Điều kiện thành lập công ty 2025: 5 điểm cốt lõi ai cũng cần biết

Điều kiện thành lập công ty là yếu tố đầu tiên bạn cần nắm rõ trước khi bắt đầu khởi nghiệp. Việc hiểu đúng và đủ các điều kiện pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và tiết kiệm thời gian khi đăng ký kinh doanh. Trong năm 2025, nhiều quy định mới được cập nhật, đòi hỏi chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Bài viết dưới đây Kế toán Tâm Minh sẽ tổng hợp 5 điều kiện cốt lõi, giúp bạn tự tin thành lập công ty đúng luật và hiệu quả.

Điều kiện thành lập công ty về chủ thể 

Khi thành lập công ty, người đứng tên phải đáp ứng đủ điều kiện pháp lý về chủ thể. Chủ thể ở đây bao gồm cá nhân hoặc tổ chức đứng ra thành lập doanh nghiệp. Mỗi loại hình công ty có yêu cầu riêng về số lượng và tư cách chủ thể.

Cá nhân thành lập công ty phải đủ năng lực hành vi dân sự

Cá nhân thành lập doanh nghiệp phải đủ 18 tuổi trở lên theo quy định pháp luật. Người này phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo Bộ luật Dân sự. Không được là người bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự. Người bị tâm thần hoặc nghiện ma túy không được phép thành lập doanh nghiệp. Chỉ người có quyền dân sự đầy đủ mới chịu trách nhiệm pháp lý khi điều hành công ty.

Tổ chức thành lập công ty phải hợp pháp và còn hoạt động

Tổ chức đứng tên thành lập công ty phải có tư cách pháp nhân đầy đủ. Tổ chức cần có giấy phép thành lập hoặc quyết định thành lập rõ ràng. Tổ chức đang bị đình chỉ, giải thể hoặc phá sản thì không đủ điều kiện. Đại diện của tổ chức khi thành lập phải có giấy ủy quyền hợp pháp. Người đại diện phải ký và chịu trách nhiệm pháp lý với cơ quan đăng ký.

Một số chủ thể bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp

Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước không được phép thành lập công ty tư nhân. Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp đang tại ngũ cũng không được thành lập doanh nghiệp. Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự không có quyền thành lập công ty. Người bị kết án về các tội lừa đảo, tham nhũng, buôn lậu không được quyền này. Người đang chấp hành án phạt tù hoặc bị cấm hành nghề không đủ điều kiện. Ngoài ra, người đại diện theo pháp luật đã từng vi phạm nghiêm trọng cũng bị hạn chế.Các cá nhân này bị loại khỏi quyền thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp theo pháp luật.

Cá nhân nước ngoài được thành lập công ty theo điều kiện đầu tư

Người nước ngoài được thành lập công ty tại Việt Nam nếu đáp ứng điều kiện đầu tư. Họ cần tuân thủ cam kết WTO và pháp luật về đầu tư nước ngoài của Việt Nam. Việc góp vốn, mua cổ phần, thành lập công ty đều cần đăng ký rõ ràng. Tỷ lệ sở hữu và ngành nghề kinh doanh phải phù hợp quy định pháp luật Việt Nam. Một số lĩnh vực có điều kiện hạn chế tỷ lệ vốn góp của cá nhân nước ngoài. Người nước ngoài cũng phải đảm bảo tư cách pháp lý rõ ràng như công dân Việt Nam.

Điều kiện thành lập công ty về ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh là yếu tố bắt buộc khi đăng ký thành lập doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ được hoạt động trong phạm vi ngành nghề đã đăng ký trước đó. Việc lựa chọn ngành nghề phù hợp là bước đầu tiên để hoạt động hợp pháp.

Ngành nghề phải được pháp luật cho phép kinh doanh

Doanh nghiệp chỉ được phép đăng ký ngành nghề không bị pháp luật cấm. Một số ngành nghề bị cấm hoàn toàn, ví dụ như mại dâm, ma túy, vũ khí quân dụng. Những ngành nghề trái đạo đức xã hội hoặc gây nguy hiểm đều bị nghiêm cấm. Danh mục ngành nghề bị cấm được liệt kê rõ tại Luật Đầu tư hiện hành. Nếu đăng ký ngành nghề cấm, doanh nghiệp sẽ bị từ chối cấp phép.

Một số ngành nghề có điều kiện kinh doanh cụ thể

Nhiều ngành nghề không bị cấm nhưng phải đáp ứng điều kiện mới được hoạt động. Các điều kiện có thể bao gồm: vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề, giấy phép con. Dịch vụ bảo vệ yêu cầu người quản lý có lý lịch tư pháp rõ ràng. Mở phòng khám tư phải có bác sĩ có chứng chỉ hành nghề hợp pháp. Nếu không đáp ứng đủ điều kiện, doanh nghiệp không được phép triển khai hoạt động. Doanh nghiệp phải duy trì điều kiện đó trong suốt thời gian hoạt động kinh doanh.

Ngành nghề phải sử dụng mã ngành theo hệ thống quy định

Khi đăng ký, doanh nghiệp phải tra cứu mã ngành theo hệ thống VSIC của Việt Nam. Hệ thống này do Tổng cục Thống kê ban hành và cập nhật thường xuyên. Tên ngành và mã ngành phải thống nhất, chính xác và đầy đủ. Sai mã ngành hoặc mô tả không đúng sẽ bị từ chối khi nộp hồ sơ. Doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều ngành nghề trong cùng một lần. Tuy nhiên, ngành nghề chính cần được xác định rõ để làm cơ sở kê khai thuế.

Ngành nghề phải phù hợp với mục tiêu và khả năng của doanh nghiệp

Ngành nghề kinh doanh cần phù hợp với mục tiêu hoạt động dài hạn của doanh nghiệp. Không nên đăng ký quá rộng hoặc quá nhiều nếu không có năng lực thực hiện. Việc đăng ký ngành nghề phải dựa trên năng lực tài chính, nhân sự và pháp lý. Một doanh nghiệp vừa thành lập nên tập trung vào ngành nghề cốt lõi trước. Ngành nghề thực tế cũng cần trùng khớp với ngành nghề trên Giấy đăng ký. Nếu có sự khác biệt, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.

Doanh nghiệp có thể bổ sung ngành nghề sau khi thành lập

Sau khi hoạt động, doanh nghiệp có thể mở rộng hoặc thay đổi ngành nghề. Việc bổ sung ngành nghề cần thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Thông tin cập nhật sẽ được ghi nhận trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc này cần thực hiện trước khi triển khai ngành nghề mới trên thực tế. Nếu hoạt động ngành nghề chưa đăng ký, doanh nghiệp có thể bị phạt. Bổ sung ngành nghề là cách giúp doanh nghiệp linh hoạt phát triển đúng pháp luật.

Điều kiện thành lập công ty về tên công ty

Khi thành lập doanh nghiệp, việc đặt tên là bước đầu tiên và có ý nghĩa quyết định. Tên công ty không chỉ đại diện cho thương hiệu mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng. Một cái tên đúng luật sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi đăng ký và hoạt động. Dưới đây là những điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ.

Tên công ty phải có hai thành tố rõ ràng

Tên công ty luôn gồm hai phần: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Loại hình doanh nghiệp phản ánh hình thức pháp lý của công ty. Tên riêng là phần dùng để phân biệt giữa các công ty với nhau. Tên riêng không được chứa ký hiệu hoặc số, trừ khi hợp lý. Cấu trúc này giúp cơ quan quản lý dễ xác định và phân loại doanh nghiệp. Nó cũng hỗ trợ khách hàng dễ ghi nhớ và tìm kiếm doanh nghiệp.

Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với công ty khác

Tên công ty không được trùng với doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Sự trùng lặp có thể gây nhầm lẫn trong giao dịch và pháp lý. Tên trùng là tên giống hoàn toàn cả phần loại hình và tên riêng. Tên gây nhầm lẫn có thể chỉ khác một vài ký tự hoặc cách viết. Các ký tự như “&”, “và”, “-”, “_” không làm tên trở nên khác biệt. Cách viết tắt hoặc phát âm tương tự cũng bị coi là nhầm lẫn. Bạn nên tra cứu tên dự kiến tại dangkykinhdoanh.gov.vn. Hệ thống sẽ giúp kiểm tra tên đã tồn tại hay chưa chính xác.

Tên công ty không được vi phạm thuần phong mỹ tục

Tên công ty phải sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuẩn mực và không phản cảm. Không được dùng từ ngữ mang nghĩa xúc phạm, bạo lực hoặc khiêu dâm. Các cụm từ dễ gây liên tưởng tiêu cực cũng nên tránh tuyệt đối. Tên vi phạm thuần phong có thể bị từ chối khi đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp cần chú trọng đến văn hóa và đạo đức trong tên gọi. Tên phù hợp giúp công ty xây dựng hình ảnh tích cực với công chúng.

Không được mạo danh cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội

Tên công ty không được chứa tên của các cơ quan quyền lực nhà nước. Việc mạo danh làm người khác hiểu nhầm công ty thuộc nhà nước. Ngoài ra, cũng không được gợi nhầm lẫn về chức năng quản lý nhà nước. Nếu muốn dùng các từ này, doanh nghiệp phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép. Tên mạo danh dễ bị xử lý hành chính hoặc yêu cầu đổi tên sau khi đăng ký.

Không đặt tên gây hiểu lầm về ngành nghề kinh doanh

Tên công ty cần phản ánh đúng lĩnh vực mà doanh nghiệp đăng ký hoạt động. Không được đặt tên gây nhầm lẫn về ngành nghề, lĩnh vực hoặc chức năng. Ví dụ Công ty chưa đăng ký tài chính nhưng tên là “Công ty Tài chính ABC”. Trường hợp này có thể bị coi là gây hiểu nhầm cho đối tác hoặc khách hàng. Tên phù hợp giúp tăng tính minh bạch và tạo dựng niềm tin với xã hội. Khi mở rộng ngành nghề sau này, doanh nghiệp có thể đổi tên phù hợp hơn.

Điều kiện thành lập công ty về địa chỉ trụ sở chính

Địa chỉ trụ sở chính là thông tin bắt buộc trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Trụ sở chính là nơi doanh nghiệp quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh. Đây cũng là địa điểm pháp lý để tiếp nhận thông báo từ cơ quan nhà nước. Việc khai báo địa chỉ rõ ràng giúp nhà nước dễ dàng quản lý doanh nghiệp.

Địa chỉ trụ sở phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam

Trụ sở công ty bắt buộc phải đặt tại một địa chỉ hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ phải thuộc một tỉnh hoặc thành phố có cơ quan đăng ký kinh doanh quản lý. Doanh nghiệp không được sử dụng địa chỉ ở nước ngoài làm trụ sở chính. Địa chỉ phải tồn tại thật và có thể xác minh bằng giấy tờ hợp lệ. Địa chỉ không rõ ràng sẽ khiến hồ sơ đăng ký bị từ chối ngay từ đầu. Cơ quan quản lý có thể đến kiểm tra địa chỉ bất kỳ lúc nào sau khi thành lập.

Địa chỉ phải được ghi rõ ràng, đầy đủ theo cấu trúc hành chính

Doanh nghiệp cần khai báo đầy đủ các thành phần của địa chỉ theo cấp hành chính. Địa chỉ phải gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện và tỉnh/thành phố. Trường hợp không có số nhà thì phải ghi rõ mốc xác định cụ thể. Không được sử dụng các địa chỉ viết tắt hoặc ghi không chính xác cấp địa giới. Cơ quan đăng ký sẽ từ chối hồ sơ nếu địa chỉ không thể xác định chính xác. Tên đường hoặc khu phố phải đúng với tên hành chính đã được địa phương công nhận.

