Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được tạo ra, xử lý và truyền tải qua mạng máy tính. Nó thường được sử dụng để thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Và được chấp nhận là một giấy tờ chứng từ pháp lý để chứng minh giao dịch mua bán hoặc cung cấp dịch vụ giữa các bên. Vậy Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử được tiến hành như thế nào? Kế toán Tâm Minh sẽ giải đáp cho bạn ngay sau đây. 

Hoá đơn điện tử là gì? – Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được tạo ra, xử lý và truyền tải qua mạng máy tính, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Nó được sử dụng để quản lý và lưu trữ thông tin kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ và được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được tạo ra trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ. Và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian. Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lại hiệu quả và thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp và giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn.

Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử – Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Có thể nói hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập doanh nghiệp.

Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

1. Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định pháp luật. Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực ký.
2. Có thiết bị để truy cập mạng internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
3. Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín. Và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật.
4. Yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để có vấn đề gì sẽ được hỗ trợ kịp thời.
5. Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. 

Cơ sở pháp lý – Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

1. Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
2. Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
3. Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP;
4. Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Thủ tục phát hành hoá đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

Bước 1: Xác định Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không

Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế.
• Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng. Hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán. Có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
• Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi. Thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bao gồm

Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy. Nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại. Và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử. Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử. Đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định. Và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử 

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo quy định truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Bước 3: Nhận thông báo của Cơ quan thuế

• Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02, Nghị định 119/2018/NĐ-CP cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/ không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

1. Ngày bắt đầu sử dụng hoá đơn điện tử sẽ sau 02 ngày kể từ ngày thông báo phát hành hoá đơn.
2. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử tại mỗi chi cục thuế có sự khác nhau. Có chi cục chỉ cần nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử nhưng cũng có một số Chi cục thuế yêu cầu Doanh nghiệp phải nộp bổ sung hồ sơ giấy tại bộ phận ấn chỉ sau khi đã nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử. Doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan thuế quản lý trước khi thực hiện thủ tục phát hành hoá đơn điện tử.
3. Hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan và lưu lại dưới định dạng word để nộp đính kèm thông báo phát hành hoá đơn qua mạng.
4. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử. Hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.
5. Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

Bài viết trên Kế toán Tâm Minh đã cung cấp những thông tin cơ bản về thủ tục phát hành hoá đơn điện tử. Nếu còn những thắc mắc bạn có thể liên hệ trực tiếp chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn.