Hướng dẫn các thủ tục để đăng ký mã số mã vạch

Mỗi sản phẩm hàng hoá bán ra thị trường đều mang 1 mã vạch và mã số khác nhau. Vậy bạn đã biết ý nghĩa của mã số này chưa? Và việc đăng ký mã vạch, mã số được tiến hành như thế nào? Bài viết dưới đây Kế toán Tâm Minh sẽ cung cấp thông tin Hướng dẫn các thủ tục để đăng ký mã số mã vạch đến cho bạn. 

Mã vạch, mã số hàng hoá là gì?

Mã vạch, mã số hàng hoá (GTIN – Global Trade Item Number) là một chuỗi số định danh duy nhất được sử dụng để nhận diện các sản phẩm và hàng hóa trên toàn thế giới. Mã vạch GTIN thường được in trên nhãn sản phẩm hoặc bao bì sản phẩm. Để giúp các nhà bán lẻ và người tiêu dùng có thể quét và đọc thông tin về sản phẩm một cách dễ dàng.

GTIN được quản lý bởi Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa quốc tế (GS1). Gồm các loại mã vạch như GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 và GTIN-14. Mỗi loại mã vạch có độ dài khác nhau. Và được sử dụng tùy thuộc vào loại sản phẩm và quy định của từng quốc gia.

Mã vạch GTIN giúp cho việc quản lý hàng hoá, theo dõi nguồn gốc và quản lý kho hàng trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, mã vạch GTIN còn giúp tăng tính minh bạch và đáng tin cậy trong hoạt động kinh doanh. Đảm bảo quyền lợi cho người tiêu dùng và giúp các doanh nghiệp tăng cường hiệu quả vận hành và quản lý sản phẩm.

Ý nghĩa mã số, mã vạch của hàng hoá

Mã số 

Mã số của hàng hoá có các tính chất sau

• Nó là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hoá. Mỗi loại hàng hoá được nhận diện bởi một dãy số và mỗi dãy số chỉ tương ứng với một loại hàng hoá. 
• Bản thân mã số chỉ là một dãy số đại diện cho hàng hoá. Không liên quan đến đặc điểm của hàng hoá. Nó không phải là số phân loại hay chất lượng của hàng hoá. Trên mã số cũng không có giá cả của hàng hoá.

Hệ thống mã số hàng hoá 

• Hệ thống UPC (Universal Product Code) là hệ thống thuộc quyền quản lý của Hội đồng mã thống nhất Mỹ UCC (Uniform Code Council, Inc.). Được sử dụng từ năm 1970 và hiện vẫn đang sử dụng ở Mỹ và Canada.
• Hệ thống EAN (European Article Number) được thiết lập bởi các sáng lập viên là 12 nước châu Âu với tên gọi ban đầu là Hội EAN (European Article Numbering Association). Được sử dụng từ năm 1974 ở châu Âu và sau đó phát triển nhanh chóng. Được áp dụng ở hầu hết các nước trên thế giới. Chính vì lý do này nên từ năm 1977, EAN trở thành một tổ chức quốc tế với tên gọi EAN quốc tế (EAN International).

Trong hệ thống mã số EAN cho sản phẩm bán lẻ có hai loại. Một loại sử dụng 13 con số (EAN-13) và loại kia sử dụng 8 con số (EAN-8). 

Mã số EAN-13 gồm 13 con số có cấu tạo như sau: từ trái sang phải

• Mã quốc gia: hai hoặc ba con số đầu
• Mã doanh nghiệp: có thể gồm từ bốn, năm hoặc sáu con số
• Mã mặt hàng: có thể là năm, bốn, hoặc ba con số tùy thuộc vào mã doanh nghiệp
• Số cuối cùng là số kiểm tra

Để đảm bảo tính thống nhất và tính đơn nhất của mã số, mã quốc gia phải do tổ chức mã số vật phẩm quốc tế cấp cho các quốc gia là thành viên của tổ chức này. Mã số quốc gia của Việt Nam là 893. 

Mã số EAN-8 gồm 8 con số có cấu tạo như sau:

• Ba số đầu là mã số quốc gia giống như EAN-13
• Bốn số sau là mã mặt hàng
• Số cuối cùng là số kiểm tra

Mã EAN-8 chỉ sử dụng trên những sản phẩm có kích thước nhỏ, không đủ chỗ ghi mã EAN-13 (ví dụ như thỏi son, chiếc bút bi). Các doanh nghiệp muốn sử dụng mã số EAN-8 trên sản phẩm của mình cần làm đơn xin mã tại Tổ chức mã số quốc gia (EAN-VN). Tổ chức mã số quốc gia sẽ cấp trực tiếp và quản lý mã số mặt hàng (gồm 4 con số) cụ thể cho doanh nghiệp.

Mã vạch

Mã vạch là một nhóm các vạch và khoảng trống song song đặt xen kẽ dùng để thể hiện mã số dưới dạng máy quét có thể đọc được.