Không được đặt trụ sở tại chung cư để ở hoặc nhà ở xã hội

Pháp luật cấm đặt trụ sở tại chung cư chỉ có chức năng để ở. Doanh nghiệp chỉ được đặt tại tòa nhà có chức năng thương mại, văn phòng hoặc hỗn hợp. Các căn hộ trong chung cư không được phép dùng làm văn phòng nếu không chuyển đổi mục đích. Việc sử dụng sai mục đích có thể bị xử phạt theo quy định về quản lý nhà ở. Cơ quan đăng ký sẽ yêu cầu xác minh thông tin nếu nghi ngờ địa chỉ thuộc chung cư ở. Nếu cố tình vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử lý hành chính và buộc chuyển địa chỉ.

Doanh nghiệp phải có quyền sử dụng hợp pháp đối với địa chỉ trụ sở

Doanh nghiệp cần có quyền sử dụng địa chỉ hợp pháp, thể hiện bằng giấy tờ rõ ràng. Nếu thuê nhà, doanh nghiệp cần có hợp đồng thuê hợp lệ và còn thời hạn. Hợp đồng thuê phải có chữ ký của hai bên và ghi rõ thời gian thuê cụ thể. Trường hợp là nhà riêng, chủ sở hữu phải cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Nếu địa chỉ thuộc tài sản chung, cần có sự đồng ý bằng văn bản của các đồng sở hữu. Các giấy tờ này có thể phải nộp kèm hồ sơ hoặc xuất trình khi cơ quan yêu cầu kiểm tra.

Trụ sở chính phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh đăng ký

Một số ngành nghề yêu cầu trụ sở phù hợp với điều kiện kinh doanh đặc thù. Cơ sở sản xuất không được đặt tại khu dân cư nếu gây tiếng ồn hoặc ô nhiễm môi trường. Ngành nghề có điều kiện có thể yêu cầu diện tích, khoảng cách, vị trí cụ thể. Nếu địa chỉ không đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp sẽ bị từ chối cấp phép hoạt động. Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ trước khi quyết định lựa chọn địa điểm kinh doanh.

Doanh nghiệp phải thông báo khi thay đổi địa chỉ trụ sở

Mọi thay đổi địa chỉ trụ sở đều phải được khai báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc thay đổi phải thực hiện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu thay đổi địa chỉ khác quận/ huyện, phải làm thủ tục chuyển nơi quản lý thuế. Doanh nghiệp không thông báo kịp thời có thể bị xử phạt hành chính theo quy định. Địa chỉ

Điều kiện thành lập công ty về vốn điều lệ và vốn pháp định

Vốn là yếu tố bắt buộc trong quá trình thành lập và vận hành doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải khai báo rõ ràng vốn điều lệ ngay khi nộp hồ sơ thành lập. Một số ngành nghề yêu cầu vốn pháp định theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ vốn điều lệ và vốn pháp định để tránh sai sót.

Doanh nghiệp phải khai báo vốn điều lệ rõ ràng

Vốn điều lệ là tổng số vốn do các thành viên góp hoặc cam kết góp vào doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp tự kê khai vốn điều lệ trong hồ sơ đăng ký thành lập công ty. Vốn điều lệ có thể được góp bằng tiền mặt, tài sản, quyền sở hữu trí tuệ,… Luật không giới hạn mức vốn tối thiểu, trừ khi thuộc ngành nghề có điều kiện. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm vốn sau khi thành lập. Tuy nhiên, việc thay đổi phải thực hiện đúng thủ tục theo quy định pháp luật.

Vốn điều lệ ảnh hưởng trực tiếp đến trách nhiệm pháp lý của công ty

Vốn điều lệ thể hiện phạm vi trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật. Công ty trách nhiệm hữu hạn chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ đã đăng ký. Nếu góp vốn không đủ hoặc không đúng cam kết, thành viên phải chịu trách nhiệm tương ứng. Cơ quan thuế có thể căn cứ vốn điều lệ để ấn định mức thuế khoán ban đầu. Vốn điều lệ càng cao, doanh nghiệp càng được đánh giá uy tín hơn với đối tác. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc khả năng tài chính thực tế trước khi kê khai.

Vốn pháp định là gì? Không phải doanh nghiệp nào cũng cần

Vốn pháp định là mức vốn tối thiểu theo quy định đối với một số ngành nghề kinh doanh. Chỉ những ngành nghề có điều kiện mới bắt buộc phải đáp ứng vốn pháp định. Ngân hàng thương mại phải có vốn pháp định tối thiểu là 3.000 tỷ đồng. Vốn pháp định được quy định tại luật chuyên ngành hoặc nghị định liên quan. Doanh nghiệp phải chứng minh có đủ vốn pháp định khi thành lập hoặc xin giấy phép con.

Doanh nghiệp phải góp vốn đúng thời hạn quy định

Luật Doanh nghiệp quy định thời hạn góp vốn không quá 90 ngày từ ngày cấp phép. Thành viên góp vốn không đúng thời hạn sẽ mất quyền lợi tương ứng trong công ty. Doanh nghiệp phải ghi nhận việc góp vốn trong sổ sách kế toán và báo cáo tài chính. Nếu góp vốn bằng tài sản, phải định giá và làm thủ tục chuyển quyền sở hữu. Cơ quan thuế và thanh tra có thể kiểm tra việc góp vốn bất kỳ lúc nào. Doanh nghiệp vi phạm thời hạn góp vốn có thể bị xử phạt hành chính.

Vốn có thể thay đổi sau khi công ty được thành lập

Sau khi thành lập, doanh nghiệp có quyền tăng hoặc giảm vốn điều lệ. Việc thay đổi vốn phải được đăng ký điều chỉnh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Tăng vốn có thể thực hiện bằng cách góp thêm hoặc huy động từ thành viên mới. Giảm vốn phải đảm bảo không gây ảnh hưởng đến quyền lợi của chủ nợ. Một số ngành nghề yêu cầu thông báo với cơ quan cấp phép khi vốn thay đổi. Thay đổi vốn có thể ảnh hưởng đến mức thuế môn bài doanh nghiệp phải nộp.

Kế toán Tâm Minh- Đơn vị hỗ trợ thành lập công ty uy tín và chuyên nghiệp 

Kế toán Tâm Minh là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ thành lập công ty trọn gói, uy tín và chuyên nghiệp tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý và kế toán, Tâm Minh cam kết mang đến cho khách hàng giải pháp khởi nghiệp nhanh chóng, đúng pháp luật và tiết kiệm chi phí. Chúng tôi tư vấn kỹ lưỡng về loại hình doanh nghiệp phù hợp, hỗ trợ đặt tên công ty đúng quy định, soạn hồ sơ đầy đủ và đại diện khách hàng làm việc với cơ quan nhà nước. 

Ngoài ra, Tâm Minh còn cung cấp các dịch vụ đi kèm như khắc dấu, đăng ký mã số thuế, mở tài khoản ngân hàng, khai báo thuế ban đầu, đăng ký hóa đơn điện tử và chữ ký số. Với phương châm “Tận tâm – Minh bạch – Đồng hành lâu dài”, Kế toán Tâm Minh không chỉ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp mà còn luôn sẵn sàng đồng hành, tư vấn pháp lý và kế toán miễn phí trong suốt quá trình hoạt động. Chúng tôi tự hào là lựa chọn tin cậy của hàng nghìn khách hàng trên hành trình khởi sự kinh doanh.

Kết luận

Trên đây là những điều kiện cốt lõi cần đáp ứng khi thành lập công ty trong năm 2025. Mỗi yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, ổn định và có định hướng phát triển lâu dài. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan và đầy đủ hơn trước khi bắt đầu hành trình khởi nghiệp. 

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn

Xem thêm:

• Thành lập công ty nhỏ
• Thủ tục thành lập công ty TNHH 1 thành viên
• Thủ tục mở doanh nghiệp mới
• Đăng ký thành lập địa điểm kinh doanh
• Thành lập trường mầm non