Hướng dẫn chi tiết cách xin giấy phép kinh doanh cá nhân hiện nay

Trong bối cảnh ngày càng nhiều cá nhân lựa chọn khởi nghiệp hoặc kinh doanh nhỏ lẻ, việc xin giấy phép kinh doanh cá nhân trở thành bước đầu tiên quan trọng để hoạt động hợp pháp. Bài viết dưới đây Kế toán Tâm Minh sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thủ tục xin giấy phép kinh doanh cá nhân mới nhất hiện nay, giúp bạn dễ dàng chuẩn bị hồ sơ và hoàn tất quy trình nhanh chóng, đúng quy định.

Giấy phép kinh doanh cá nhân là gì?

Giấy phép kinh doanh cá nhân là một văn bản pháp lý quan trọng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân hoặc tổ chức, cho phép họ được hoạt động kinh doanh trong một hoặc nhiều ngành nghề cụ thể theo quy định của pháp luật. Khác với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép kinh doanh thường được yêu cầu trong các ngành nghề có điều kiện, tức những lĩnh vực kinh doanh mà luật pháp đặt ra các tiêu chuẩn, điều kiện cụ thể để đảm bảo an toàn, chất lượng, hoặc tính pháp lý của hoạt động kinh doanh đó.

Ai cần xin giấy phép kinh doanh cá nhân?

Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, các cá nhân, hộ gia đình khi tham gia hoạt động kinh doanh dưới một số điều kiện nhất định bắt buộc phải đăng ký và xin giấy phép kinh doanh cá nhân. Việc này không chỉ giúp cơ quan quản lý nhà nước có thể giám sát hoạt động kinh doanh hợp pháp, mà còn tạo ra môi trường kinh doanh minh bạch, an toàn và bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho người kinh doanh cũng như người tiêu dùng.

Cá nhân hoặc hộ gia đình có hoạt động kinh doanh thường xuyên, có địa điểm cố định

Một trong những nhóm đối tượng bắt buộc phải xin giấy phép kinh doanh cá nhân là các cá nhân, hộ gia đình có hoạt động kinh doanh ổn định, diễn ra thường xuyên và tại một địa điểm cố định.

• Những đối tượng này là người thường xuyên vận hành một cơ sở kinh doanh để cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho cộng đồng, không chỉ là kinh doanh mang tính thời vụ hoặc ngắn hạn.
• Địa điểm kinh doanh phải là nơi cố định, dễ nhận diện và dễ quản lý, ví dụ như quán ăn, cửa hàng tạp hóa, quán cà phê, tiệm cắt tóc, dịch vụ giặt ủi, sửa xe, cửa hàng quần áo, tiệm nail, spa…
• Việc đăng ký kinh doanh giúp xác nhận tính pháp lý cho cơ sở, thuận tiện trong việc khai báo thuế, đảm bảo an toàn thực phẩm, an toàn lao động và các quy định liên quan đến bảo vệ môi trường.
• Cá nhân hoặc hộ gia đình kinh doanh dạng này nếu chưa đăng ký có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.

Cá nhân kinh doanh dịch vụ có doanh thu ổn định, thuê mặt bằng, sử dụng nhân công

Những cá nhân cung cấp dịch vụ với quy mô nhỏ chuyên nghiệp, có doanh thu ổn định hằng tháng cũng nằm trong nhóm đối tượng bắt buộc đăng ký giấy phép kinh doanh cá nhân.

