pháp lý hay lãng phí ngân sách.
Kết luận
Trên đây là những kinh nghiệm mở chi nhánh công ty giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc chuẩn bị kỹ hồ sơ, nắm rõ thủ tục và lựa chọn mô hình phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp vận hành chi nhánh hiệu quả, tránh phát sinh chi phí không cần thiết. Đồng thời, việc chủ động cập nhật các quy định mới và cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ uy tín sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Hy vọng bài viết mang đến thông tin hữu ích cho bạn trong quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh.
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
- CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
- CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
- Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
- Email: ketoantamminh@gmail.com
- Website: www.ketoantamminh.vn
Xem thêm:
KẾ TOÁN TÂM MINH Với nhiều năm đồng hành phát triển với các doanh nghiệp, Tâm Minh luôn cố gắng mang lại cho khách hàng trải nghiệm chất lượng dịch vụ tốt nhất với: Giải pháp tối ưu - Tiết kiệm chi phí - Minh bạch thông tin – Chuyên môn đảm bảo.