Mã vạch thể hiện mã số EAN gọi là mã vạch EAN. Trong mã vạch EAN, mỗi con số được thể hiện bằng hai vạch và hai khoảng trống theo ba phương án khác nhau (Set A, B, C). Mỗi mã vạch hay khoảng trống có chiều rộng từ 1 đến 4 môđun. Như vậy mã vạch EAN thuộc loại mã đa chiều rộng, mỗi môđun có chiều rộng tiêu chuẩn là 0,33 mm.

Tính chất mã vạch 

Mã vạch EAN là loại mã vạch sử dụng riêng để thể hiện mã số EAN. Mã vạch EAN có những tính chất sau đây:

• Chỉ thể hiện các con số (từ O đến 9) với chiều dài cố định (13 hoặc 8 con số)
• Là mã đa chiều rộng, tức là mỗi vạch (hay khoảng trống) có thể có chiều rộng từ 1 đến 4 môđun. Do vậy, mật độ mã hoá cao nhưng độ tin cậy tương đối thấp, đòi hỏi có sự chú ý đặc biệt khi in mã.

Cấu tạo mã vạch EAN

Kể từ bên trái, khu vực để trống không ghi ký hiệu nào cả, ký hiệu bắt đầu, ký hiệu dãy số bên trái, ký hiệu phân cách, ký hiệu dãy số bên phải, số kiểm tra, ký hiệu kết thúc, sau đó là khoảng trống bên phải. Toàn bộ khu vực mã vạch EAN-13 tiêu chuẩn có chiều dài 37,29 mm và chiều cao là 25,93mm.

Mã vạch EAN-8 có cấu tạo tương tự nhưng chỉ có chiều dài tiêu chuẩn là 26,73mm và chiều cao 21,31mm.

Phân biệt hàng thật, giả qua cách tính mã số vạch

Hướng dẫn cách tính số kiểm tra mã vạch sản phẩm EAN -13

1. Từ phải sang trái, cộng tất cả các con số ở vị trí lẻ (trừ số kiểm tra ở cuối cùng)
2. Nhân kết quả bước 1 với 3
3. Cộng giá trị của các con số còn lại
4. Cộng kết quả bước 2 với bước 3
5. Lấy bội số của 10 lớm hơn và gần kết quả bước 4 nhất trừ đi kết quả bước 4, kết quả là số kiểm tra.

Ví dụ: Tính số kiểm tra cho mã: 893460200107 C

Bước 1: 7 + 1 + 0 + 0 + 4 + 9 = 21

Bước 2: 21 x 3 = 63

Bước 3: 8 + 3 + 6 + 2 + 0 + 0 = 19

Bước 4: 63 + 19 = 82

Bước 5: 90 – 82 = 8 (là số kiểm tra ở cuối cùng)

Mã EAN-13 hoàn chỉnh là : 893460200107 8 (là hàng thật)

Thủ tục đăng ký mã số mã vạch

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch gồm:

• Bản đăng ký mã số mã vạch (theo mẫu);
• Bảng kê danh mục sản phẩm đăng ký mã số mã vạch;
• Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ;
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Hộ kinh doanh cá thể.

Số lượng hồ sơ: 02 bộ

Bước 2: Kê khai hồ sơ qua hệ thống cổng thông tin

Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ kê khai thông tin và đăng ký tài khoản mã số mã vạch của đơn vị qua Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Sau khi kê khai thông tin tại bước 2, Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ tại Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Kèm theo hồ sơ Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ cần nộp lệ phí đăng ký. Và duy trì Mã số mã vạch năm đầu tiên.

Mức nộp lệ phí có thể tham khảo tại bài viết: Lệ phí cấp, duy trì mã số mã vạch từ ngày 01/07/2016. 

Cơ quan nộp: Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

Hình thức nộp hồ sơ: Chuyển phát hoặc nộp trực tiếp

Hình thức nộp phí: Chuyển khoản hoặc tiền mặt

Bước 4: Nhận mã số mã vạch theo thông báo tạm thời.

Sau khi Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ thực hiện nộp hồ sơ và phí đầy đủ thì Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ thông báo đến đơn vị mã số mã vạch theo thông báo tạm thời qua hệ thống Cổng thông tin và Email của đơn vị. Để đơn vị có thông tin để thể hiện trên sản phẩm.

Thời hạn xử lý: Trong vòng 5-7 ngày làm việc.

Bước 5: Kê khai thông tin sản phẩm

Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ cần thực hiện thủ tục kê khai thông tin sản phẩm trên tài khoản của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử http://vnpc.gs1.org.vn/.

Lưu ý: Hệ thống có thể tự động tạo mã số mã vạch cho sản phẩm sau khi doanh nghiệp thực hiện điền đầy đủ thông tin.

Mã số mã vạch của sản phẩm sau khi điền đầy đủ thông tin cần được phát hành và công bố trên hệ thống.

Bước 6: Nhận Giấy chứng nhận 

Sau khoảng 1 tháng kể từ ngày được cấp mã số mã vạch theo thông báo tạm thời và sau khi thực hiện đầy đủ bước 5, Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Người nộp hồ sơ đến Văn phòng GS1 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để nhận bản gốc Giấy chứng nhận.

Trên đây là các thông tin về mã số mã vạch và thủ tục đăng ký. Nếu cần tư vấn thêm về vấn đề này, xin liên hệ trực tiếp chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.