• Nếu cá nhân thuê mặt bằng cố định để tổ chức kinh doanh thì đây được đánh giá là hoạt động có tính chất chuyên môn, bền vững, không mang tính tạm thời, gây ảnh hưởng trực tiếp đến thị trường và cộng đồng.
• Việc thuê mặt bằng cũng đồng nghĩa với có sự đầu tư về tài chính, cam kết duy trì hoạt động lâu dài.
• Trường hợp sử dụng nhân công trong kinh doanh dù ít hơn 10 người phản ánh sự tổ chức có phần chuyên nghiệp hơn ở cấp độ cá nhân, do đó bắt buộc phải có giấy phép.
• Các dịch vụ điển hình bao gồm các lĩnh vực như sửa xe, dịch vụ làm đẹp, giặt ủi, bán hàng trực tiếp, dịch vụ ăn uống quy mô nhỏ nhưng ổn định.
• Việc không đăng ký trong trường hợp này sẽ khiến cá nhân bị thiệt về quyền lợi như không được cấp hoá đơn hợp pháp, khó khăn trong vay vốn hay tham gia các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Người làm nghề tự do có tổ chức, quy mô và doanh thu lớn

Những người làm nghề tự do như dạy học, chụp ảnh, làm đẹp, Kinh doanh online quy mô lớn cũng phải xin giấy phép kinh doanh cá nhân nếu hoạt động của họ có tính tổ chức, doanh thu cao và diễn ra thường xuyên.

• Trước đây, nhiều người làm nghề tự do thường tự phát, nhận việc theo từng lần. Tuy nhiên, khi họ phát triển thành quy mô lớn hơn, có thuê nhân viên hay thuê mặt bằng, việc đăng ký kinh doanh cá nhân là yêu cầu bắt buộc.
• Đặc biệt là với các hoạt động kinh doanh online, khi quy mô kinh doanh tăng lên đáng kể, doanh thu thành ổn định thì việc đăng ký trở thành điều kiện giúp người kinh doanh được bảo vệ quyền lợi và xử lý thuận tiện khi xảy ra tranh chấp.
• Việc đăng ký còn giúp người làm nghề tự do tiếp cận các cơ hội như nâng cao uy tín thương hiệu, hợp tác với các đối tác lớn hay mở rộng thị trường.
• Các ví dụ cụ thể gồm giáo viên dạy kèm có lịch học ổn định, nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp có studio, các chuyên viên làm đẹp với đội ngũ nhân viên, chủ shop kinh doanh online có cơ sở lưu trữ hàng hóa,…

Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh cá nhân gồm những gì?

Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh cá nhân là bộ tài liệu cần thiết để cá nhân hoặc hộ gia đình chính thức đăng ký hoạt động kinh doanh theo quy định pháp luật Việt Nam. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác giúp quá trình đăng ký nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời đảm bảo người kinh doanh hoạt động hợp pháp.

Đơn đề nghị đăng ký hộ kinh doanh

Đây là giấy tờ quan trọng và bắt buộc nhất trong hồ sơ xin giấy phép kinh doanh cá nhân. Mẫu đơn do cơ quan đăng ký kinh doanh ban hành và quy định thống nhất. Đơn thể hiện rõ nguyện vọng của cá nhân hoặc hộ gia đình xin cấp giấy phép kinh doanh. Trong đơn cần ghi đầy đủ thông tin về chủ kinh doanh, tên hộ kinh doanh, địa chỉ kinh doanh, ngành nghề đăng ký, số vốn dự kiến, số lao động tham gia, cùng với chữ ký của người đăng ký kinh doanh để đảm bảo tính xác thực.

Giấy tờ cá nhân của người đứng tên đăng ký

Hồ sơ cần cung cấp bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ: Chứng minh nhân dân (CMND), Căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của cá nhân đứng tên đăng ký kinh doanh. Tuỳ từng địa phương, giấy tờ này có thể yêu cầu công chứng hoặc chứng thực để đảm bảo tính pháp lý.

Biên bản họp thành viên hộ gia đình (nếu có)

Trường hợp kinh doanh dưới dạng hộ gia đình có nhiều thành viên cùng tham gia, hồ sơ phải kèm theo biên bản họp thành viên của hộ gia đình về việc thống nhất thành lập hộ kinh doanh. Biên bản này chứng minh sự đồng thuận giữa các thành viên về việc thành lập và hoạt động của hộ kinh doanh, giúp tránh tranh chấp phát sinh sau này.

Văn bản ủy quyền (nếu có)

Khi các thành viên hộ gia đình không trực tiếp đứng tên đăng ký mà ủy quyền cho một người đại diện làm chủ hộ kinh doanh, phải có văn bản ủy quyền hợp lệ và rõ ràng về mặt pháp lý. Văn bản này đảm bảo người được ủy quyền có quyền thay mặt đăng ký và quyết định các vấn đề liên quan đến hộ kinh doanh, đồng thời tránh những mâu thuẫn hay tranh chấp trong quá trình hoạt động.

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh

Hồ sơ cần bao gồm giấy tờ chứng minh hợp pháp về quyền sử dụng địa điểm kinh doanh, có thể là hợp đồng thuê mặt bằng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép sử dụng nhà hoặc sổ hộ khẩu (nếu cơ quan cấp phép yêu cầu). Mục đích là đảm bảo địa điểm đăng ký kinh doanh đúng quy định pháp luật về đất đai và xây dựng, không vi phạm quy định nào.

Các giấy tờ bổ sung khác (nếu ngành nghề kinh doanh yêu cầu)

Một số ngành nghề có điều kiện đặc thù cần bổ sung thêm giấy phép con hoặc các chứng nhận chuyên ngành như giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy phép môi trường, giấy phép y tế… Ví dụ, kinh doanh thực phẩm, dịch vụ y tế hay sản xuất sạch cần có các giấy chứng nhận phù hợp để đáp ứng yêu cầu quản lý chuyên ngành.

Quy trình xin giấy phép kinh doanh cá nhân chi tiết

Trong thời đại kinh doanh năng động hiện nay, việc xin giấy phép kinh doanh cá nhân là bước đầu tiên quan trọng để hoạt động hợp pháp và bền vững. Dưới đây là hướng dẫn quy trình xin giấy phép kinh doanh cá nhân chi tiết, giúp bạn hiểu rõ từng bước để hoàn tất thủ tục nhanh chóng và đúng quy định.

Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép kinh doanh cá nhân

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình xin giấy phép kinh doanh cá nhân là chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác. Hồ sơ thường bao gồm đơn đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu quy định, bản sao công chứng của giấy tờ cá nhân như căn cước công dân hoặc hộ chiếu, bản sao hợp lệ giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh. Với hộ kinh doanh cá thể, bạn cần chuẩn bị giấy đề nghị thành lập hộ kinh doanh, bản sao giấy tờ cá nhân công chứng, và các tài liệu liên quan đến địa điểm kinh doanh. Chuẩn bị kỹ càng các giấy tờ này giúp tránh bị yêu cầu bổ sung, sai sót làm kéo dài thủ tục sau này.

Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh cá nhân

Sau khi hoàn tất hồ sơ, bước tiếp theo là nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền. Với hộ kinh doanh cá thể, hồ sơ thường được nộp tại phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện hoặc thị xã nơi đặt địa điểm kinh doanh. Ngoài ra, hiện nay nhiều địa phương đã hỗ trợ nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh trực tuyến qua cổng dịch vụ công để thuận tiện và nhanh chóng hơn. Cơ quan nhận hồ sơ sẽ kiểm tra tính hợp lệ và hướng dẫn bạn bổ sung nếu hồ sơ thiếu hoặc chưa đúng theo quy định.

Thời gian xử lý hồ sơ

Theo quy định hiện hành, thời gian xử lý hồ sơ đăng ký giấy phép kinh doanh cá nhân thường kéo dài từ 3 đến 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời gian này, cơ quan đăng ký sẽ kiểm tra các khoản mục hồ sơ xem sự phù hợp với quy định pháp luật, tính chính xác thông tin và ngành nghề kinh doanh đăng ký. Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có sai sót, cơ quan sẽ thông báo để bạn kịp thời chỉnh sửa, bổ sung. Việc chuẩn bị hồ sơ ngay từ đầu đúng chuẩn giúp rút ngắn thời gian xử lý đáng kể.

Nhận giấy phép kinh doanh cá nhân

Khi hồ sơ được xét duyệt thành công, bạn sẽ nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh cá nhân hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (tùy loại hình). Giấy phép này sẽ có đầy đủ thông tin về chủ hộ, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh và mã số đăng ký kinh doanh. Đây là văn bản pháp lý chứng minh quyền hoạt động kinh doanh hợp pháp của bạn và là điều kiện để thực hiện các nghĩa vụ liên quan sau này.

Thực hiện nghĩa vụ sau khi được cấp phép

Sau khi có giấy phép kinh doanh, bạn cần thực hiện các nghĩa vụ pháp lý để đảm bảo kinh doanh đúng quy định như khai báo thuế ban đầu tại cơ quan thuế theo địa phương, nộp lệ phí môn bài, lựa chọn phương pháp kế toán, đăng ký và sử dụng hóa đơn. Ngoài ra bạn cũng cần cập nhật thông tin kinh doanh với các cơ quan quản lý có liên quan và tuân thủ các quy định về báo cáo thuế định kỳ. Thực hiện đầy đủ những nghĩa vụ này giúp duy trì hoạt động kinh doanh hợp pháp, tránh rủi ro bị xử phạt do vi phạm.

Lưu ý khi xin giấy phép kinh doanh cá nhân

Khi bắt đầu hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ, nhiều người chọn hình thức đăng ký hộ kinh doanh cá thể để thuận tiện và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, để quá trình xin giấy phép kinh doanh cá nhân diễn ra suôn sẻ và hợp pháp, bạn cần nắm rõ những lưu ý quan trọng dưới đây.

Xác định đúng đối tượng cần xin giấy phép kinh doanh cá nhân

Khi bắt đầu thủ tục xin giấy phép kinh doanh cá nhân, việc đầu tiên là phải xác định chính xác mình có thuộc đối tượng cần đăng ký hay không. Theo quy định hiện hành, cá nhân hoặc hộ kinh doanh cá thể nếu hoạt động kinh doanh tại địa điểm cố định, kinh doanh có quy mô nhỏ và vừa đều bắt buộc phải đăng ký giấy phép kinh doanh. Ngược lại, những trường hợp hoạt động bán hàng rong, kinh doanh di động không cố định hoặc quy mô rất nhỏ có thể không cần đăng ký. Việc xác định đúng đối tượng sẽ tránh được sai sót và tránh mất thời gian, chi phí không cần thiết trong quá trình xin giấy phép.​

Lựa chọn ngành nghề kinh doanh hợp pháp

Một trong những lưu ý quan trọng khác là phải lựa chọn ngành nghề kinh doanh phù hợp và hợp pháp theo quy định của pháp luật. Một số ngành nghề có điều kiện như kinh doanh thực phẩm, dược phẩm, dịch vụ vận tải hoặc các ngành nghề đặc thù cần phải đáp ứng các yêu cầu chuyên môn và điều kiện riêng biệt. Cá nhân cần xem xét kỹ ngành nghề đã chọn xem có nằm trong danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện hay không để chuẩn bị thêm hồ sơ, giấy tờ bổ sung cần thiết. Chọn đúng ngành nghề không chỉ giúp đăng ký thuận lợi mà còn tránh rủi ro vi phạm pháp luật về ngành nghề kinh doanh.​

Đặt tên hộ kinh doanh đúng quy định

Tên hộ kinh doanh phải được đặt đúng quy định pháp luật về tên doanh nghiệp, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức, cá nhân đã đăng ký trước đó. Tên hộ kinh doanh thường bao gồm 2 thành phần là loại hình kinh doanh và tên riêng, ví dụ “Hộ kinh doanh cá thể Máy tính ABC”. Việc đặt tên chính xác, rõ ràng giúp các cơ quan chức năng dễ dàng quản lý, đồng thời tạo dựng uy tín với khách hàng và đối tác. Nếu tên đặt không hợp lệ, hồ sơ đăng ký có thể bị trả lại để chỉnh sửa, kéo dài thời gian cấp phép.​

Địa điểm kinh doanh phải hợp pháp

Địa điểm kinh doanh là yếu tố thiết yếu khi xin giấy phép kinh doanh cá nhân. Phải chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh như giấy tờ sở hữu hoặc hợp đồng thuê mặt bằng. Ngoài ra, địa điểm kinh doanh phải đáp ứng các yêu cầu về an toàn, vệ sinh môi trường, không nằm trong khu vực cấm hoặc có quy định đặc biệt. Kinh doanh ở địa điểm không hợp pháp sẽ bị từ chối cấp giấy phép hoặc bị xử phạt sau khi được cấp phép nếu phát hiện vi phạm.​

Số lượng lao động và phạm vi hoạt động

Cá nhân xin giấy phép kinh doanh cần xác định rõ số lượng lao động dự kiến và phạm vi hoạt động kinh doanh. Một số loại hình hộ kinh doanh có giới hạn nhất định về số lượng lao động, ví dụ dưới 10 người, ngoài ra phải rõ ràng về phạm vi hoạt động trong phạm vi địa phương hay rộng hơn. Việc này giúp cơ quan đăng ký quản lý chặt chẽ và đánh giá sự phù hợp của hồ sơ cũng như đáp ứng các điều kiện về pháp luật lao động, an toàn. Nếu hồ sơ không rõ ràng về số lượng lao động và phạm vi, sẽ có thể bị trả lại để chỉnh sửa.​

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký đầy đủ và chính xác

Hồ sơ đăng ký là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của việc xin giấy phép kinh doanh cá nhân. Hồ sơ cần được soạn thảo đầy đủ, chính xác, đúng theo mẫu quy định. Các giấy tờ bắt buộc gồm đơn đăng ký kinh doanh, bản sao giấy tờ cá nhân có công chứng, giấy tờ liên quan đến địa điểm kinh doanh, và các giấy tờ chứng minh đáp ứng điều kiện theo ngành nghề nếu cần. Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ càng từ đầu giúp giảm thời gian xử lý, tránh việc bổ sung nhiều lần hoặc bị từ chối hồ sơ do thiếu sót.​

Thực hiện nghĩa vụ thuế sau khi được cấp phép

Sau khi được cấp giấy phép kinh doanh, cá nhân không được chủ quan mà phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế theo quy định. Việc đầu tiên là khai báo thuế ban đầu với cơ quan thuế tại địa phương đăng ký kinh doanh, đăng ký loại hình thuế và mã số thuế. Tiếp theo cá nhân phải nộp lệ phí môn bài hàng năm và thực hiện kê khai, nộp các loại thuế phát sinh như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân theo quy định. Việc tuân thủ nghĩa vụ thuế sẽ giúp hộ kinh doanh duy trì hoạt động hợp pháp, tránh bị xử phạt hành chính và các rủi ro pháp lý khác.

Kết luận

Việc xin giấy phép kinh doanh cá nhân là bước đầu tiên và quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp, minh bạch. Nắm rõ hồ sơ, quy trình và thời gian thực hiện sẽ giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh chóng và tránh rủi ro pháp lý. Nếu bạn không có nhiều thời gian để xin giấy phép kinh doanh có thể liên hệ Kế toán Tâm Minh để thay bạn thực hiện. 

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: 32/19 Phan Đăng Lưu – Hải Châu – Đà Nẵng
• CN HCM: 28/18/1 Lương Thế Vinh, P. Tân Thới Hòa, Q.Tân Phú, TPHCM
• CN Hà Nội: Số 1004, Toà Zen A – Gamuda Garden, P. Trần Phú, Q. Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 02363.640.000 – 0905.100.401
• Email: ketoantamminh@gmail.com
• Website: www.ketoantamminh.vn

>Xem thêm:

• Thủ tục đăng ký kinh doanh nhà thuốc: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z
• Mẫu giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đúng chuẩn hiện nay 
• Đăng ký hộ kinh doanh nhà trọ cần chuẩn bị những điều kiện nào? 
• Mã ngành đăng ký hộ kinh doanh là gì? Cập nhật chi tiết mới nhất
• Top 5 điều kiện đăng ký thủ tục lập hộ kinh doanh cá thể chi tiết